勤怠管理システムの自作方法・作り方の手順も解説【2024年最新版】

従業員が増えて勤怠情報の管理が難しくなったり、テレワーク導入でタイムカードが押せなくなったりして、勤怠管理を見直す機会が増えています。

働き方改革の時間外労働の上限規制により、月45時間、年360時間以上の残業は超えられなくなりました。上限時間を超えた場合は、罰則（6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金）が科せられる恐れがあるため、注意しなければいけません。

この記事をお読みの方も、勤怠管理方法の見直しを考えていることでしょう。今回は、勤怠管理システムを自作する方法について解説します。この記事を読めば、自社に最適な開発方法が分かるようになるため、参考にしてみてください。

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勤怠管理システムとは

画像引用：desknet’s NEOオフィシャルサイト

勤怠管理システムとは、従業員の労働時間（出社時刻・退社時刻・休憩時間）を管理するためのシステムです。

1. 従業員の労働時間や遅刻・早退・休憩・欠勤を把握する
2. 労働基準法の遵守する

上記の2点を目的として導入されます。

勤怠管理システムはクラウド型（インターネット上にサーバーを構築して運用する方法）が販売されていますが、セキュリティ対策の観点からオンプレミス型（サーバー内にシステムを構築し自社で運用する方法）を選ぶ企業も依然として多いです。

また、タイムレコーダーから勤怠管理システムへと移り変わってきて、ICカードや顔認証を活用したものなど新しいサービスが登場しています。

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勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムの機能は、従業員向けと人事担当者向けに分類できます。

社員の労働時間を把握し、正確に給与計算するには出退勤時の打刻機能が必須です。打刻機能が搭載された勤怠管理システムを導入すれば、残業日数や労働時間などの項目が自動的に集計・出力でき、業務の効率化や人為的ミスの削減につながります。

また2019年の労働基準法改正により、労働時間や休暇の管理が厳密となり、人事担当者にはより正確な勤怠管理が求められています。上表の機能をもつ勤怠管理システムは、従業員が多い場合でも作業工程を増やすことなく、正確な労働時間の管理が実現可能です。

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勤怠管理システムを自作する方法

勤怠管理システムを作る方法には、以下の2種類があります。

1. Excel
2. システム開発

Excel

Excelには入力・集計に役立つ関数（条件を指定するIF関数や合計するSUM関数など）が用意されています。このような関数やマクロの知識を持っていれば、自社オリジナルの勤怠管理システムが作れます。

さらに、PCにExcelがインストールされていれば導入コストがかかりません。また、Excel利用者をは多いため、操作方法を教える手間も最小限に抑えられます。

補足：テンプレートを使用すると便利

（出典元：bizoceanオフィシャルサイト）

Excelによる勤怠管理システム作りを効率化したい場合はテンプレートを使用してみてください。日本最大級のビジネステンプレートサイト「ビジネス情報サイトbizocean」であれば、豊富なテンプレートが用意されています。

テンプレートを使用すれば簡単に勤怠管理システムを作成できます。しかし、丸め処理（打刻時間の切り上げや切り下げ）がされているものや、残業時間が集計ができないものなどテンプレートはさまざまです。

適切に運営していくためにも、自社に見合ったテンプレートを選ぶようにしましょう。

システム開発

（出典元：desknet’s NEOオフィシャルサイト）

勤怠管理システムはプログラミングのスキルがあれば自社で開発することもできます。「java」「C#」「ruby」「python」などのプログラミング言語が活用できます。YouTube動画では、さまざまな勤怠管理システムの作り方が紹介されているため、参考にしてみてください。

また、ローコード／ノーコード（プログラミング言語を使用せずにアプリが開発できるツール）で勤怠管理システムを開発する方法もあります。Microsoftユーザーの方は「Microsoft Power Apps」、プログラミング知識がない方は直感的な操作でシステム開発ができる「Canbus」や「desknet’s NEO」がおすすめです。

