ワークフローシステム比較｜企業規模ごと22選比較ポイント紹介【2024年最新版】

リモートワークも普及した現代において、生産性や業務効率の向上が求められるなか、発注申請、稟議業務など日頃のワークフロー管理を改善し業務の可視化を行うことは重要になっています。

決まった形式がなかったり紙ベースでワークフロー管理を行っていると、管理が煩雑になったり、決裁までの時間が掛かってしまいます。
業務の一連の作業や手続きを一元管理でき、作業の抜け・漏れを軽減できるワークフローシステムの導入を検討する企業が多くなっています。

しかし「各システムの特長を把握するのが難しい」「どんなシステムが自社に最適かがわからない」「費用対効果が想像できない」などで悩んではいませんでしょうか？
ワークフローシステムを導入する際には、さまざまな観点から注意すべき点があります。

そこで本記事では、ワークフローシステムの主な機能、おすすめのシステム、導入手順について詳しく解説、自社に最適な手段の検討にぜひお役立て下さい。

※自社に合うワークフローシステムの選び方がわからない、選ぶ時間がない、おすすめのシステムを選んでほしい方はシステム幹事にお問い合わせください。予算や目的などをヒアリングした上で、自社に最適なシステムを選定します。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムは、各社より多くの製品が提供されていますが、どれが自社に最適かどうかの判断をきちんと行い、効果を最大化することが必要です。その判断材料となる選び方のポイントをまとめていきます。

課題を解決できる機能はあるか

申請書の記載ミスが多い、承認漏れが多いなど企業によって業務上の課題はさまざまです。まずは自社の課題を明確にして、そのシステム（機能）の導入で解決できるのか明確にしてから検討することが重要です。

例えば承認者が複数おり、時間が取れない役員がいるような稟議に時間がかかってしまうような会社は、承認者が同時に申請データを閲覧できたり、承認が進まない承認者にリマインドを配信する機能を持ったシステムを検討するのがよいでしょう。

まずは検討部署内で一度きちんと課題を洗い出し、要件を可視化することが具体的な製品選びの前に必要です。

利用者にとって使いやすいか

社内の利用者にとっての使いやすさは重要です。現状の申請書類の書式、利用しているツールから大幅にフローや仕組みを変更をすることで、導入されたはいいが使われない、というシステムにならないよう慎重に検討していくことが必要です。

そのためには導入後に使われるイメージを明確にしておくことが重要です。各社の提供している無料トライアルなどを活用し、利用者に使いやすさや懸念点などアンケートを取り、組織へのシステムの浸透度合いを予め把握しておくとよいでしょう。

会社の規模に合っているか

ワークフローは会社の規模によって大きく違いがあります。自社の規模、様式に合ったワークフローシステムでないと、使わない機能があったり、細かい設定が必要になったりと余計な懸念が生じやすくなる恐れが。

例えば、大企業の利用を想定したシステムですと、組織変更や分社化などに対応できるよう細かい承認フローの設定ができるようになっています。しかしそうした大きな変更がない中小規模の会社にはあまり必要のない場合もあり、それよりもシンプルな操作性を持つシステムがおすすめです。

必要最低限の機能はなにか、将来必要な機能はなにか、各社の導入実績やシステムが対応する企業規模も参考にしながら検討する必要はあります。

費用は予算内か

ワークフローシステムは無料のものから、月額制、利用者人数単位で費用が発生するものなどシステムによってサービスプランもさまざまです。運用しながら承認プロセスや業務フローに変化がある可能性がある場合は、1IDごとの料金設計のものがおすすめです。

利用者数や必要な機能を整理し、初期費用、年間運用費を計算して、該当するシステムが予算内で対応できるのか判断することも重要です。

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中小企業向けワークフローシステム10選

まずは中小企業向けのおすすめできるワークフローシステムをご紹介。

シンプルな機能、リーズナブルな利用料金、外部サービスとの連携が可能などの特長を持ったシステムをご紹介しています。

システム名	特徴	料金	導入事例
グルージェント フロー	・簡単に社内の申請業務を クラウドに移行可能 ・初期費用無料の ユーザー課金型のサービス	初期費用無料 1ユーザーあたり月額利用料 300~400円	・熊谷組 ・クリナップ ・アイペット損害保険
Findワークフロー	・2000名規模での導入実績あり ・システムに詳しくなくても簡単に利用可能	要問い合わせ	・ガソリン小売業 ・自動車部品小売業 ・塗料小売業
WaWaFlow	・1ID400円/月で利用が可能 ・同社提供の他サービスとの連携により ポータルサイトとして利用可能	基本料金：2,500円 1IDごと：400円/月	・株式会社リロ・ホールディングス ・株式会社デンショク
J-MOTTO ワークフロー	・4,000社以上に導入されている「J-MOTTO」 のワークフロー機能の強化版 ・ビジネスに必要なさまざまな機能を実装	初期費用：33,000円 基本料金：2,200円 (10ユーザー・1GBまで)	・毎日新聞大阪開発株式会社 ・株式会社カクヤス ・株式会社アドウェイズ
kickflow	・権限管理、外部連携など柔軟性の高い 多種多様な機能を揃える ・カスタマーサポートも充実	要問い合わせ	・サイバーエージェント ・GREE ・SmartHR
承認Time	・最短1週間で社内文書の申請と決裁業務の 電子化を導入可能 ・サポートも手厚く中小企業向けに多くの実績	1ID300円 最低料金3,000円/月 ※10ID単位で契約可能	・ロジフォワード株式会社 ・Wovn Technologies株式会社 ・株式会社ディスカヴァー・トゥエンティワン
kintone	・多くの機能を兼ね備える業務プラットフォーム ・レポート機能、コミュニケーション機能等 生産性を高める機能を備える	スタンダードコース 月額1,500円/1ユーザー ライトコース 月額780円/1ユーザー	・メルカリ ・Fast Fitness Japan ・日清食品ホールディングス
X-point Cloud	・中小企業や部門単位の導入向けに開発 ・紙の書類を扱うのと同じような 「直感的な操作」を実現	スタンダードプラン 月額500円〜 プリペイドプラン(一括払い) 475円×ユーザー数×12年額	・松屋 ・ABC-MART ・獨協大学
rakumo ワークフロー	・承認フロー・申請経路が一目でわかりやすい ・月額300円/ユーザーというシンプルかつ安価な価格帯	300円/ユーザー	万葉、bravesoft、クラウドワークスなど
バクラク	・フォーマット問わずAIが請求書を認識 ・slackでアプリ内で申請の承認・却下ができる	※要問合せ	3,000社以上

