見積もり
ワークフローシステムとは？有効活用する方法を徹底解説【2024年最新版】
ワークフローシステムとは、書類や情報、業務の流れを明確にし可視化するソフトウェアのことです。導入を検討しているものの何をすればよいかわからず、
- ワークフローシステムがどのようなものなのか知りたい
- ワークフローシステムを導入するメリットを知りたい
- ワークフローシステムを導入する際の手順やコツを知りたい
といった悩みを抱えているのではないでしょうか。
この記事では、ワークフローシステムの意味、導入するメリットやデメリット、実際に導入する際の手順やコツまで解説しています。
最後にはおすすめのワークフローシステムを５つ紹介しています。最後まで読めば自社に適したワークフローシステムを導入できるようになりますよ。
※自社でワークフローシステムを探す時間がない、おすすめのワークフローシステムを早く教えてほしい方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、自社に最適なワークフローシステムを選定します。相談料も紹介料も一切かからない完全無料サービスです。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、電子的な手段によって書類の流れを定義・図式化し、書類が誰の手元にあるか、状況把握や管理までできるシステムのことです。
※画像引用：住友電工情報システム
ワークフローシステムは主に稟議書（主管者が関係者に回して決済・承認を得る書類）のスムーズな回送、状況把握に用いられます。
稟議書の用途には、以下のようなものがあります。
- 備品・設備の購入
- 契約締結
- 新サービス開発のための先行投資
- 出張
- 人事異動・組織変更 など
ワークフローシステムを利用すると、これらに用いる稟議書を全て紙に印刷することなく、システム上で作成や管理をすることが可能です。
ワークフローシステムの6つの基本機能
ワークフローシステムのサービスは多岐に渡りますが、ほとんどのサービスに共通して備わっている基本機能があるので解説します。
ワークフローシステムの6つの基本機能
- 入力・申請フォーム作成機能
- ワークフロー管理機能
- ユーザー・組織管理機能
- モバイル対応機能
- 全文検索機能
- 外部システム連携機能
入力・申請フォーム作成機能
稟議書や経費精算書、休暇届などの申請書類をWeb上で作成・送信・共有するフォーム機能があります。最も多くの人が利用する機能であるため、開発・初期設定時から使いやすさや見やすさを意識することが大切です。
書類を確認する順番（紙で言うと、ハンコを押す順番）を決めておくと、担当者が確認すると自動的に次の人へ送信されます。そのため、いちいち書類を回す必要もなく、誰が持っているかもわかり、エラーも防げるでしょう。
担当者が対応できない場合でも代理人が承認できるものがほとんどですので、企業の勤務スタイルに合わせて利用できます。
ワークフロー管理機能
入力・申請フォーム作成機能とあわせて重要なのがワークフロー管理機能です。フォーム機能は書類を「作成する」機能なのに対してワークフロー管理機能は稟議書などの書類を「ルールに則って回していく」機能です。ワークフローシステムの根幹をなす機能の1つとも言えます。
自分が持っている書類を確認したり、書類が送られてきたときに通知されたりするものもあります。
閲覧権限管理機能
ワークフローシステムには書類の閲覧権限をユーザーごと、役職ごと、組織ごとに設定できる機能があります。
例えば、プロジェクトの詳細や議事録など、関係者全員が常に見れるようにしたい書類もあるかと思います。しかし、Googleドキュメントのように1人ずつ、個別に閲覧権限を設定していくのは大変です。
役職ごとに閲覧権限を設定できることで、書類の共有範囲（書類を閲覧・編集できる範囲）を、これまでより少ない工数で変えられます。
さらに、人事や営業などそれぞれの部署が利用している他のツールと連携させることで人事異動などにも柔軟に対応できるようになります。
モバイル対応機能
ワークフローシステムはほとんどがパソコンでの作業を想定されて作られていますが、中にはスマホなどのモバイルに対応しているものもあります。
決裁者や最終決定の権限を持っている人がリモート勤務や出張、外回りをすることが多い場合、紙の書類を毎回手渡しするのが難しいです。この点、モバイルに対応しているワークフローシステムを導入していれば、外出先や自宅でも個人のスマホやタブレットから書類の確認や押印ができます。
そのため、出張や遠征、外回り、リモート勤務が多い企業にもおすすめです。
全文検索機能
