販売管理システムとは？できること・機能一覧・メリット・導入のポイントを解説【2024年最新版】

「Excelでの販売管理に限界を感じている、ミスを減らして業務効率化したい」と考えている企業・店舗の方であれば、販売管理システム導入を検討するにあたって以下のようなことを知りたいはず。

・販売管理システムとは？
・販売管理システムを導入するメリットは？
・販売管理システムの導入形態は？

そこで本記事では、できること・機能・メリット・導入のポイントなど、検討する際に知っておきたい販売管理システムの概要を徹底解説！選定する際の前提となる販売管理システムの仕組み・導入形態も紹介していきます。

※販売管理システムの導入を検討している方は、システム幹事にご相談ください。予算や目的などをヒアリングした上で、御社に最適なサービスや、理想の販売管理システムを開発できるおすすめのシステム開発会社を選定します。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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販売管理システムとは

販売管理の目的は、自社商品・サービスの販売に関する「お金」の流れの管理。しかし、実際には「お金の流れ」以外に「モノ（商品）の流れ」も販売管理に含まれる場合がほとんどです。つまり、販売に関連する「見積もり作成・発行」「受注」「売上管理」「請求書発行」「入金管理」などの業務フローを一元管理し、効率化するソフトウェア / システムが販売管理システムです。具体的には「販売管理機能」「在庫管理機能」「仕入・購買管理機能」が統合されたシステムを「販売管理システム」と呼ぶ場合が一般的です。

できること・機能一覧

もちろん、業種・業態・企業個々のビジネスモデルに応じて業務内容・フローは異なるため、販売管理システムに求める機能も企業ごとに異なります。業界・業種特化型、在庫を持たないプロジェクトビジネス特化型など、機能の異なるさまざまなサービスが市場に存在するのはこのため。以下から、汎用型といわれる一般的な販売管理システムの機能・できることを簡単に紹介していきます。

見積もり機能

顧客の問い合わせ・依頼に応じて、簡単に見積書を作成できる機能です。顧客情報が登録された顧客マスター、原価・販売価格を含む商品情報が登録された商品マスターをもとに、強力な検索機能 / 帳票作成機能を併用しながら、効率よく見積書を作成可能。顧客情報に紐付いた見積書を、取引ごとに枝番管理するなども可能です。

受注機能

成立した商談をもとに、実在庫を引き当てていく機能です。見積書の内容および商談内容をもとに実在庫の販売価格を修正する、特記事項を記載していくなどが可能です。

発注・仕入機能

実在庫数に応じた商品の仕入れ・再発注を効率化する機能です。仕入先の情報が登録された仕入先マスター、商品マスターをもとに、見積もり機能と同じ要領で効率よく発注書を作成できます。再発注が必要な在庫数量を商品ごとに設定することで、アラートをメールで飛ばせる販売管理システムもあります。

出荷・出庫機能

受注情報をもとに、担当者向けの出荷指示書・ピッキングリストを出力する機能です。ハンディターミナルを併用することで「在庫」「予約」「販売済」などの在庫ステータスを管理できる販売管理システムもあります。

在庫管理機能

受注・在庫引き当て・出荷・発注・入庫といった、販売活動にともなう実在庫（モノ）の流れを管理できる機能です。セット管理、ロットナンバー管理など、業界・業種に応じた特殊な在庫管理機能を持つ販売管理システムも少なくありません。

売上管理機能

受注情報と連動して売上を管理する機能です。引き当てた実在庫のステータスに応じて売上を確定させ、関連する帳票類を出力します。

請求・入金機能

取引ごとの請求書発行、入金ステータスを管理する機能です。取引先ごとの条件に応じた入金予定日で管理することで、回収漏れなどを防ぐことが可能。未入金の取引にアラートを出すなどが可能な販売管理システムもあります。

分析・レポート機能

販売に関連するすべてのデータを加工し、分析・レポートで経営状態を可視化できる機能です。販売担当員や商品ごとに売上を時系列で比較したり、顧客ごとに売上額・販売数を分析できるため、マネジメント層が経営に必要なデータを可視化できます。グラフィカルに推移を把握できる、BI機能を搭載した販売管理システムも存在します。

仕組み

「お金の流れ」「モノ（商品）の流れ」を管理する販売管理システムには、多彩な機能が搭載されていることがおわかりでしょう。それでは、販売管理システムの多彩な機能は、どのような仕組みで実現されているのか。導入を検討する際の参考になるよう、以下から販売管理システムの仕組みを簡単に解説していきます。