グルージェントフロー

※画像引用：グルージェントフロー

グルージェントフローは、サイオステクノロジー株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。
各種用意されたテンプレートを活用して、誰でも簡単に社内のさまざまな申請業務をクラウドに移行できます。リリース以来G Suite/Office365の環境で提供していましたが、2020年6月よりシステム環境を問わずに利用可能になりました。
初期費用無料、1ユーザーあたり月額300〜400円の課金型サービスで導入しやすいのが特長です。

サービスの特徴			・簡単に社内のさまざまな申請業務を クラウドに移行可能 ・初期費用無料のユーザー課金型のサービス
提供会社			サイオステクノロジー株式会社
企業規模			中規模以下
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	多くのテンプレートを用意
		申請・承認ルートの設定	ステップ数に制限なく 承認のルートを自在に設定可能
		通知機能	メール、各種コミュニケーションツールとの 連携が可能
		連携する外部ツール	API を使った各種システムとの連携を実現
人数制限			なし※ユーザー課金型※
導入実績			熊谷組、クリナップ、 アイペット損害保険など
無料トライアル			※要問い合わせ※
利用料金			初期費用無料 1ユーザーあたり月額利用料 300~400円

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Findワークフロー

※画像引用：Findワークフロー

Findワークフローは株式会社東計電算が提供しているワークフローシステムです。
ソフトウェアをインストールして利用するタイプで活用するシステムになります。ワークフロー機能、文書管理機能、ポータル機能に加えてグローバル対応・外部システムとのデータ連携が可能です。2000名規模の利用での導入実績があります。

メールのような画面レイアウトで申請、承認を行うことができます。また、ドラッグ＆ドロップで承認ルート設定も可能で、システムに詳しくなくても簡単に利用ができます。

サービスの特徴			・2000名規模での導入実績あり ・メールのような画面レイアウトで 申請、承認を行なうことが可能 ・ドラッグ＆ドロップで承認ルート設定が可能
提供会社			株式会社東計電算
企業規模			中規模以下
システムのタイプ			インストール型
機能		申請フォームの作成	自由に設定が可能
		申請・承認ルートの設定	17種の制御が可能
		連携する外部ツール	基幹システムとのデータ連携が可能
人数制限			なし
導入実績			ーガソリン小売業 （使用者2000名・帳票130種類） ー自動車部品製造業 （使用者2000名・帳票700種類） ー塗料小売業 （使用者70名・帳票30種類）
利用料金			※要問い合わせ※

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WaWaFlow

※画像引用：WaWaFlow

WaWaFlowは株式会社アイアットOECが提供しているワークフロークラウドシステム。1ID400円/月で利用が可能です。
ワークフロー以外にも、業務効率化、情報共有に活用できるグループウェアサービスを中心に、営業日報（SFA）、データベース、コミュニケーションツールなども提供。それらと連携することで社内のポータルサイトとして利用ができます。

サービスの特徴			・1ID400円/月で利用が可能 ・他サービスとの連携で社内の ポータルサイト、基幹システムとして利用が可能
提供会社			株式会社アイアットOEC
企業規模			中規模以下
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	プログラムの知識不要で簡単作成可能
		申請・承認ルートの設定	条件分岐設定OK
		データエクスポート機能	CSV出力
人数制限			なし
導入実績			株式会社リロ・ホールディングス、 株式会社デンショクなど
無料トライアル			14日の無料体験が可能
利用料金			基本料金：2,500円 1IDごと：400円/月

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J-MOTTOワークフロー

※画像引用：J-MOTTOワークフロー

J-MOTTOワークフローはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているワークフローシステムです。グループウェアを提供している同社のワークフロー機能を強化したサービスとなっており、自社に必要な各種ビジネスサポートサービスを組み合わせながら、柔軟な運用が可能です。

サービスの特徴			・4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポート サービス「J-MOTTO」のワークフロー機能の強化版 ・ビジネスに必要なさまざまな機能を実装
提供会社			リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	自由に作成が可能、ひな型も用意
		申請・承認ルートの設定	自由に設定が可能
		閲覧・編集権限設定	自由に設定が可能
		通知機能	申請者以外にも通知メール可能
		データエクスポート機能	csv出力
人数制限			なし
導入実績			4,000社(※J-MOTTOの導入社数)
無料トライアル			最大2ヶ月可能
利用料金			※J-MOTTOサービスを利用せず単独利用の場合 初期費用 33,000円(税込) 基本料金 10ユーザー、1GBまで 2,200円(税込) 超過料金　 10ユーザー毎　2,200円(税込) 500MB毎　1,100円(税込)

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kickflow

※画像引用：kickflow

kickflowは株式会社kickflowが提供するクラウド・稟議ワークフローシステムです。

稟議・ワークフローに課題を感じる300社を超える企業への調査・ヒアリングをもとに開発されたこのツールは、さまざまな企業の規模や運用をサポートできるように、柔軟性の高い多種多様な機能を揃えています。
また、導入時・導入後のカスタマーサポートも充実しています。

サービスの特徴			・権限管理、外部連携など柔軟性の高い 多種多様な機能を揃える ・カスタマーサポートも充実。
サービスサイトURL			https://kickflow.com/
企業規模			〜数千人規模
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	・説明と入力方法、回答必須の有無を 組み合わせるだけで簡単フォーム作成 ・ 起票者だけでなく承認者が入力する内容も設定可能 ・条件によってフォームの出し分けも
		申請・承認ルートの設定	・直感的な画面から金額や申請内容による 条件分岐も簡単に設定 ・順列だけではなく並列処理も可能
		連携する外部ツール	現在はSlackやChatwork、Microsoft Teams、 クラウドサインなどと連携
人数制限			なし
導入実績			サイバーエージェント、GREE、SmartHRなど
無料トライアル			あり(1ヶ月)
利用料金			※要問い合わせ※
サポート体制			・導入時設定サポート ・オペレーションコンサル ・チャットサポート ・職務権限表などの企画・設計

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承認Time

※画像引用：承認Time

承認Timeは、SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供するワークフローシステムです。複雑な設定は不要で、最短1週間で社内文書の申請と決裁業務の電子化を導入できるのが強み。

1ユーザー300円から利用可能で、専任担当による導入支援や導入後のサポート窓口などの手厚いサポートで、システム導入が初めてという中小企業に多くの実績と支持を得ているツールです。

