在庫管理システムの導入メリットを解説｜デメリットを払拭するデータベースの仕組みとは？【2024年最新版】

在庫管理システム導入で得られる具体的なメリットはなにか？検討はしているものの導入に踏み切れない企業・店舗オーナーの方、上司・オーナーに導入をプッシュする材料を探している現場担当者の方なら知りたいはず。紙やExcelでも可能な在庫管理をシステム化するには、コストが必要というデメリットがあるからです。

しかし本当にそうでしょうか？たしかにコストがかかるのは事実ですが、紙・Excelを使った管理に限界を感じている企業・店舗なら、在庫管理システムの導入によってデメリットを大きく上回るメリットが得られます。

そこで本記事では、重要度の高い在庫管理業務にありがちな課題を解決する、在庫管理システムの導入メリット、デメリットを払拭する在庫管理システムの仕組みを徹底解説！最後までご覧いただければ、在庫管理システムのメリットを具体的にイメージできます。

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ビジネスの基本となる在庫管理の重要性

在庫管理とは、商品や原材料などの在庫数を、経営状態に応じた適正な数量に管理していくこと。業種・商材によって在庫管理の方法は若干異なりますが、商材を取り扱う企業・店舗にとって、在庫管理はビジネスの基本ともいえる重要な業務です。

なぜなら、企業・店舗にとって商材はイコール「流動性のある資産」だから。余剰在庫の状態になれば「現金化されていない資産が膨らむ」ため、経営が圧迫されてしまいます。逆に在庫数が需要を下回ってしまえばビジネスチャンスを逃すことになってしまうでしょう。

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在庫管理の課題

ただし、言葉で表現するほど簡単ではないのが在庫管理。特に、紙やExcelで在庫管理している企業・店舗であれば、ビジネスの成長に伴ってさまざまな課題が表面化してくるはずです。以下から、よくある課題の具体例をいくつか紹介していきます。

情物一致が困難

在庫管理の基本は、データ（情報）と商材（現物）を結びつける「情物一致」です。しかし、入庫・出庫を含めた現物確認、紙・Excelでのデータ管理では人の手が介在するため、どうしても人為的ミスが発生します。

たとえば、入庫している商材のデータ処理を忘れる、あるいは販売済で倉庫にない商材のデータ処理を忘れるなどはよくあること。あるはずの商材が倉庫にない、ないはずの商材が倉庫から出てくるなど、ムダな業務が発生する大きな要因です。

在庫の把握・共有が困難

資産である在庫を効率的に現金化するには、営業・販売スタッフが抱えるそれぞれの顧客に、商材をタイムリーに届けなければなりません。そのためには、最新の在庫状況を常に全スタッフが把握できるよう、情報共有できる仕組みが必要です。

しかし、デスクトップアプリケーションが基本のExcelはデータ共有を前提としていません。少人数であれば、Googleスプレッドシートを活用する方法もありますが、同時アクセス数・データ量が増えてくればトラブルが発生しないとも限りません。こうした状況を継続していたのでは、ビジネスの成長は望めないでしょう。

在庫のコントロールが困難

最新の在庫状況の共有・把握が困難だということは、適切な在庫量に管理するためのコントロールが難しいことを意味します。紙やExcelの管理は手軽ではあるものの、その反面として簡単にコピーできてしまう、オリジナルがどれなのかわからなくなるといった事態に陥りがち。紙やExcelの管理では、コントロールの前提となる在庫状況の正確な把握自体が難しいのです。

未来の需給予測が困難

適切に在庫管理していくためには、過去のデータから未来の需要を予測し、顧客へ適切に供給できる在庫数を確保する必要があります。しかし、検索・マクロが使えるとはいえ、Excelは表計算ソフトであるに過ぎません。抽出したデータをグラフで可視化するためには有効ですが、Excelでは過去のデータを分析して将来需要を予測することは困難です。

業務効率化・生産性向上が困難

ここまでに挙げた在庫管理業務の課題は、すべて「本来必要ではないムダな作業」が発生してしまう要因です。つまり、紙やExcelの在庫管理のまま、業務効率化・生産性向上していくことはほぼ不可能だといえるでしょう。これはビジネスの成長を大きく阻害する要因でもあります。