マスターデータのリレーション

販売管理システムの仕組みを簡単にいえば「RDBMS（リレーショナルデータベース管理システム）」+「アプリケーション」です。業務フローを一元的に管理するには、販売に関するデータをデータベースで一元管理する必要があり、データを参照・加工して利用するにはアプリケーションが必要なのです。

具体的には、属性の異なるデータを蓄積する「マスターテーブル」を複数作成し、それぞれをリレーション（関連づける）させた「データベース」を用意します。

上図の例では、「商品マスター」「仕入先マスター」「顧客マスター」を「在庫管理マスター」にリレーションさせています。これにより、商品マスターの個別レコードと紐づけられた在庫を一覧表示できるようになります。

MySQLなどのリレーショナルデータベースの詳細は、下記記事をご参照ください。
関連記事：サーバ構築に欠かせないMySQLとは？サーバにおけるMySQLの役割・仕組み・基本を解説！

アプリケーションでデータを参照・加工

RDBMSはデータを複雑に関連付けて管理できる特徴がありますが、必要な情報にアクセス・活用するには、データベースを参照（検索）・加工できるアプリケーションが必要です。

上図の例のように、ユーザーインターフェースとなるアプリケーションをデータベースに接続し、スクリプト（検索条件・自動計算）を実行できるフィールド / ボタンを設置すれば「単品在庫」「商品情報」「仕入先」「顧客」を自由に連携させた販売管理システムができあがります。

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販売管理システムの導入メリット

ここまでで、販売管理システムの概要・できること・機能・仕組みを解説してきました。では、販売管理システムを導入することによってどのようなメリットが得られるのか？以下から簡単に紹介していきましょう。

一元管理によるデータの正確性

Excelや台帳による販売管理では「記載ミス」「転記ミス」などのヒューマンエラーが避けられませんが、データを一元管理する販売管理システムならデータの正確性を担保でき、結果的にミスのない業務遂行を実現できます。例えば、販売済みなのか・予約中なのかの、商品ステータス管理をしておけば、押さえていた商品を他のスタッフに販売されてしまうこともなくなります。在庫状況がリアルタイムに把握できる販売管理システムなら、在庫不足による機会損失も避けられます。

業務効率・生産性の向上

「お金の流れ」「モノ（商品）の流れ」を一元的に管理できる販売管理システムなら、部門を超えた共有が可能になるため、結果的に業務効率・生産性の向上が期待できます。例えば、スクリプトによる発注業務、ハンディターミナルを活用した入庫・出庫処理によって、販売関連業務を大幅に効率化可能。作業の属人化も防ぐことができ、いつ新任がついても、作業品質も保てます。

また、変更・追加されたデータは、全社的に共有・参照できるため、コミュニケーションにかかっていたコストも削減できます。販売管理システムではプラットフォーム上で各データを一元管理できるため、データをまとめたり、各部署に知らせる手間などを削減できます。効率化によって余裕のできたリソースを本業に割り振れば、大幅な生産性向上を実現できるでしょう。

リアルタイム分析による経営判断の迅速化

販売に関連するあらゆるデータを集約した販売管理システムは、さまざまな角度からのリアルタイムなデータ分析を可能にします。迅速な経営判断を下して、刻々と変化する市場環境に対応するためには、自社の経営状態を可視化する販売管理システムが有効です。

特に多店舗展開する企業にとっては、販売管理システムは必須といえます。各拠点の動向をリアルタイムで把握できるため、テコ入れ、設備投資などのリソース配分を判断しやすくなるからです。

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販売管理システムの導入形態

ここまでの解説で、販売管理システムの概要・仕組み・機能・導入のメリットが把握できたでしょう。それでは、自社に最適な販売管理システムを導入するには、どのような方法がベストなのか。以下から、大きく3つに分類できる導入形態、それぞれに適した企業・店舗の特徴を紹介していきましょう。

SaaS（Software as a Service）型

クラウド環境に構築された販売管理システム / アプリケーションを、インターネット経由で利用する導入形態です。初期費用が無料もしくは安価に設定され、月々の利用料金を支払う形になるSaaS型販売管理システムは、初期投資を抑えながら素早く導入できることが特徴。
業界・業種・ビジネスモデルに応じた機能を搭載するさまざまなサービスが存在し、ニーズに応じてチョイスできます。

一方、一部の例外を除き、自社の業務フローに合わせたカスタマイズが難しいなど、柔軟性に乏しいこともSaaS型の特徴。Excelや台帳での販売管理をシステム化したい、あるいは販売管理に関する業務フローが確立されていないなどの企業・店舗におすすめの導入形態です。

パッケージ型

パッケージソフトウェアとして販売されている、既存の販売管理システム / アプリケーションを購入して利用する導入形態です。パッケージの買い切りが基本となるため、継続的にソフトウェアの利用料を支払う必要はありません。自社業務フローに合わせたカスタマイズに、柔軟対応できる製品が多いこともパッケージ型の特徴です。