サービスの特徴			・最短1週間で社内文書の申請と 決裁業務の電子化を導入できる ・サポートも手厚く中小企業向けに多くの実績
提供会社			SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
企業規模			中小規模
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	マウス操作のみで可能
		申請・承認ルートの設定	・可変承認やOR承認、AND承認などの 属性を組み合わせて設定 ・承認段階に制限もないため、 複雑な承認ルートにも対応可能
		閲覧・編集権限設定	自由に設定可能
人数制限			なし
導入実績			IT・情報通信、食器製造小売、広告・出版
無料トライアル			あり(30日間)
利用料金			1ID300円、最低料金3,000円/月 ※10ID単位で契約可能
サポート体制			・導入時は専任担当がメール、電話、オンライン または訪問にて課題や要望をヒアリング ・導入後の問い合わせはサポート窓口にて対応

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kintone

※画像引用：kintone

kintoneはサイボウズ株式会社が提供する業務プラットフォームです。
部署別、用途別に多くの機能を備えているkintoneですが、ワークフロー業務でも活用ができます。エクセル、メール、FAXで来る申請をkintoneに集約することで、申請フローを見える化し、効率的にワークフロー（申請業務）を処理できます。

簡単で自由な承認フローの設計機能のほか、日々の活動をグラフで可視化出来るレポート機能、社内外と共有できるコミュニケーション機能などの生産性を高める機能を備えています。

サービスの特徴			・多くの機能を兼ね備えている業務プラットフォーム ・簡単に作成ができる機能のほか、kintoneならではの 生産性を高める機能を備える。
提供会社			サイボウズ株式会社
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	リッチテキスト、日付、チェックボックス、計算など 28個のパーツを組み合わせることで、 申請フォーマットを用意可能
		通知機能	・スマホに通知可能 ・メンションやリマインドも可能
人数制限			なし
導入実績			メルカリ、Fast Fitness Japan など
無料トライアル			あり(30日間)
利用料金			※Kintoneの利用料金 ●スタンダードコース 月額1,500円/1ユーザー ●ライトコース 月額780円/1ユーザー
サポート体制			・サポートコンテンツを用意 ・kintoneパートナーへの相談も可能

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X-point Cloud

※画像引用：X-point Cloud

X-point Cloudは株式会社エイトレッドが提供するクラウドワークフローシステムです。
大規模組織向けにはAgileWorksを提供しており、こちらは中小企業や部門単位の導入向けに開発されています。
紙の書類を扱うのと同じような「直感的な操作」を実現しており、その使いやすさでSaaS型ワークフロー市場で売上、市場占有率第1位(※)を獲得。1ユーザー月額500円で利用が可能です。

※Saasワークフロー市場占有率 (2019 年度） 出典 富士キメラ総研 『 ソフトウェアビジネス新市場 2020 年版 』

サービスの特徴			・中小企業や部門単位の導入向けに開発 ・紙の書類を扱うのと同じような「直感的な操作」を実現 ・SaaS型ワークフロー市場で市場占有率第1位を獲得。
提供会社			株式会社エイトレッド
企業規模			中小企業、部門単位
システムのタイプ			クラウド
機能		申請フォームの作成	「紙イメージの書類」をそのままスムーズに電子化可能
		申請・承認ルートの設定	設定可能
		閲覧・編集権限設定	設定可能
		通知機能	設定可能
		データエクスポート機能	csv出力
		連携する外部ツール	Share Point、Google Workspace、サイボウズOffice、 サイボウズガルーン、desknet’s NEO、駅すぱあと、 kintoneなど
人数制限			なし
導入実績			3,500社以上
無料トライアル			あり(30日間)
利用料金			●スタンダードプラン 月額500円〜 ●プリペイドプラン 475円×ユーザー数×12 年額一括払い

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rakumo ワークフロー

※画像引用：rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローはrakumo株式会社が提供するクラウドワークフローシステムです。

スマホやタブレットから承認ができます。承認フロー・申請経路が一目でがわかりやすく確認でき、未確認の申請はslackやメールにて通知が来るため、承認漏れを防げます。一部の担当者・人事担当のみならず、どの部署の方でも使いやすいほどの画面が人気理由の一つにもなっています。

急な人事異動があっても「住所変更」「入社申請」「出張申請」などの申請書テンプレートが豊富にそろっているため、自社用にカスタマイズしつつすぐに作成がしやすいです。

月額300円/ユーザーというシンプルかつ安価なのも特徴。他ツールと比較してもお手頃なツールといえます。

また、Google WorkspaceのIDを持っていれば、rakumo製品にすぐログインできます。Google Workspaceのユーザー情報をrakumoに同期するため、別途ユーザー管理をせずに済みます。そのため、rakumo ワークフローはとくにGoogle Workspaceをすでに活用している企業におすすめといえます。

実際にシステム開発会社の万葉、アプリ開発会社のbravesoft、日本最大級のクラウドソーシングサイト「クラウドワークス」の運営社のクラウドワークスなどに導入されています。

サービスの特徴			・承認フロー・申請経路が一目でがわかりやすい ・月額300円/ユーザーというシンプルかつ安価な価格帯
提供会社			rakumo株式会社
企業規模			規模問わず
システムのタイプ			クラウド
機能		申請フォームの作成	可能
		申請・承認ルートの設定	※要問合せ
		閲覧・編集権限設定	※要問合せ
		通知機能	設定可能
		データエクスポート機能	※要問合せ
		連携する外部ツール	Google Workspace、CLOUD SIGN、 Googleドライブなど
人数制限			なし
導入実績			万葉、bravesoft、クラウドワークスなど
無料トライアル			あり(30日間)
利用料金			300円/ユーザー

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バクラク

※画像引用：バクラク

バクラクは株式会社LayerXが提供するクラウドワークフローシステムです。とくに、社員数が急増している企業やslackを導入している企業におすすめです。

フォーマット問わずAIが請求書を認識して、おおよそ5秒程度でデータ化することが可能。しかも、複数枚の同時アップロードもできます。申請するとチャットアプリで承認者に通知が届くため、承認までスピーディーに行えます。しかも、請求書の読み取り時に同一の請求書の有無を自動判定するため、請求書の二重処理を防ぐこともできるのです。また、利用者の申請書などのテキスト入力の補助機能もあるため、業務効率化にも貢献してくれます。

毎回システムにアクセスせずに、承認者にはチャットで申請をリアルタイムで知らせてくれる機能がついています。slackなどのチャットアプリと連携することで、チャットアプリでスマホで簡単に承認や却下ができます。