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在庫管理システムの導入メリット

紙やExcelでの在庫管理で生じがちな課題を、解消・改善するためのソリューションが在庫管理システムです。在庫管理システムとは、現物（商材）と紐付けられた商材データ（情報）をデータベースで一元管理し、関係者間で共有・活用するシステムのこと。

それでは、在庫管理システムを活用することによって、具体的にどのようなメリットが得られるのか、以下から簡単に解説していきましょう。

※在庫管理システムの基本をより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：在庫管理システムとは？種類・メリット・導入ポイント・おすすめのツールや開発会社を紹介！

リアルタイムでの在庫把握・共有を実現

在庫管理システムを導入する最大のメリットは、入庫から出庫まで、在庫・商材の一連の流れを関係者間でリアルタイムに共有できることです。

営業マンが外出先から簡単にアクセスできる在庫管理システムなら、会社に電話して在庫確認する必要はありません。リアルタイムに在庫状況を確認できれば、適切なタイミングでの追加発注が可能になるため容易に在庫量をコントロールできます。

精度の高い在庫管理を実現

バーコードを併用した在庫管理システムを活用することによって、人為的なミスを削減した精度の高い在庫管理を実現できるメリットが得られます。

人の介在をゼロにはできないためミスを完全になくすことは困難ですが、入出庫・検品時のルールを明確にすることによって、精度を大幅に高められることは確実。バーコードをスキャンするだけ、システムへのデータ入力も必要ないため、業務効率化による生産性向上も期待できます。

※在庫管理システムでのバーコード活用についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：在庫管理システムでのバーコード活用は必須なのか？メリット・デメリットや活用場面・使い方を解説

データ分析によるキャッシュフローの最適化

在庫の流れを含めた過去のデータをさまざまな角度から検索・分析できる在庫管理システムは、企業・店舗のキャッシュフローを最適化できるメリットがあります。

長中期的な傾向に加え、季節要因なども加味した多角的な分析が可能になれば、高い精度で未来の需給も予測できます。ビジネスチャンスを逃さず、過剰在庫も避けられれば、売上を最大化しながらキャッシュフローを最適化できるでしょう。

※在庫管理システムの機能についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：在庫管理システムの機能一覧｜知っておきたい在庫管理業務と機能の関係を解説！

業務標準化による効率化・生産性向上

管理業務を標準化する効果の得られる在庫管理システムは、活用するだけでも業務効率化・生産性向上を実現できるメリットがあります。

紙やExcelでの在庫管理で起こりがちなのが「スタッフによって業務手順が異なる」「特定の業務が属人化しやすい」こと。業務手順が異なれば結果としての品質にもバラツキが生じます。属人化が進めば、スタッフの退職時に業務がストップしてしまうこともあるでしょう。在庫管理システムによって業務を標準化しておけば、こうしたリスクはなくなります。

トータルコストの削減効果

在庫管理システム導入による業務標準化・省力化は、業務効率化によるトータルコストの削減に大きく寄与するメリットがあります。余裕の出たリソースをコア業務に振り向ければ、キャッシュフローの最適化と相まって生産性向上・利益拡大という相乗効果も得られます。

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在庫管理システム導入にデメリットはある？

一方、在庫管理システム導入のデメリットとしてよく挙げられるものに、以下の2点があります。

・在庫管理システム導入・開発に初期費用・ランニングコストが必要
・導入した在庫管理システムの定着・活用に時間がかかる

しかし、これは在庫管理システムを導入する際の課題ではあっても、決してデメリットとはいえません。在庫管理システム導入による業務効率化・生産性向上による効果は、投資コストを大きく上回るからです。

定着・活用に時間がかかる課題を解決しさえすれば、在庫管理システムの導入にデメリットはありません。では、導入課題をどのように解決すべきなのでしょうか？

在庫管理システム導入の目的・ゴールの明確化

取り扱う商材・業種に応じて適切な在庫管理のあり方は変化します。つまり、定着・活用しやすい自社に最適な在庫管理システムを導入・開発するためにも、目的・ゴールを明確にしておくことが重要です。

そのためには、在庫管理における現在の業務課題（As-Is）および、理想とする形（To-Be）を明らかにし、ギャップを埋めるにはどのような機能が必要なのかを精査する必要があります。これこそがもっとも重要な「業務設計」であり、適切な在庫管理システムを選定する、あるいは開発うえでのカギとなります。