関連記事：システム開発の主要言語を解説！業務アプリケーションによく使われている言語は？

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勤怠管理システムを自作する手順

Excelやプログラミングを活用して勤怠管理システムを作る場合、大枠となる開発の手順は同じです。ここでは、勤怠管理システムを自作する手順をご紹介します。

1.データ項目を考える

最初にシステムで管理するデータ項目を考えましょう。タイムカードを使用している場合は、タイムカードの項目をまとめるだけです。

【データ項目】

①部署名、②従業員番号、③従業員名、④出社時間、⑤退社時間、⑥遅刻日数、⑦早退日数、⑧欠勤日数、⑨有休日数、⑩深夜残業、⑪休日労働、各項目の集計値

2.システム構造を考える

「外出」「出張」「社外常駐」「早朝勤務」など複雑な勤務体系がある場合は、全てのパターンに対応しなければいけません。これらが抜け落ちないように自社の勤務体系を考えていきましょう。ツリー形式で勤務体型を整理していくとシステム構造がまとまりやすいです。

3.他システムと連携する必要性を考える

給与システムや人事評価システムと連携する場合は、データ項目が過不足なく網羅されるように注意しなければいけません。

各システムの同じ項目に異なる数値が入力されているとエラーが起きます。

例えば、給与システムと勤怠管理システムの出社時間に異なる数字が入るとエラーが発生します。このようなトラブルを回避するために、どのようなシステムと連携させて、システムの各項目を入力・管理していくか決めておきましょう。Excelを他システムと連携する場合は、項目を合わせてエクスポートできるようにしておきましょう。

4.就労環境に合わせた打刻方法を考える

テレワーク導入を見据えている方は、打刻方法を見直す必要があります。タイムカードのような打刻機は使用できません。テレワーク時の勤怠管理方法としては、以下が採用されています。

・Eメールや電話での報告

・勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを使用すれば、インターネットに繋ぐだけで打刻できます。また、PCの操作履歴で稼働状況が把握できるなどのメリットが得られます。

5.システムを設計する

残業時間や有休休暇の条件は、法改正で取り扱い方が変わる恐れがあります。このような法改正に迅速に対応できるようなシステムを設計していきましょう。法改正時にシステム開発会社に修正を依頼できるように、維持費が予算内に収まるシステム設計を検討してください。

6.システムを開発する

勤怠管理システムの設計通りに開発していきます。

自社で勤怠管理システムを作ると業務に見合うものが作れます。その都度、機能を追加したり、仕様変更したり柔軟に対応できることが魅力です。社内で完結することで、社内エンジニアの育成にも繋げられるでしょう。

しかし、自作は開発に時間がかかります。ノウハウや技術が不足している状態では、自社の運用にあった品質の勤怠管理システムは作れません。また、労働基準法の改正があった場合は法令順守のためにシステムを再構築する必要があります。

成功事例

（出典元：AI・Flat株式会社オフィシャルサイト）

AJ・Flat株式会社は、社内外で勤務する従業員の勤怠管理を自社開発のシステムで行っています。自社開発することで、従業員が増えてもシステム利用料の課金をする必要がありません。また、業務フローに見合う機能の追加などがいつでも行える体制を築き、内製化によるコスト削減に成功しています。

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勤怠管理システムを自作するメリット

勤怠管理システムを自作するメリットは、主に下記のとおりです。

• 柔軟なカスタマイズが可能
• 開発費用が削減できる

自作の勤怠管理システムは、企業独自のルールにあわせてカスタマイズが可能で、複数の勤務体系に柔軟に対応できます。

例えば異なる就業形態や勤務ルール、週ごとで変動する勤務パターンに応じたカスタマイズや、それぞれの勤務体系に基づく自動計算も実現可能です。

また勤怠管理システムを自作できれば、開発の外注費が削減でき、コスト削減につながります。自社要件にあわせたカスタマイズも追加費用が発生せず、バグ修正やセキュリティのアップデートも自社内で効率的に行なえます。