シリーズ累計導入企業数3000社以上の実績があり、公益社団法人青年海外協力協会、MICIN少額短期保険、税理士法人アイユーコンサルティングなどで導入実績があります。

サービスの特徴			・フォーマット問わずAIが請求書を認識 ・slackでアプリ内で申請の承認・却下ができる
提供会社			株式会社LayerX
企業規模			中小企業
システムのタイプ			クラウド
機能		申請フォームの作成	可能
		申請・承認ルートの設定	※要問合せ
		閲覧・編集権限設定	※要問合せ
		通知機能	設定可能
		データエクスポート機能	※要問合せ
		連携する外部ツール	slackなど
人数制限			なし
導入実績			3,000社以上
無料トライアル			あり
利用料金			※要問合せ

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Excelが使えるワークフローシステム6選

続いてはExcelが使えるワークフローシステムをご紹介。
稟議書や承認書類でExcelを用いている会社がこうしたシステムを導入することで、
今までの業務フローを大きく変えずにシステム導入を進めて行くことができます。

システム名	特徴	料金	導入実績
Collaboflow	・クラウド版とパッケージ版の2つを提供 ・既存のワークフローに合わせて 柔軟に対応が可能	クラウド版 月額500円/1ユーザー パッケージ版 別途見積もり	・星野リゾート ・POLA ・京阪バス
Streamline	・1500社、5,000業務の豊富な導入実績 ・今まで使っていた書式を そのまま利用できる	Basic 1ユーザーあたり330円/月 Professional 1ユーザーあたり825円/月	・イズミ物流株式会社 ・菊池建設株式会社 ・全国運転代行共済協同組合
Create! Webフロー	・クラウド版、パッケージ版どちらも提供 ・電子決裁の効率化に特化	クラウド版 1ユーザー500円/月 パッケージ版 50ユーザー60万円～	・高田製薬株式会社 ・日通商事株式会社 ・小田急電鉄株式会社
AppRemo	・申請/承認機能を中心に構成されている ・申請者や承認者の使いやすさを重視	パッケージ版/50ユーザー　 50万円 クラウド版/50ユーザー Standard 65,000円等	・アトレ ・小林住宅 ・三菱商事パッケージング
ワークフローEX	・Excelの稟議文書をそのままワークフローに のせることができる ・決裁フローを簡単にペーパーレス化可能	要お問い合わせ	・静岡県庁 ・富士ソフト ・サイゼリヤ
ActionPassport	・紙運用で使用していたExcelやWord、PDFの 承認フォームを取り込んで利用することが可能 ・紙運用の柔軟さと電子化による効率化を両立	クラウドサービス 1ID 500円/月 パッケージライセンス 50ユーザーライセンス 60万円	・京都外国語大学 ・楽天生命保険 ・ソフトブレーン

Collaboflow

※画像引用：Collaboflow

Collaboflowは株式会社コラボスタイルが提供しているワークフローシステムです。クラウド版とパッケージ版の2つを提供をしており、導入運用の簡単さとそれに対して充実した機能が強みです。EXCELから申請フォームを作成できたり、直感的な操作で承認経路を設計できます。

サービスの特徴			・クラウド版とパッケージ版の2つを提供 ・簡単に導入運用が可能 ・既存のワークフローに合わせて柔軟に対応が可能。
提供会社			株式会社コラボスタイル
企業規模			全体対象
システムのタイプ			クラウド型、パッケージ型
機能		申請フォームの作成	EXCEL,Webフォームどちらも可能
		申請・承認ルートの設定	直感的な操作で設計可能
		閲覧・編集権限設定	設定可能
		通知機能	設定可能
		データエクスポート機能	csv出力可能
		連携する外部ツール	サイボウズkintoneアプリへ任意のデータを自動登録
人数制限			なし
導入実績			星野リゾート、POLA、明治、京阪バスなど多数
無料トライアル			あり(30日間)
利用料金			●クラウド版 月額500円/1ユーザー ●パッケージ版 別途見積もり その他オプション提供
サポート体制			・製品サポートサイト ・管理者向けトレーニング ・パートナー会社が提供する導入サポートサービスなど

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Streamline

※画像引用：Streamline

Streamlineは株式会社ミトリが提供するクラウド型ワークフローシステムです。1500社・5,000業務の豊富な導入実績があります。

特長としては、今まで使っていた書式をそのまま利用できるなど、既存のワークフローからスムーズに本番運用に移行できる点があります。
月額330円(税込)/1ユーザーの低価格で利用可能、部門限定などのスモールスタートも可能です。

サービスの特徴			・1500社、5,000業務の豊富な導入実績 ・今まで使っていた書式をそのまま利用できる ・既存のワークフローからスムーズに本番運用に移行できる
提供会社			株式会社ミトリ
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	入力項目のドラッグ＆ドロップで簡単に作成可能
		申請・承認ルートの設定	・複雑な承認ルートの設定が可能 ・予め管理者が設定したルートを申請者および承認者が 臨機応変に修正して回付することもできる
		通知機能	メール通知
		データエクスポート機能	csv出力
		連携する外部ツール	SSO機能を利用してG SuiteやOffice365等の グループウェアとのシングルサインオン連携も可能
人数制限			なし
導入実績			1500社・5,000業務
無料トライアル			3ヶ月無料(300アカウントまで)
利用料金			●Basic 1ユーザーあたり330円/月(税込) ●Professional 1ユーザーあたり825円/月(税込)
サポート体制			一般的なサポート（操作方法、設定に関する質問、不具合） はアカウント料金内に含まれており、 オンラインマニュアル、FAQ、E-mailでの対応

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Create!Webフロー

※画像引用：Create!Webフロー

Create!Webフローはインフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。クラウド版、パッケージ版どちらも提供しています。

電子決裁の効率化に特化しており、認証・ポータル連携や運用管理などさまざまな機能を備えています。幅広い業界に導入実績があるのも特長です。

サービスの特徴			・クラウド版、パッケージ版どちらも提供 ・電子決裁の効率化に特化 ・幅広い業界に導入実績があるのも特長
提供会社			インフォテック株式会社
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型、インストール型
機能		申請フォームの作成	EXCELなどの既存のフォーマットがある場合、 フォームインポート機能を使うことで、 簡単にWebの入力フォームのレイアウトや項目を自動生成可能
		申請・承認ルートの設定	申請書内の任意の項目の値で承認フローを 自動判定することが可能
		閲覧・編集権限設定	設定可能
		データエクスポート機能	csv出力
		連携する外部ツール	データベース連携、駅探連携
人数制限			なし
導入実績			製造、サービス、IT、通信、金融、教育、 その他法人、官公庁など
無料トライアル			あり(1ヶ月間)
利用料金			●クラウド版 1ユーザー500円/月 ●パッケージ版 50ユーザー60万円～
サポート体制			オンラインサポート、ユーザーサポートサイト