一方、インフラ環境を用意する必要のないSaaS型とは異なり、パッケージ型は自社サーバを構築する、もしくはクラウドを活用してインフラ環境を構築する必要があります。カスタマイズの度合いによっては高額なコストがかかる場合も。なるべく従来の業務フローを変更したくない、比較的規模の大きな企業・店舗におすすめの導入形態です。

パッケージ開発の詳細は、下記記事をご参照ください。
関連記事：パッケージ開発とは？メリット・デメリット、スクラッチ開発との違い・選び方のポイントを解説！

スクラッチ開発型

既存パッケージなどを利用せず、ゼロから販売管理システムを開発していく導入形態です。フレームワークやライブラリなどを利用することもありますが、事実上、どのようなニーズにも対応できる販売管理システムを自由に構築できるのが最大の特徴です。

その分、販売管理システムの導入形態のなかでは、もっとも高額なコストを必要とします。自社のビジネスモデル、業務フローの独自性が高く、既存のSaaSやパッケージでは対応できないという、大規模な企業・店舗におすすめの導入形態です。

スクラッチ開発の詳細は、下記記事をご参照ください。
関連記事：スクラッチ開発とは？知っておきたいシステム開発の基本・構築方法の違いや選び方を解説！

ノーコード・ローコードツール

既存のSaaSやパッケージでは自社業務への対応が難しい、しかしスクラッチ開発するほどの予算がないという企業・店舗の方であれば、ノーコード・ローコードツールを活用する方法もおすすめです。ノーコード・ローコードツールとは、ソースコードを書くことなく、マウスクリックやドラッグ＆ドロップでグラフィカルにアプリケーションを開発できるツールのこと。

例えば、Claris FileMakerや楽楽販売などは、リレーショナルデータベースを軸にニーズに応じたアプリケーションを簡単に開発できるノーコード・ローコードツールです。
業務を知り尽くした担当者が設計・開発することにより、自社に最適化された販売管理システムを低コストで導入できます。

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販売管理システム導入のポイント

自社に最適な販売管理システムを導入するには、どのような導入形態があるのかを把握したうえで、販売管理システムに求める自社のニーズ・条件を明確にしておくことがポイントです。

販売業務の棚卸・必要な機能の洗い出し

まずは、販売に関連する自社業務の内容・業務フローのどこに問題があるのか。効率化を妨げるボトルネックはなにか。問題点を洗い出し、あるべき理想の姿とのギャップを整理します。

ポイントになるのは、現状にとらわれることなく、本来はこうあるべきという理想の業務フローを設計すること。現状と理想のギャップが明確であればあるほど、販売管理システムに求められる「必要な機能」が明確になります。

業務の棚卸しで気を付けておきたいポイントは、自社の事業規模です。在庫管理する倉庫は複数なのか？本社・支社でシステムを統合したいのか？事業規模が大きくなるほど、販売管理システムに求められる要求も大きくなります。

業務にあわせて販売管理システムを最適化して選ぶ視点

市場には多種多様な販売管理システムが存在しますが、必ずしも自社ニーズを満たすサービスがあるとは限りません。サービスを比較するときの考え方のひとつとして、自社業務を変更することなくシステム化するため「販売管理システムの方を最適化する」という方向が挙げられます。具体的な方法としては下記があります。

・自社業務に最適化された販売管理システムをスクラッチ（ゼロから）開発する
・自社に近い特定業務対応型販売管理システムをカスタマイズして導入

スクラッチ開発はもちろん、パッケージカスタマイズでも費用は高額になる傾向です。しかし、業務手順が複雑、独自性が高い企業・店舗であれば有効な方法といえます。自社業務にマッチする、カスタマイズ性の高い販売管理システムを見極めていくことが重要です。

業務手順の独自性は高いがフロー自体はシンプルな企業・店舗であれば、プログラミングの知識がなくても販売管理システムを開発できる「ノーコードツール」を活用する方法もあります。

販売管理システムにあわせて業務を最適化する視点

販売管理システムの導入は必須だが、多くの予算をかけられないという企業・店舗であれば、自社業務にもっともマッチするクラウド型（SaaS）販売管理システムを選択し、システムにあわせて業務手順を変更・微調整していく方向になるでしょう。販売管理に特化したもの、汎用的に活用できるもの、気軽に導入できるERPなど、多種多様な販売管理システムから、自社ニーズを満たすサービスを比較検討しながら、絞り込んでいくことが重要になります。

