ワークフローシステムのメリットとは？課題や対策、選び方もわかりやすく解説【2024年最新版】

リモートワークをはじめとした働き方改革が注視されている近年、煩雑な作業の見える化・効率化のためにワークフローシステムを採用している企業が増加しています。
しかし一方で、ワークフローシステムがどのようなものがわからず、導入へ一歩踏み出せないという話も耳にします。

この記事を読んでいるあなたも

• ワークフローシステムにどのようなメリットがあるのか疑問
• ワークフローシステムが難しくて社員に受け入れられないのではないか不安
• そもそもワークフローとは何なのかよくわかっていない

など、疑問や不安を抱えているのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ワークフローシステムがどのようなものか知りたい方向けに

• ワークフローシステムの基本知識やメリット
• 課題と対策
• ワークフローシステムの選び方

などを分かりやすく解説します。

この記事を読んでいただくことでワークフローシステムについての理解が深まるとともに、自社に最適なシステム選びのポイントも学べますので、ぜひお役立てください。

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ワークフローシステムとは

画像引用：Cloud edition Garoon Help

まず、ワークフローの基本的な意味やシステムの概要を分かりやすく解説します。

そもそも「ワークフロー」とは

「ワークフロー（Workflow）」とは、直訳すると「業務における一連の流れ」のことです。
たとえば、会社の決済における社内申請から承認までの流れを考えてみましょう。
一般的には、以下の図のように、稟議書を作成し、権限が下の者から上の者へと向けて流れます。

このように、ワークフローは

• 稟議書
• 経費精算書
• 休暇届
• 見積依頼書
• 出張報告書

など、人間またはシステム間で何かが受け渡される際に発生する一連のプロセスを意味します。
一連の未完了タスクが完了するまで、誰が担当で、今は誰が処理しているのかプロセスを明確化し、ワークフローを最適化することで、業務効率化を図ることが可能です。

ワークフローシステムの概要

ワークフローシステムとは、ワークフローを電子化し、申請から承認までの作業をスムーズに完了し簡単に管理できるように仕組化したシステム（ツール）のことです。

ワークフローシステムでは、申請者はシステム上で決められたフォームに入力することで、申請作業を瞬時に完了できます。

また、承認者もシステム上で回覧・承認または却下することが可能です。

申請者や承認者、受理する管理者もシステム上で一連のステータスを可視化することで、承認作業の停滞を防ぎ、業務効率の大幅な向上をもたらします。

「どの申請書を使えばいいのか分からない」
「休暇中の上司の捺印がもらえない」
「多忙で承認が溜まってしまっている」
「承認が誰で止まっているか分からない」

など、承認プロセスで起こりうるトラブルを減らせるため、人件費の削減やビジネスのスピードアップを図れる点がワークフローシステムの大きな強みとなります。

ワークフローシステムの対象業務

一例ですが、主なワークフローシステムのサポート対象業務には、以下が挙げられます。

• 物品購⼊・支払いの稟議
• サービス導入の稟議
• 人事労務申請
• 利⽤許可申請
• 経費精算申請
• セミナー・研修参加申請
• 秘密保持契約書締結申請

そのほか、自社独自の業務についてもワークフローシステムに組み込んで運用することも可能です。

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ワークフローシステムの主な機能

製品によっても異なりますが、ワークフローシステムには、非常に多種多様な機能が搭載されています。ここでは、ワークフローシステムの主な機能をご紹介します。

申請フォーム入力・帳票機能

経費精算や人事、勤怠など、各種申請書のテンプレートやExcelが用意されています。必要事項を入力するだけで、簡単に各種申請を完了できます。

申請・起票機能

作成した申請書や伝票をシステム上で提出できます。コメントと共に提出できるほか、システムによっては、ほかのユーザーによる代理提出機能や、申請時の入力項目の自動チェック機能なども搭載されています。