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AppRemo

※画像引用：AppRemo

AppRemoは株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステムです。
申請・承認機能を中心に構成されており、申請者や承認者の使いやすさ、承認作業やフォーム作成の容易さなど、業務管理者やシステム管理者の運用・管理負荷を下げることにも配慮されています。

大きな特長として、Excelファイルで申請できるので、今までの運用を変えず誰でも迷わず利用できます。

サービスの特徴			・申請/承認機能を中心に構成されている ・申請者や承認者の使いやすさを重視 ・Excelファイルでの申請が可能
提供会社			株式会社システムエグゼ
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型、インストール型
機能		申請フォームの作成	Excelファイルで申請が可能
		通知機能	メール、ポータル連携
		データエクスポート機能	Excel,PDF出力
人数制限			なし
導入実績			アトレ、小林住宅、三菱商事パッケージングなど
無料トライアル			あり(30日間)
利用料金			●パッケージ版 50ユーザー　 ライセンス価格　50万円 年間保守サポート 75,000円 から ●クラウド版 50ID Lite　60,000円 Standard　65,000円 Prime　70,000円 から
サポート体制			インストールサービス、初期設定支援サービス、 管理者向け操作教育など

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ワークフローEX

※画像引用：ワークフローEX

ワークフローEXは株式会社Knowlboが提供しているワークフローシステムです。Excelの稟議文書をそのままワークフローにのせることができ、決裁フローを簡単にペーパーレス化できます。
ワークフロー関連機能のほか、ドキュメントの管理機能も充実しています。

サービスの特徴			・Excelの稟議文書をそのままワークフローに のせることができる ・決裁フローを簡単にペーパーレス化することが可能 ・ワークフロー関連機能のほか、 ドキュメントの管理機能も充実
提供会社			株式会社Knowlbo
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型、インストール型
機能		申請フォームの作成	Excelの稟議文書をそのまま ワークフローにのせることができる
		申請・承認ルートの設定	申請者の所属部署や役職による上長の自動判別、 動的分岐など、組織による多様な決裁ルートの実現に対応
		閲覧・編集権限設定	設定が可能
		通知機能	ワークフローの状態の変化に対応して 「承認依頼通知」「完了通知」「差し戻し通知」 などの通知メールが配信される
		データエクスポート機能	csv出力
		連携する外部ツール	駅すぱあと連携など
人数制限			なし
導入実績			静岡県庁、富士ソフト、サイゼリヤなど
無料トライアル			※要お問い合わせ※
利用料金			※要お問い合わせ※

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ActionPassport

※画像引用：ActionPassport

ActionPassportは株式会社イーネットソリューションズが提供するワークフローシステムです。
紙運用で使用していたExcelやWord、PDFの承認フォームを取り込んで利用可能です。スムーズにストレスなく電子化への移行を実現します。

視覚的にわかりやすいルート表示と多彩なフロー機能で、紙運用の柔軟さと電子化による効率化を同時に実現できます。さらに処理状況をビジュアルに表示して、必要に応じて承認者の変更も可能です。

サービスの特徴			・紙運用で使用していたExcelやWord、 PDFの承認フォームを取り込んで利用することが可能 ・紙運用の柔軟さと電子化による効率化を両立
提供会社			株式会社イーネットソリューションズ
企業規模			中規模以下
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	レイアウトを自由に決められるのが特長で、 紙の申請書のデザインをそのまま再現することも可能
		申請・承認ルートの設定	申請者によるルート変更が許可されている場合は、 承認者の変更や追加などを行うことが可能
		閲覧・編集権限設定	設定可能
		データエクスポート機能	csv
		連携する外部ツール	様々な連携機能で基幹システム、文書管理システム等とも 連携可能。シングルサインオンや、ポータル表示、 経路検索連携も実現
人数制限			なし
導入実績			京都外国語大学、楽天生命保険、ソフトブレーンなど
無料トライアル			体験サイトの利用が可能
利用料金			●クラウドサービス 1ID 500円/月 +各種オプション ●パッケージライセンス 50ユーザーライセンス　60万円～
サポート体制			運用管理だけでなく、業務の追加や申請書類の改修、 組織の変更など、自社で行いなるべくコストを抑えたいニーズに お応えすべく、管理者様向けの研修メニューもご用意

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無料で使えるワークフローシステム3選

ワークフローシステムの中には無料で利用できるものもあります。しかし、利用者人数制限や機能制限がある恐れや、将来的にシステムの乗り換えが必要になるリスクが高いので注意が必要です。

システム名	特徴	料金	導入実績
SmartFlow	・20ユーザーまでなら無料で利用が開始できる ・導入実績は3000社以上	有料プラン：275円/月	・Right-on ・株式会社SHRIRO ・株式会社DSS
DottedSign	・オンラインでドキュメントに署名し、迅速かつ安全、 法的拘束力のある方法で電子署名が可能 ・無料でアカウントが作成できる	フリープラン　0円 プロプラン　月額8USD（年間契約） ビジネスプラン　月額15USD/ユーザー（年間契約） 企業向けプラン　要お問い合わせ	記載なし
サテライトオフィス ・ワークフロー for Google Workspace	・Google Workspaceと同じ環境で利用可能 ・10ユーザーまで、機能制限あり、サポートなしで 無料で提供	無料版 広告表示あり 有料版 1ユーザーごと 100円/月	記載なし

SmartFlow

※画像引用：SmartFlow

SmartFlowはVeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。
導入テストとして20ユーザーまで利用できる無料プランも提供されていますが、さまざまな機能が利用できる有料プランは1ユーザー275円/月で利用が可能です。

導入実績は3000社以上。LINEWORKSを始めとした各種他社アプリケーションとの連携や豊富なAPI連携網が強みで、これから電子化を進めて行きたい会社にはおすすめできるシステムです。