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勤怠管理システムを自作するデメリット

勤怠管理システムを自作する際は、以下のデメリットを理解しておく必要があります。

• 法改正の対応コストがかかる
• 不正・改ざん対策が必要になる
• メンテナンスが属人化する可能性がある

労働法や労働基準法は頻繁に改正されるため、勤怠管理システムを運用する際は法改正に敏感であることが求められます。法改正が行われたら、速やかにシステムを改修しなければなりません。

また勤怠管理システムをエクセルで自作した場合は、不正や改ざんへの対策が必要です。エクセルによる自作は誰でも簡単にできる一方で、不正な編集が容易に行えるデメリットもあります。

さらに自作システムでは、メンテナンスが属人化する可能性もあります。

システム開発にはプログラミングスキルが求められるため、トラブル対応やメンテナンス作業が開発担当者に偏りやすいです。人材の異動や退職に備えて社員教育を行い、属人化を防ぐ対策が必要になります。

関連記事：勤怠管理システムとは？主要な機能・メリット・デメリット・導入のポイントを解説！

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勤怠管理システムを自作する際の5つのポイント

勤怠管理システムの自作を成功させるには、以下の5つのポイントが重要になります。

• 導入目的を明確にする
• 規模に応じたシステムを導入する
• 人事担当者の意見を反映する
• 成功事例を参考にする
• 補助金を活用する

1.導入目的を明確にする

勤怠管理システムを自作する際は、まず導入目的を明確にしましょう。

最優先にすべき目的を明確にしておけば、優先度を決めて計画的に開発が進められ、優先順位の高い機能が盛り込まれた高品質なシステムが自作できます。

導入目的を決めず全ての機能を盛り込もうとすると、開発期間が長引いたり、予算がオーバーしたりする可能性があります。勤怠管理システムを自作する際は、不要な機能を盛り込まないよう、初めに導入の目的を決めておくのが重要です。

2.規模に応じたシステムを自作する

勤怠管理システムの開発費用は、打刻する従業員の人数に応じて変わります。

例えば従業員数が500名以上の企業だと、オンプレミス型の勤怠システムを自作したり、システム開発会社へフルオーダーしたりした方が安く済む場合があります。

また10名以下の小規模事業者であれば、タイムカードやエクセルで事足りる場合が多いです。勤怠管理システムを自作する際は、企業規模を考慮に入れた上で取り組みましょう。

3.人事担当者の意見を反映する

勤怠管理システムを自作する際は、必ず人事担当者の意見を反映してください。システムの目的を明確に定めて、予算内で規模に見合うシステムを導入すれば良いわけではありません。

システムを利用する人事担当者や従業員が操作できなければ、操作方法に関する教育が新たに発生します。教育コストを抑えるためにも、人事担当者の意見を聞きながら開発しましょう。

4.成功事例を参考にする

自作で勤怠管理システムを完成させるには、他企業の成功事例を参考にするのもおすすめです。

同じ業態・規模の会社での成功事例は、導入目的や必要な機能、運用方法の参考になります。勤怠管理システムを自作した企業のホームページや、インターネット上の口コミなどを参考にすると良いです。

また「勤怠管理システム　開発事例」「勤怠管理システム　導入事例」といったキーワードで検索したり、開発会社の公式サイトで導入事例を参考にしたりするのも良いアプローチです。

5.補助金を活用する

勤怠管理システムの開発では、補助金制度の活用でコストが抑えられます。ものづくり補助金やIT導入補助金といった各種制度を確認し、条件や制約を踏まえて利用を検討しましょう。