申請書の検索機能

紙の申請書の場合、申請書が誰の元で止まっているかわからなかったり、書類自体を紛失してしまうトラブルも考えられます。

その点、ワークフローシステムには検索機能が搭載されているため、紛失のリスクがなく現状を簡単に把握できます。もちろん、過去の申請書類なども簡単に探し出せるため利便性が高く「探し出す時間」を大幅に削減できます。

管理機能

ワークフローの管理は、ワークフローシステムにおける重要な目的のひとつです。ワークフローシステムには、

• 承認フローや承認方法の設定
• ルートの自動分岐管理
• 承認状況のステータス管理
• 申請書の履歴管理
• アクセス管理

など、内部統制強化に役立つ様々な機能が搭載されています。

通知機能

申請者・承認者・受理者に対し、期限や承認状況、結果、未承認案件のリマインドなど、必要な情報を通知する機能です。最近は通知の形式も多様化が進んでいますが、メールやシステム上でのポップアップ表示が一般的です。

外部サービス連携

会計サービスや見積もりサービス、チャットツールなど、外部サービスと連携ができる機能です。チャットツール上で承認や承認依頼の連絡をしたり、ほかの会計サービスや見積もりサービスで取得したデータを連携できます。

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ワークフローシステムのメリット6選

ワークフローシステムでできる機能について紹介してきましたが、ワークフローシステムを導入することで得られる効果やメリットには、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

ワークフローシステムの主なメリットとして以下が挙げられます。

• 業務効率の向上
• 業務プロセスの見える化
• 紙文書を管理するコストの削減
• 内部統制・コンプライアンスの強化
• 承認完了までの遅延防止
• 多様な働き方の推進（DX化）

ここでは、ワークフローシステムのメリットについて解説します。

メリット1. 業務効率の向上

ペーパーレス化やデジタル化が進んでいない企業では、主に

1. 申請書の印刷
2. 手書きでの書類作成
3. 紙への押印や署名
4. 管理部門での保管

といった流れでワークフローを運用しているケースが見られます。また、本社での承認が必要な場合には、書類の郵送やFAXを余儀なくされることもあるでしょう。

ワークフローシステムでは、申請書類や手続きをすべて電子化しシステム上で一括管理できようになります。遠隔地での承認が可能となることで、承認のプロセスに費やす手間や工数を削減できる点は大きなメリットです。

また、ワークフローの電子化により

1. 申請フォームのテンプレート検索
2. 必要事項の入力
3. 承認ルートの選択

の3ステップで申請が完了できるなど申請者・承認者の双方にとっての利便性も高まります。

加えて、過去に申請したフォーマットも再利用できるため、同じ内容をわざわざ転記する必要もありません。そのため、様々な作業の二度手間も省くことができ、業務効率化につながります。

メリット2. 業務プロセスの見える化

業務プロセスの見える化（可視化）ができることは、ワークフローシステムを導入する大きな利点のひとつです。これまで作業指示書や口頭で行われていた内容が見える化されることで、無駄な時間や工数の発見につながります。

また、証跡管理機能（※）や決裁データの見える化は、監査法人によって実施される内部統制監査においても役立つでしょう。

※証跡とは、企業の業務が決められたルールに乗っ取っているかを記録したログのこと

メリット3. 紙文書を管理するコストの削減

ワークフローを紙文書で実施するデメリットとして、印刷用紙代やインク代、プリント代、郵送代などの費用がかかる点が挙げられます。

また、ペーパーレス化が進んでいない企業では、承認が完了した書類を適切に保管する必要があり、保管スペースの確保も必要です。

ワークフローシステムを導入することによって、上記のようなコストや手間を削減できます。また、紛失や重複などの人的ミスを防ぐことができる点もメリットです。

メリット4. 内部統制・コンプライアンスの強化

ワークフローの整備がきちんとされていない企業では、承認者の不在時に代理で誰かが承認してしまったり、許可が降りていない備品が購入されてしまったりと、ミスや内部不正が起こるリスクがあります。