サービスの特徴			・無料で利用が開始できる ・導入実績は3000社以上 ・LINEWORKSなどの各種他社アプリとの 連携や豊富なAPI連携網が強み
提供会社			VeBuIn株式会社
企業規模			中小規模
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	最初から申請フォームを作成しなくても事前に80種類の テンプレートを用意。ドラッグ＆ドロップで簡単に 項目の追加や変更が可能
		閲覧・編集権限設定	申請者が申請する際に、特定の機密情報や個人情報等を 承認者に対して非表示にするなど、個別の状況に合わせて 権限を設定可能
		通知機能	承認者には自動で承認依頼がメールやチャットに届く
		データエクスポート機能	csv出力
		連携する外部ツール	Slack,LINEWORKS,Officeの他、APIを使い 既存の基幹システムと連携することが可能
人数制限			無料の場合20名まで
導入実績			3000社以上
利用料金			有料プラン：275円/月

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DottedSign

※画像引用：DottedSign

DottedSignは、Kdan Mobileが提供する電子サインサービスです。オンラインでドキュメントに署名し、迅速かつ安全、法的拘束力のある方法で電子署名が可能です。
無料でアカウントが作成でき、スタートアップ、中小企業から大企業まで、個人でもチームでも使われ、シンプルで使いやすいUXを提供しています。

サービスの特徴			・オンラインでドキュメントに署名し、迅速かつ安全、 法的拘束力のある方法で電子署名が可能 ・無料でアカウントが作成できる ・スタートアップ、中小企業から大企業まで、 個人でもチームでも使われる ・シンプルで使いやすいUXを提供 ・LINEWORKSやMicrosoft Teamsなどの各種他社アプリとの連携
提供会社			Kdan Mobile
企業規模			全対象
システムのタイプ			クラウド型
機能		閲覧・編集権限設定	管理者は各メンバーのドキュメントと監査トレイルの表示、 管理、ダウンロードの権限を全て決定することが可能
人数制限			無料プランは1ユーザーまで
無料トライアル			ビジネスプランの無料体験14日間可能
利用料金			フリープラン　0円 プロプラン　月額8USD（年間契約） ビジネスプラン　月額15USD/ユーザー（年間契約） 企業向けプラン　要お問い合わせ

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サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace

※画像引用：サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace

サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspaceは株式会社サテライトオフィスが提供する、クラウド型ワークフローシステムです。Google Workspaceと同じ環境で動き、Googleサイト上で運用が可能、多種多様で高度なワークフローが実現できます。無料提供版、有料提供版をそれぞれ提供しています。

サービスの特徴			・Google Workspaceと同じ環境で利用可能 ・無料提供版、有料提供版をそれぞれ提供
提供会社			株式会社サテライトオフィス
企業規模			中規模以下
システムのタイプ			クラウド型
機能		申請フォームの作成	多様な申請書を作成可能
		申請・承認ルートの設定	金額による条件分岐や選択項目による条件分岐による、 ルート申請の制御などが可能
		連携する外部ツール	Google Workspace
人数制限			無料版は10ユーザーまで
利用料金			●無料版 広告表示あり 10ユーザーまで、機能制限あり、サポートなし ●有料版 1ユーザーごと 100円/月

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大企業向けワークフローシステム3選

大企業向けの利用を想定しているワークフローシステムもあります。
組織変更や人事異動による承認フローの度重なる変更などにも対応できるような機能や拡張性を持っているのが大きな特長です。

システム名	特徴	料金	導入実績
楽々WorkflowII	・大規模、長期運用が可能 ・統一基盤として利用可能	初期費用 50,000円 基本料金 10,000円 /月 1ユーザ料金 500円 / 月	・ユウキ食品株式会社 ・メテック株式会社 ・株式会社タマディック
intra-mart ワークフロー	・14年連続ワークフローシステムのシェアNo.1ツール ・無料でアカウントが作成できる	フリープラン　0円 プレミアムプラン　4.99USD ビジネスプラン　47.49USD	・トーソー株式会社 ・ATビジネス株式会社 ・三菱商事株式会社
Agile Works	・組織変更や人事異動にもスムーズに対応 ・シーンに応じた柔軟な変更が可能	「Standard」 標準価格240万円 サポートサービス価格36万円	・日本ユニシス株式会社 ・学校法人東洋大学 ・全日空商事株式会社

楽々WorkflowII

※画像引用：楽々WorkflowII

楽々WorkflowIIは、住友電工情報システム株式会社が提供しているワークフローシステムです。大企業への導入実績が豊富で、長期運用でも安心して使えることが強み。
英語・中国語に標準対応、言語追加機能でタイ語、韓国語、スペイン語、フランス語などにも対応しており、グローバル展開やグループ会社ワークフロー業務の統一基盤としての利用も可能です。

サービスの特徴			・大規模、長期運用が可能 ・統一基盤として利用可能
提供会社			住友電工情報システム株式会社
企業規模			大規模向け
システムのタイプ			クラウド型、インストール型
機能		申請フォームの作成	ユーザの操作に適した画面デザインを複数用意 既存のExcelフォームも取り込むことができる。
		申請・承認ルートの設定	申請文書の種類ごとに、事前に承認経路を 複数設定することが可能。
		閲覧・編集権限設定	設定可能
		通知機能	メール通知(グローバル対応可能)
		データエクスポート機能	Excel等
		連携する外部ツール	Java、.NETなど、様々な環境で開発された 業務システムへアドオンすることが可能。
人数制限			ユーザ課金の場合2000名程度まで
導入実績			700社以上
無料トライアル			※要問い合わせ※
利用料金			クラウド版ユーザ契約 初期費用 50,000円 月額料金 基本料金 10,000円 / 月 1ユーザ料金 500円 / 月 (1ユーザあたり) ※環境契約、オンプレミスは要問い合わせ※
サポート体制			開発部門がサポート。また製品のバージョンアップを 随時実施しており、保守契約を結ぶと、 新しく提供された機能を無償で利用可能。

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intra-mart ワークフロー

※画像引用：intra-mart ワークフロー

intra-mart ワークフローは、株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマートが提供するワークフローシステムです。ワークフローシステムのシェアとしては14年連続No.1の実績(※)を持っています。
※富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021年度版」より
＜ワークフロー・パッケージ・2020年度金融ベース＞

同社の提供するintra-martのプラットフォーム上で、ワークフローだけでなくローコード開発による本格的なDX実現まで活用することが可能です。

サービスの特徴			14年連続ワークフローシステムのシェアNo.1ツール
提供会社			株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート
企業規模			大規模向け
システムのタイプ			クラウド型、インストール型
機能		申請フォームの作成	Webブラウザ上の簡単な操作で作成可能
		申請・承認ルートの設定	柔軟に設定可能
		閲覧・編集権限設定	柔軟に設定可能
		連携する外部ツール	電子契約・電子サインサービスとワークフローの連携など、 他システムとの容易な連携が可能
人数制限			なし
導入実績			8,200社以上の導入実績
無料トライアル			あり
利用料金			※要問い合わせ※
サポート体制			業務プロセス改革をサポートする、トータルサービスを提供