過去の書類を見直したいときや過去のデータを調べたいときなどに必要な情報だけを探すのは、紙では非常に大変です。しかし、ワークフローシステムには検索機能がありますので「何年の書類か」「何の書類か」「何が書いてあるか」などから検索し、簡単に探すことができます。
外部システム連携機能
ワークフローシステムは他のツールと連携させることが可能です。どのツールと連携できるかはそれぞれのサービスによって異なります。もし連携させたいツールがある場合は事前にホームページを確認しておきましょう。
ワークフローシステムを導入するメリット
- 業務効率化できる
- 内部統制を強化できる
- ペーパーレス化できる
業務効率化できる
紙と違って、印刷やファイリング、コピーなどの作業を減らせます。フォーマットの変更も紙媒体での作業と比べると簡単です。電子印鑑を用いれば書類を各担当に回す必要がなく、必要な時に担当者が印鑑を押せばよくなります。また、過去の書類やデータを参照するときも、必要な情報を探す手間が省けます。
内部統制を強化できる
内部統制とは、組織内にルールや業務の進め方などを浸透させることです。内部統制が適切に運用されていないとヒューマンエラーが起きてしまいます。
ワークフローシステムはあらかじめ決めたルールに沿って進んでいきますので、ヒューマンエラーが確実に減っていくので安心です。
ペーパーレス化できる
ワークフローシステムは、元々紙で管理していたものを電子化するというものでした。管理システムでなく、書類そのものを電子化することもできます。そのため、これまでよりも紙を減らすことができます。
ペーパーレス化できることで、その他にも様々なメリットがあります。詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：ペーパーレス化とは？メリット・デメリットやおすすめのツールを解説
ワークフローシステムを導入するデメリット
システムを業務フローに合わせる必要がある
ワークフローシステムを導入する際、書類のテンプレートを大きく変更すると使いづらさを感じる従業員が出てきます。「前のスタイルのほうが良かった」「今まで書いていた項目がなくなったの？別のところに書くことになったの？」といった不満や混乱が出ないように、ワークフローシステムをこれまでの業務フローと一致させる必要があります。
導入前に、これまでのフローに無駄がなかったか改めて考えてみるのもよいでしょう。
トラブルで使用できなくなることがある
ワークフローシステムはトラブルで使用できなくなることがあります。万が一トラブルになってしまった場合、社内の人材だけで対応するのが難しいことも。そのため、ツールを選ぶ際はサポート体制のしっかりしているものを採用するようにしましょう。
連携したいツールと連携できない
ワークフローシステムには外部ツールと連携できる機能がありますが、どのツールと連携できるかはサービスによって異なります。そのため、連携したいツールに連携できるワークフローシステムサービスを選ぶようにしましょう。
ワークフローシステムを導入する手順
- 現状把握
- 戦略決定
- 要件定義・目標設定
- 初期設定
- 運用開始
1.現状把握
ワークフローシステムの導入は、まずは自社の現状を把握することから。「何をどうやって管理しているか？」「どういった課題があるか？」など、現状を知ることでこの後の戦略決定や運用をより効果的なものにできます。
2.戦略決定
戦略を色々と練る前に、システム開発部門と実際に運用する部署（経理、事務、人事、営業など）の両者を含む1つのプロジェクトチームをつくることをおすすめします。先にメンバーを決めておくことで、あとからトラブルになったり話がふりだしにもどったりすることを防ぐためです。
チームができたら、いよいよ戦略を練っていきます。「どの業務にワークフローシステムを導入するか？」「かけられるコストはどのくらいか？」「修正が必要な時はどうするか？」など、あらゆることを想定して計画を立てましょう。
3.要件定義・目標設定
ある程度戦略が定まってきたら、要件定義にまとめましょう。要件定義というと難しそうに聞こえますが、ようは目標やスケジュールなどをまとめる、ということです。
開発・初期設定のスケジュールだけでなく、実際の運用において達成したい目標も入れておくとよいでしょう。
4.初期設定
システム開発部門と実際に運用する部署のメンバーが協力してサービスを導入・初期段階で必要な設定をしていきます。
お互いにコミュニケーションを密に取る事が大切です。
5.運用開始
初期設定が済んだら実際に、日々の業務の中で運用していきましょう。ここまできてもプロジェクトチームは解散させないことが重要です。なぜなら、運用中に修正が必要だったり、わからないことが出てきたりするからです。また、場合によっては定期的なメンテナンスも必要でしょう。