しかし、ワークフローシステムを活用すれば、定められた承認ルートに則ってプロセスが進むため、このような内部不正を阻止することが可能です。

また、紙文書では誰かが書き換えてしまった場合、改ざん箇所を発見・立証することは容易ではありません。しかし、ワークフローシステムでは、システム上にデータとして漏れなく記録できるため、文書の改ざんを防止できる点がメリットとなります。そのため、ワークフローシステムは内部統制・コンプライアンスの強化にも役立ちます。

メリット5. 承認完了までの遅延防止

従来のワークフローでは、承認者が複数いる場合や承認者が出張などで不在の場合、申請から決裁までに時間がかかってしまうことも少なくありませんでした。しかし、ワークフローシステムでは、自動で該当の承認者や最終受理者に申請をパスしてくれます。

また、申請がどこまで進んでいるかを各自で確認できるため、「急ぎで承認を得たいが、申請がどこで止まっているか分からない」といった課題も解消可能です。

紙文書で申請を行う場合、申請から決裁まで1週間以上かかってしまうといった悩みも、ワークフローシステムを活用すれば、申請から受理までのプロセスをスムーズに進めることができます。

メリット6. DX化による多様な働き方の推進

近年、政府による働き方改革の推進やコロナウイルス感染症拡大の影響によって、テレワークを導入する企業が増えており、「DX化」が注目されています。

DX（デジタル・トランスフォーメーション）とは、ビジネスをより成長させるためにデータやデジタル技術を活用して企業の事業や環境を再構築することです。

紙でワークフローを運用している企業は、未だに書類の提出や捺印のためだけに出社を余儀なくされているのが実情です。これは「ハンコ出社」と呼ばれ、ハンコ文化を持つ日本国内でテレワークを推進するにあたって、大きな障壁となっています。

しかし、DXの一環としてワークフローシステムを活用すれば、担当者はスマホやタブレット、自宅のパソコンでどこからでもアクセスできるため、場所にとらわれず申請や承認を進めることができます。

例えば、外回りが多い営業担当のハンコ出社が不要になれば、営業資料作成や顧客開拓に充てられる時間が増えるなど営業活動の効率アップも期待できるでしょう。

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ワークフローシステムのデメリット（注意点）と対策

ワークフローシステムの導入によって、業務効率化や内部統制の強化などの様々なメリットがある一方、ワークフローシステムにはいくつかのデメリット（注意点）もあります。

たとえば、ワークフロー総研がワークフローシステム導入企業で働く社員97人に行った調査（2020年6月）によると、現在利用しているワークフローシステムに課題を感じていると答えた人は52.6%にものぼりました。

ワークフローシステムの導入で失敗しないためには、デメリットをきちんと把握し、対策することが不可欠です。

ここでは、ワークフローシステムのデメリットとそれらの課題を解決につなげるための対策を解説します。

デメリット1. 業務フローとシステムを統一する必要がある

人事異動や組織編成が頻繁にある企業では、その都度承認ルートや業務の追加など、ワークフロー変更の必要があります。

しかし、システムのアップデートを怠ると、現状の業務フローとシステムの整合性が取れずに社内の混乱を招く可能性があるので注意が必要です。

また、ワークフローシステムの中には、複数の承認ルートを設定できないものや、スマートフォンやタブレットへの対応が十分でないシステムも一部あります。

例えば、承認者が外回りの多い社員の場合、モバイルデバイスに対応していないと、ワークフローシステムのメリットが生かせず承認が遅延してしまう事態になり兼ねません。

基本の対策として、ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の状況やニーズ、課題をきちんと把握した上で最適なシステムを選びましょう。

デメリット2. 導入がスムーズにいかない可能性がある

業務効率化を図るべくワークフローシステムを導入したものの、すべての人が新しい仕組にすぐ順応できるわけではありません。

特に紙のワークフローに慣れている社員の中には、操作しづらいと感じる人やなかなか使い方が覚えられない人もいるでしょう。

そのため、社員のITリテラシーによっては社員の教育に時間がかかってしまう可能性があります。

引用：現在利用するワークフローシステムに課題感じる52.6%、最も多い課題は「操作性・使い勝手の悪さ」47.1% | ワークフロー総研

実際、前述のワークフロー総研が実施した調査によると、実際に22.7%の人がワークフローシステムを有効活用できていないと感じていることが分かっています。理由としては、