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Agile Works

※画像引用：Agile Works

Agile Worksは株式会社エイトレッドが提供しているワークフローシステムです。
大企業や中堅企業、グローバル企業など大規模での導入を想定しています。

システムを停止することなくワークフロー設定の変更が可能であったり、アカウントの柔軟な拡張性があり、組織変更や人事異動など日々変わる運用において最適な機能を搭載しています。

サービスの特徴			・組織変更や人事異動にもスムーズに対応 ・シーンに応じた柔軟な変更が可能
提供会社			株式会社エイトレッド
企業規模			大規模向け
システムのタイプ			インストール型
機能		申請フォームの作成	使い慣れた紙書類の形式を そのままに電子化した入力支援機能
		申請・承認ルートの設定	複雑な承認フローにも 対応可能なステップの処理者設定が可能
		閲覧・編集権限設定	大幅な組織統廃合が発生した場合、 過去の申請書の閲覧権限を一括移管でき、 移管処理は２種類 事前に移行日を指定できる「先付けメンテナンス」も可能
		データエクスポート機能	csv,xlsなど
		連携する外部ツール	グループウェア、人事、会計等各種システムと連携
人数制限			「Standard」…200名まで 「Enterprise」…人数制限なし
導入実績			3,500社以上
無料トライアル			あり
利用料金			「Standard」 ー標準価格240万円 ーサポートサービス価格36万円 「Enterprise」 ー標準価格360万円 ーサポートサービス価格54万円
サポート体制			サポートサービス

※どのワークフローシステムを選べばよいか分からないときは、システム幹事にお気軽にご相談ください。予算と目的に最適な労務管理システムをご紹介いたします。相談料や紹介料は一切かかりません。
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ワークフローシステムの検討〜導入までの手順

ワークフローシステムの導入を具体的に進めていくにあたり、進めていかなければならない準備や要件の整理など、段階ごとに導入手順をまとめました。

1. 導入目的を明確にする

申請・承認作業の効率化、ペーパーレス化によるコスト削減、ワークフローの見える化など、企業によって目的や優先度はさまざまです。
無料など一部のメリットにとらわれず、導入の目的を明確にしてからシステムの選定をすることが不可欠です。
目的が不明瞭ですと、システム導入のメリットを最大限に享受できない場合があります。

2.申請書を整理する

ワークフローシステムでは、様々な申請書を運用できます。どういった申請書が社内であるのか整理し、導入するシステムの対応範囲を決めることで必要な要件が決まってきます。

申請書の例としては、下記に挙げるものがあります。
- 通常の稟議書
- 営業関連の申請書（発注書、見積書、請求書など）
- 経理関連の申請書（経費立替精算書、出張旅費精算書、交際費･会議費申請書など）
- 人事関連の申請書（夏期休暇届、休日出勤届、産前産後休暇届など）
- 総務関連の申請書（住所変更届、氏名変更届、慶弔事届など）

既存の申請書でワークフローの中で使うもの、システム導入と同時に新規で対応するものなどを整理する必要があります。

3.申請・承認フローを洗い出す

各申請書ごとに申請者や承認者の対象者を決める必要があります。
システム利用者のアカウント数や「管理者」「承認者」など役割の設定条件、承認後の対応、差し戻し時の対応ルールなどを明確にすることも重要です。

4. ワークフローシステムを選定する

検討した申請書や申請・承認フローを元に、運用が実現出来そうなシステムを選定します。機能や使いやすさ、会社の規模に合うか、予算内で対応できるのか、など総合的に判断する必要があります。

5. ワークフローシステムを導入・設定する

ワークフローシステムは導入して終わりではありません。申請書の作成、申請フローの作成、アカウントの登録、権限の付与（承認権限、閲覧権限、代理承認権限）などの設定作業があります。
設定の作業量が多くなり人的リソースが足りなくなることが想定される場合は、社内に協力を仰ぐか、導入支援をしてくれるコンサルタントなど外部の協力者を探すことも考える必要があります。

また、本格導入前に一部の利用者でテスト導入をし、使いづらさや申請上の問題がないか確認をすることも有効です。無料トライアル期間が設定されているものは活用するとよいでしょう。

6. 利用者に説明会・周知をする

利用者に問題なく使ってもらうため、システムの運用開始前にマニュアルを作成し従業員への説明会を開くことも大事です。
システムでトラブルがあった場合の問い合わせ先や対応方法についても、予め周知しておきましょう。

7. システムの運用を始める

導入後も従業員からの問い合わせは間違いなくあります。よくある質問はQ＆Aなどを作り、担当者の運用負荷を軽減する工夫をすることが重要です。

ワークフローの導入手順の詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：ワークフローシステム導入の手順｜導入で気を付けるポイントも

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ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムとは、業務における一連の流れをWebシステム上で可視化、管理できるシステムのこと。主な機能を紹介していきます。

申請書の作成、申請、承認までの一連の業務フローの自動化

経費精算など紙の申請書を申請フォームとして電子化し、申請〜承認までの一連のフローをシステム上で完結できます。
これにより、申請・承認の押印作業が不要になり、ペーパーレスが実現できます。また、申請者と承認者の最低限のコミュニケーションで業務処理ができ、効率化を図れるのです。

過去に申請した稟議のデータが閲覧可能

過去の申請内容がデータで保管されるので、過去の稟議書や承認までのプロセスを遡って確認できます。
これによって、申請内容に問題があった場合でも、さかのぼって参照することで原因や責任の所在を見つけやすくなるのです。また、定期的に申請が必要なものは、過去の申請書を参考にできるので、記載ミスもなくなり申請書の作成スピードも向上、効率化につながります。

通知機能による業務の効率化

申請や承認がされた時、関係者に自動でメールが送られる通知機能があります。メールだけでなく、チャットやスマホに通知できるシステムもあり、対応期限に合わせてアラート通知もできます。そのため、「上長の承認で長い間止まってしまっていて…」というような承認漏れを防ぐことも可能です。

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ワークフローシステムを導入するメリット

あらためて実際にワークフローシステムを導入するメリットが漠然としている方は、本章でおさらいしておきましょう。

内部統制・コンプライアンスの強化

ワークフローの整備がきちんとされていない企業では、承認者の不在時に代理で誰かが承認してしまったり、許可が降りていない備品が購入されてしまったりと、ミスや内部不正が起こるリスクがあります。