ワークフローシステムの導入を成功させるコツ
現場の人が自走できる環境を整える
現場で運用する人が自走できる環境を作ることは大切です。実際に運用する人は経理や事務、人事、営業などであり、システム開発のプロでないことがほとんどだからです。
そうはいっても、システム開発部門の人たちが常に一緒に働けるとは限りません。お互いに自分の仕事、他の仕事があるでしょう。
もちろん、定期的に打ち合わせをしたり修正などに柔軟に対応したりすることも大切ですが、それ以上に現場の人だけで基本的な運用ができることが第一です。
初期設定、戦略決定の段階から「現場で運用できるかどうか」を考えながら計画を練っていきましょう。
納期は短く設定
これは戦略決定や初期設定の段階の話ですが、開発や初期設定における納期は短く設定しましょう。ワークフローシステムの役割や目的、機能は多岐にわたるため、こだわろうと思えばどこまでもこだわれます。
初期設定に時間がかかりすぎて、運用が始まらず業務に支障が出てしまっては本末転倒です。
開発部門が完璧だと思うような設定をしても、運用する人はそう思わない可能性もあります。まずは最低限設定したいところだけを設定し、そのために必要な納期を設定しましょう。
もしも運用中に追加したい機能などがでてきたら、その都度対応すれば良いのです。
長期的な運用をイメージする
ワークフローシステムを導入する際には、長期的な視点を持ちましょう。ワークフローシステムは今目の前にある課題だけを解決するものではありません。業務の進め方や働き方を根本から変えるものです。
そのため、直近のことだけではなく、長期的な視点を持つことが大切なのです。
自社に合ったツールや開発会社を選んだり、デザインをシンプルかつ汎用的なものにしたりするようにしましょう。
おすすめのワークフローシステム5選
Streamline
※画像引用：Streamline
これまで書類作成に利用していたExcelやWordを、簡単操作でワークフローに乗せられます。ドラッグ＆ドロップで書類の入力フォームを作れるため、これまでの書式を維持できます。
楽々WorkflowⅡ
※画像引用：楽々WorkflowⅡ
英語や中国語にも対応しており、クラウドサービス上でも利用できるため、グローバルな企業におすすめです。
ワークフローEx
※画像引用：ワークフローEx
大手企業にも利用されていますが、金額は導入の規模によって変えられるため、中小企業にもおすすめです。
イントラマート
※画像引用：イントラマート
無料トライアル・デモがあるため、導入前に設定・運用画面を確認できます。
ExchanteUSE
※画像引用：ExchanteUSE
様々なツールと連携できるため、幅広い職種での導入を検討している企業におすすめです。
- H2下に表を作成し、「商品名」「提供元」「料金」「特徴（簡潔に）」「実績」をまとめる
- その後、各商品のH3でそれぞれの特徴をより詳しく解説する
ワークフローシステムのおすすめや選び方の詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：ワークフローシステム比較企業規模ごと22選！比較ポイント紹介
ワークフローシステムについて紹介しました
本記事では、ワークフローシステムを導入したいけれどどうしたらよいのかわからないという方に向けて基本機能や導入手順、成功させるコツなどを解説してきました。また、導入をスムーズに進めるためには既存のシステムを購入して使うのがおすすめです。
コンサルタントのご紹介
岩田
専任のコンサルタントが、
お客様の予算と目的を丁寧にヒアリング。
最適な会社をピックアップ・ご紹介させていただきます！
初心者の方でも安心してご相談いただけます。
※自社でワークフローシステムを探す時間がない、おすすめのワークフローシステムを早く教えてほしい方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、自社に最適なワークフローシステムを選定します。相談料も紹介料も一切かからない完全無料サービスです。
Q. ワークフローシステムとは何ですか？
ワークフローシステムとは、ITツールを用いて書類の流れを図式化し、状況把握から管理まで電子化するシステムのことです。主に稟議書（主管者が関係者に回して決済・承認を得る書類）を回送する際に用いられます。
Q. ワークフローシステムのメリットは？
ワークフローシステムのメリットは「業務効率化できる」「内部統制を強化できる」などです。詳細は記事内で紹介していますので、ぜひご覧ください。