在庫管理システム導入・定着への強いリーダーシップ

在庫管理システムの導入・定着を阻むもっとも大きな要因は、慣れ親しんだ業務手順を変えたくない抵抗勢力の存在です。関係するスタッフすべての活用・共有が前提となる在庫管理システムでは、マニュアルの整備以前に抵抗勢力を従わせる強いリーダーシップが必要不可欠。

ただし、現場の意見を無視する形で導入・定着を進めても意味がありません。関係するスタッフ全員で活用・共有してこそ、在庫管理システムのメリットを最大化できるからです。もっとも活用する機会の多い現場の声を拾いながら、なおかつ現場の都合に流されないよう、リーダーには絶妙なバランス感覚が求められます。

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在庫管理システムの導入デメリットを払拭するデータベースの仕組み

在庫管理システムのメリットを理解してもらい、導入・定着を促進させるためには、システム化によっていかに業務が簡単になるのか、業務効率化・生産性向上を実現する仕組みを理解することが早道。そこで以下からは、意外に紹介されることのない、在庫管理システムのコアとなるデータベースの仕組みを簡単に解説していきます。

在庫管理システム = データベース + アプリケーション

在庫管理システムは、在庫データを追加・保管・管理・削除するためのデータベースと、データベースに在庫データの追加・削除・活用を指示するためのアプリケーションで構成されています。

ユーザーが操作するアプリケーションがWebブラウザになる場合、専用のクライアントアプリになる場合がありますが、クラウド型であってもオンプレミス型であっても、データベース + アプリケーションという在庫管理システムの基本は同じです。

Excelに近い？データベースの基本

在庫管理システムの仕組みを理解するうえで、意外とつまづいてしまいやすいのがデータベースの存在。しかし、普段使い慣れているExcelに置き換えてみれば、データベースの基本を理解することはそれほど難しくありません。簡単な図で解説してみましょう。

データベースで使われる専門用語をExcelに置き換えると、それぞれ「テーブル（シート）」「フィールド（セル）」「カラム（行）」「レコード（列）」となり、入力されたデータを効率よく管理する機能を持つデータベースを「DBMS（データベース管理システム）」と呼びます。「MySQL」「PostgreSQL」「Oracle」などが代表的なDBMSです。

DBMSの仕組みは「リレーション」

ただし、DBMSだけではExcelのように簡単にデータを見ることも編集することもできません。この役割を担うのが在庫管理アプリケーションです。具体的には、「テーブル（シート）」ごとの管理画面を作成し、画面上に「カラム（行）」を配置していきます。

上図は「製品マスター」の管理画面ですが、詳細情報を網羅できるよう「1製品（レコード）を1つの画面に表示」するレイアウトを採用しています。検索モードで目的の製品を表示させることも簡単。登録してあるレコードをリスト表示させるレイアウトを作成し、用途に応じて切り替えることも可能です。

在庫管理システムの導入メリットが大きい秘密は、DBMSの特徴である「リレーション」を活用していること。たとえば、先ほどの製品マスター管理画面には、紐付けられた製品の実在庫がリスト表示されていることがわかります。これは、「製品マスターテーブル」と「在庫管理マスターテーブル」がリレーションされているからです。

リレーションとは、テーブル内の特定のフィールドをキーにして、紐づいているテーブルの情報を参照するための仕組み。たとえば、製品マスターの「製品ID」をキーにして実在庫データを表示させる、「メーカーID」をキーにして仕入先データを表示させるなどが可能です。

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まとめ：最適化された在庫管理システムを導入するには

本記事では、重要度の高い在庫管理業務にありがちな課題を解決する、在庫管理システムの導入メリット、デメリットを払拭する在庫管理システムの仕組みを解説してきました。

在庫管理システムはビジネスの根幹を成す重要な基幹システムです。適切なシステムを導入することにより、業務効率化だけではない、ビジネスを大きく飛躍させる原動力にもなるでしょう。

ただし、在庫管理業務のあり方は企業によって変化することも事実。顧客データと連動させた購買履歴機能を持たせるなど、企業によって在庫管理システムに求めるものも異なります。安易に既存サービスを選択するのではなく、自社ニーズをしっかりと理解してくれるシステム開発会社に相談してみることがおすすめです。

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