「システムの機能が難解で使い慣れない」
「ワークフローシステムの使用方法を理解していない社員が多数いる」

という声が挙がっています。

業務を円滑に進めるためには、このようにワークフローシステムの使い方に不慣れな社員がいることを考慮した上で、念入りに準備を行うことが不可欠です。

デメリット3. 入力の手間が増える可能性がある

勤怠システムや人事システムなど、現在使っているツールと連携ができない場合、複数システムを別々に使うことになります。

この場合、システムごとに入力する手間がかかってしまうため、業務効率化は改善されません。また、手入力の作業が増えればその分人的なミス（ヒューマンエラー）の頻度も高まってしまいます。

よって、ワークフローシステムを比較検討する際は、既存のツールとのデータ連携が極力できるものを選択するようにしましょう。

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自社に最適なワークフローシステムの選び方

ここまで、ワークフローシステムに関するデメリットを紹介してきました。

前述で紹介したようなデメリットは、そもそもシステムの選び方を誤ったために生じている可能性が高いといえます。

そこでここからは、失敗を防ぐためのワークフローシステムの選び方をいくつかご紹介しましょう。

カスタマイズがしやすいワークフローシステムを選ぶ

引用：現在利用するワークフローシステムに課題感じる52.6%、最も多い課題は「操作性・使い勝手の悪さ」47.1% | ワークフロー総研

前述のワークフロー総研の調査項目「ワークフローシステムのカスタマイズや変更に関して課題に感じている点はありますか」という問いに対し、回答者の51.6%が「かなりある」または「少しある」と回答しているなど、半数以上の人がワークフローシステムのカスタマイズ性や変更について課題を感じている結果となりました。

課題点としては
「システムの細かな修正や機能変更ができない」
「会社組織の再編成が多く、たびたび修正が必要で手間がかかる」
といったの声が見られます。

本来業務効率化のためのワークフローシステムによって、かえって手間がかかってしまっては本末転倒です。そのため、カスタマイズの自由度が高いシステムを選ぶとよいでしょう。

また、カスタマイズの可否はセキュリティの観点においても外せません。ワークフローシステムでは、社外秘の文書も取り扱われるためです。

そのため、自社のセキュリティポリシーおよびセキュリティ認証とワークフローシステムの仕様がマッチするかもチェックしておきましょう。

操作性や使い勝手がよいワークフローシステムを選ぶ

引用：現在利用するワークフローシステムに課題感じる52.6%、最も多い課題は「操作性・使い勝手の悪さ」47.1% | ワークフロー総研

ワークフローシステムの導入先企業や部署がITに不慣れである場合、最新機能が豊富なシステムを選んでも、社員が使いこなせず、かえって混乱を招いてしまう可能性があります。

実際、同調査では、ワークフローシステムに課題を感じている回答者の約半数が「操作性が悪く使い勝手が良くない」と回答しており、最も多い課題に挙がっています。

よって、ワークフローシステムをスムーズに社内に浸透させるため、誰もが直感的に使えるシステムを選ぶようにしましょう。

検討の際に、事前に社員へのヒアリングやテスト体験を通して感想をもらうといった対策も有効です。

また、最近では電話サポートや説明会などのサービスが付いているシステムも多いため、ワークフローシステムに関するサポート体制が充実しているシステムも選ぶと安心です。

使いやすいことは当たり前の要素ではありますが、課題に感じている人も多いため「さすがにわかるだろう」と安易に考えず、社員のITリテラシーにあわせて慎重に検討しましょう。