しかし、ワークフローシステムを活用すれば、定められた承認ルートに則ってプロセスが進むため、このような内部不正を阻止することが可能です。

また、紙文書では誰かが書き換えてしまった場合、改ざん箇所を発見・立証することは容易ではありません。しかし、ワークフローシステムでは、システム上にデータとして漏れなく記録できるため、文書の改ざんを防止できる点がメリットとなります。そのため、ワークフローシステムは内部統制・コンプライアンスの強化にも役立ちます。

承認完了までの遅延防止

従来のワークフローでは、承認者が複数いる場合や承認者が出張などで不在の場合、申請から決裁までに時間がかかってしまうことも少なくありませんでした。しかし、ワークフローシステムでは、自動で該当の承認者や最終受理者に申請をパスしてくれます。

また、申請がどこまで進んでいるかを各自で確認できるため、「急ぎで承認を得たいが、申請がどこで止まっているか分からない」といった課題も解消可能です。

紙文書で申請を行う場合、申請から決裁まで1週間以上かかってしまうといった悩みも、ワークフローシステムを活用すれば、申請から受理までのプロセスをスムーズに進めることができます。

DX化による多様な働き方の推進

近年、政府による働き方改革の推進やコロナウイルス感染症拡大の影響によって、テレワークを導入する企業が増えており、「DX化」が注目されています。
※DX（デジタル・トランスフォーメーション）：ビジネスをより成長させるためにデータやデジタル技術を活用して企業の事業や環境を再構築すること

紙でワークフローを運用している企業は、未だに書類の提出や捺印のためだけに出社を余儀なくされているのが実情です。これは「ハンコ出社」と呼ばれ、ハンコ文化を持つ日本国内でテレワークを推進するにあたって、大きな障壁となっています。

しかし、DXの一環としてワークフローシステムを活用すれば、担当者はスマホやタブレット、自宅のパソコンでどこからでもアクセスできるため、場所にとらわれず申請や承認を進めることができます。例えば、外回りが多い営業担当のハンコ出社が不要になれば、営業資料作成や顧客開拓に充てられる時間が増えるなど営業活動の効率アップも期待できるでしょう。

その他ワークフローシステムのメリットの詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：ワークフローシステムのメリットとは？課題や対策、選び方もわかりやすく解説

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ワークフローシステムの導入時の注意点

導入実績も豊富でシステムでできることも多いワークフローシステムですが、注意が必要です。ワークフローシステムは導入しただけで成果が出るわけではありません。意識して導入前・導入後に検証しましょう。

運用体制の見直しや整備

ワークフローシステム導入前には、運用や業務の体制をシステムに合わせて見直す必要があることも珍しくありません。例えば承認作業であれば、以下の課題はないかを見直してみましょう。

• 属人化しているフローはないか
• 部署ごとに異なるルール・やり方をしていないか

導入事例にもありましたが、上記の問題が顕在化してワークフローシステム導入に至った企業も少なくないのが事実です。システム導入前には誰が何を、どのようにやっているのかを明確にしておくといいでしょう。

また、ワークフローシステム導入後には上記で洗い出した課題が解決しているかを検証するほか、新たな課題が生まれていないかにも注意してください。担当部署が使いこなせていない、旧来のやり方に戻ってしまっている場合はどこかに問題があるはずです。

いずれにしても現場のニーズや解決したい課題とシステムが合わないのであれば見直しは避けられません。導入したらすべてが解決すると考えるのではなく、導入後の定点観測で新たな問題や解決していない課題がないかを検証しましょう。

セキュリティ対策が必須

ワークフローシステムそのものもセキュリティ対策がなされているものの、完璧ではありません。情報をシステムで管理するということは、機密情報が流出のリスクと背中合わせになることと同義です。例えば以下のような状態は非常に危険です。

• ログイン情報が誰でも見える場所にメモしてある
• 使用しているデバイスにパスワードなどが設定されていない

上記の問題はシステムだけでは防げません。ワークフローシステム導入にあたり、使用する全従業員に対してITリテラシーなどを教育する必要があるでしょう。また、社内文書であっても必要以上に権限設定を緩めないことが重要です。

システムそのものには､セキュリティシステムを導入するのも1つの方法です｡一定のコストがシステムとは別に発生しますが､近年多発するサイバー攻撃に備える意味でも導入をおすすめします｡

関連記事：サイバー攻撃とは？攻撃者の目的・近年の動向・攻撃の種類・手口・対策を解説！

費用対効果の検証

無料トライアルであれば費用は発生しないものの、本格的に導入するとなればランニングコストが発生します。時間や人件費の削減になりうるのは事実ではありますが、企業規模などによってはかえって赤字になってしまう可能性もあるでしょう。

例えば先述の「ActionPassport」のパッケージ版を例に挙げると、50ユーザー分でワンセットなのに対して従業員が30人では無駄が発生しています。「ActionPassport」であればクラウド版30人契約の方がコストは抑えられるため、導入時の費用対効果の検証は必須です。

また、オプションが別料金になっていることも多く、アレコレ付け過ぎると毎月の請求額が大きくなってしまいがちです。必要なオプションは何かを精査するとともに、運用していて不要なものは外すなどの対処をしましょう。

導入前のシミュレーションはもとより、導入後の費用対効果も検証してください。実際に稼働してみないとわからないこともあるため、常に費用対効果を観測し続けることも重要です。

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【まとめ】自社に合ったワークフローを選ぼう！

ワークフローシステムを導入することで、申請・承認・決裁までを自動化でき無駄な工数削減に繋がり、テレワークといった働き方にも適用しやすいなどのメリットがあります。しかし、そのメリットを得るために、自社に最適なワークフローシステムを見極める必要があります。

そのためには、自社の要件をきちんとまとめたり、無料トライアルを活用して自社に合うワークフローシステムを検討していきましょう。

システム選定に不慣れな方は、ワークフローシステムの選定・導入支援までフォーローしてくれる外部協力会社に依頼することも検討するとよいでしょう。

コンサルタントのご紹介 岩田 専任のコンサルタントが、
お客様の予算と目的を丁寧にヒアリング。
最適な会社をピックアップ・ご紹介させていただきます！
初心者の方でも安心してご相談いただけます。

※ワークフローシステム開発の依頼先を探している方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適な開発会社を選定させていただきます。相談料などは一切かかりません。

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