システム化によってどのくらい業務を改善できるのか、導入・開発コストに見合った費用対効果が得られるのかなど、具体的な数値を根拠に見極めていくことも重要です。一般的には、「SaaS型」「パッケージ型」「スクラッチ開発」の順でコストは安いです。パッケージカスタマイズやスクラッチ開発のコストに見合った効果が期待できないのなら、SaaS型を導入して業務フローをシステムにあわせる方法も検討する必要があるでしょう。

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おすすめ販売管理システム

販売管理システムの比較ポイントを把握できたところで、おすすめの販売管理システムを紹介していきましょう。

Aladdin Office（アラジンオフィス）

※画像引用：Aladdin Office（アラジンオフィス）

「Aladdin Office（アラジンオフィス）」は、大阪市北区・東京都港区に本社を構えるシステム開発会社、株式会社アイルが開発・提供するパッケージ型販売管理・在庫管理システムです。
ファッション・食品・化粧品・医療・製造など、業務・業種別に最適化された特化型パッケージが複数用意され、オプションを組み合わせたイージーオーダーであらゆる業態に対応可能。中小・中堅企業を中心に、5,000社以上の企業が導入する実績も誇ります。

コアとなる販売管理・在庫管理以外にも、生産・輸入・プロジェクト管理機能が追加できるほか、店舗・ECを統合した「CROSS-OVERソリューション」も構築可能。オンプレミスでの設置はもちろん、テレワークを加速させるパブリッククラウドでの利用も可能です。倉庫管理システム・BIツールなど、外部システムとの柔軟な連携にも対応。高機能をそのまま、手軽に利用できるSaaS版「アラジンクラウドソリューション」もラインナップ。カスタマイズニーズにも対応可能です。

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Smile Works（スマイルワークス）

※画像引用：Smile Works

「Smile Works（スマイルワークス）」は、東京都千代田区に本社を構える、株式会社スマイルワークスが開発・提供するSaaS型ERPです。
販売管理・在庫管理機能を持つ「販売ワークス」、伝票仕訳・決算書作成機能を持つ「会計ワークス」、勤怠管理・給与計算機能を持つ「給与ワークス」が用意され、ニーズに応じて組み合わせることでバックオフィス業務を効率化可能。低価格で中小企業の業務効率化を実現できます。

基本となる販売ワークスは、計画・収支管理・予実対比・経費管理も含めたプロジェクト管理にも対応。電子帳簿保存法に対応するEDI機能（企業間取引で発生する契約書などを電子交換できる機能）を標準搭載するため、企業間の電子取引データをスムーズに管理できます。もちろん、相手先企業がSmile Worksを利用していなくてもEDI連携が可能。承認ワークフロー・複数倉庫管理などのオプションが充実していることもポイントです。

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フリーウェイ販売管理

※画像引用：フリーウェイ販売管理

「フリーウェイ販売管理」は、東京都中央区に本社を構えるクラウドベンダー、株式会社フリーウェイジャパンが開発・提供するSaaS型販売管理システムです。
売上伝票の入力、請求書の発行、入金伝票の入力などの販売管理に特化したシンプルなサービスであり、3名まで1,000伝票まで無料で使えることが特徴。10,000を超える累計ユーザーを誇るなど、実績も豊富です。

月額3,278円の有料版であれば、ユーザー数4名で利用でき、作成できる伝票数も無制限に拡張可能。見積作成・管理、在庫管理などの機能はありませんが、シンプルに販売管理・伝票作成だけしたい個人事業主・中小企業に最適です。
無料から使える「フリーウェイ経理」「フリーウェイ給与計算」「フリーウェイタイムレコーダー」なども用意され、バックオフィス業務を安価に効率化可能です。

おすすめの販売管理システムの詳細は、下記記事をご参照ください。
関連記事：販売管理システム11選比較｜ニーズごとのおすすめサービスや比較ポイントも解説！

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販売管理システムまとめ

販売管理システムの導入を検討している方に向け、本記事では、できること・機能・メリット・導入のポイントなど、検討する際に知っておきたい販売管理システムの概要を解説するとともに、販売管理システムの仕組み・導入形態も紹介してきました。

あらゆる営利企業の根幹となるのが「販売」であり、販売管理システムは企業に欠かせない重要な基幹システムです。一方で、業界・業種・ビジネスモデルに応じ、業務内容・業務フローが大きく異なるのも販売管理の特徴。導入形態ごとの特徴を把握し、自社にフィットした適切な販売管理システムを選定することが重要です。

※販売管理システムの導入を検討している方は、システム幹事にご相談ください。予算や目的などをヒアリングした上で、御社に最適なサービスや、理想の販売管理システムを開発できるおすすめのシステム開発会社を選定します。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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