既存ツールとのデータ連携ができるワークフローシステムを選ぶ

もし、社内で既に活用しているツールやシステムがあるなら、ワークフローシステムが現状のシステムと連携できるかどうかも大きな選定基準の1つです。

上述の通り、導入したワークフローシステムが既存ツールと連携できない場合、かえって手間がかかり、業務効率化の妨げとなる可能性があります。

製品を比較・検討する際は、既存のツールと連携可能であるかもチェックしておきましょう。

また、承認漏れが多いなら、グループウェアの連携機能が搭載されているシステムがおすすめです。

自動連携による費用の跳ね上がりをおさえるなら、CSV出力によるデータ連携を選ぶなど、社員の能力や自社のニーズに見合ったシステムを選択しましょう。

業務に必要な機能が備わっているワークフローシステムを選ぶ

ワークフローシステムには、「汎用ワークフローシステム」と「専用ワークフローシステム」があります。

汎用ワークフローシステムとは、多様な業務に対応できるように設計されている、文字通り汎用性の高いワークフローシステムです。

一方で、専用ワークフローシステムとは、ある特定の業務に特化したワークフローシステムになります。

ワークフローシステムを導入する理由や目的は様々です。例えば、「経費の申請料金のミスが頻繁に発生している」などの1種類の申請に対して課題を抱えている場合、経費精算関連の専用ワークフローシステムを導入するのもいいでしょう。

他にも、「申請が増えてきたため、電子化して一つにまとめたい」という理由でワークフローシステムを導入するなら、多目的に使える汎用ワークフローシステムがおすすめです。

最新の機能を多く備えたワークフローシステムを導入しても、自社の課題を解決する機能が備わっていなければ、システムへの投資効果を最大化させることはできません。

そのため、導入前にはきちんと自社のニーズと課題を洗い出し、解決につながる機能を搭載したシステムを選びましょう。

オンプレミス型かクラウド型か、自社に最適なワークフローシステムを選ぶ

ワークフローシステムには、汎用ワークフローシステムと専用ワークフローシステムのほか、「オンプレミス型」と「クラウド型」があります。

オンプレミス型とは、自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールし、IT環境の構築から運用までを自社で完結する形態です。

一方、クラウド型とは、オンライン上のサーバーで提供されており、自社でサーバーやネットワークなどのインフラやソフトウェアを構築しなくても、インターネットで利用可能です。

クラウド型とオンプレミス型には、それぞれメリットがあります。

オンプレミス型ワークフローシステムのメリット▼

• セキュリティ性が高い
• カスタマイズしやすい
• 既存システムと融合しやすい

クラウド型ワークフローシステムのメリット▼

• 場所を問わずに利用できる
• こまめに進捗管理ができる
• 契約後すぐに利用できる
• システム導入におけるコストやリソースが削減できる

最近では、オンプレミス型よりもクラウド型ワークフローシステムの方が主流となっています。

どちらを選ぶべきかは、自由自在なカスタマイズ性を重視するか、コストやリソースの削減を重視するかなど、企業によって異なります。

自社の能力やニーズをきちんと把握し、優先順位を加味した上でシステムを選ぶといいでしょう。

関連記事：オンプレミスとクラウドの違いを比較！適切な選び方や移行のポイントを徹底解説

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ワークフローシステムまとめ

ワークフローシステムの導入をすることで、以下のように様々なメリットが得られることがわかりました。

• 業務効率化の向上
• 業務プロセスの見える化
• 申請・承認作業の手間削減
• 紙文書を管理する手間やコストの削減
• 内部統制・コンプライアンスの強化
• 受理完了までの遅延の防止
• 多様な働き方の推進

ただし、単にワークフローシステムを導入しただけでは、その効果を最大化することはできません。

自社に見合っていないシステムを導入したことにより、かえって手間がかかってしまったり、結局使わなくなってしまったりといった事態も考えられます。

ワークフローシステムを導入する際は、自社のニーズや優先課題の洗い出しを行うことは必要不可欠です。また、各システムが持つメリットを理解した上で、自社課題の解決策となり得るワークフローシステムを選びましょう。

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