ちなみに補助金制度の詳細や手続き方法は、国や地方自治体、経済産業省などのホームページで確認できます。

システム開発の補助金について詳しく知りたい方は「システム・アプリ開発の補助金はどれを選ぶ？採択率50％を突破する秘訣！」を参考にしてください。

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勤怠管理システムの自作時に注意すべき3つのこと

勤怠管理システムを自作する際は、以下3つのことに注意しましょう。

1. 法改正には迅速に対処する
2. メンテナンスに属人化の恐れがある
3. Excelでの管理は不正が出やすい

法改正には迅速に対処する

労働関連で法改正があった場合は、変更内容を勤怠管理システムに反映させましょう。対応が遅れると法改正前の勤怠管理方法で処理してしまい、法律違反になる恐れがあります。

例として2019年には、労働基準法だけでなく労働安全衛生法も改正されました。勤怠管理の対象が、管理監督者やみなし労働時間制の従業員にまで拡大しています。

もし「管理労働者に時間外の上限はない」と勤怠管理していないと法律違反となり、厚生労働省から摘発を受けてしまいます。

労働関連の法改正情報を随時把握しておき、勤怠管理システムに反映できるようにしましょう。

メンテナンスに属人化の恐れがある

勤怠管理システムを自作した場合、開発した本人以外に運用やメンテナンスができず属人化する恐れがあります。

開発者が別業務の担当や他部署に異動したり、退職したりすることが要因です。

もし開発者以外で勤怠管理システムに精通した社員がいなければ、運用やメンテナンスができません。法改正があった際のシステム変更も行えず、活用できない勤怠管理システムになる恐れもあります。

属人化のリスクも考慮し、勤怠管理システムを開発者以外も問題なく使える体制を整えておきましょう。

Excelでの管理は不正が出やすい

勤怠管理をExcelで行うのは、不正が出やすくおすすめしません。従業員が自己申告で出退勤を入力するため、容易に不正申告ができてしまうためです。

従業員が出退勤や残業時間などの記録を自由に変更できるため、データ改竄による水増しが起きる恐れがあります。データの改竄は労働基準法違反となるため、従業員の解雇も検討しなければいけません。

不正防止のためにも、Excelでの勤怠管理は避けましょう。

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勤怠管理システムを業者依頼する方法

勤怠管理システムを業者依頼する方法は、主に「パッケージシステム導入」「オーダーメイド」が挙げられます。

パッケージシステム導入

（出典元：KING OF TIMEオフィシャルサイト）

パッケージシステムは、さまざまな会社が利用できるように基本機能が用意されています。また、最短翌日からシステムが利用できるため、すぐに勤怠管理システムを利用したい方におすすめです。さらに、法改正への対応はシステム会社が担当してくれるため、常に最新のシステムが利用できます。

しかし、自社特有の就業規則が設けられている場合は、パッケージ製品で全ての業務を効率化できない恐れがあります。カスタマイズに対応してもらえることもありますが、カスタマイズ可能な範囲は事前に確認しておきましょう。基本的にはサービス提供範囲内で製薬を受けてしまうことになります。また、セキュリティの観点からオンプレミス型（自社サーバー上で運用すること）を希望したい方には向いていません。

おすすめのパッケージ製品

パッケージシステムについて詳しく知りたい方は「【労務担当必読】勤怠管理システム比較10選｜比較すべきポイントも解説」を参考にしてください。

オーダーメイド

システム開発会社に依頼すれば、どのような要望でも形にしてもらえます。また、保守費用は支払わなければいけませんが、開発費用は1度だけの支払いで済むことが魅力です。

システムの減価償却年数と長期的な視野で見れば、パッケージ製品よりコストが安くなる場合もあります。さらに、オンプレミス型のシステムを構築してもらえば、セキュリティ対策を強化できるでしょう。

しかし、初期費用を用意しなければいけません。また、自社が抱える課題や要望を丁寧にヒアリングしてくれて、牽引してくれるシステム開発会社を選ぶ必要があります。

おすすめのシステム開発会社

おすすめのシステム開発会社について詳しく知りたい方は「勤怠管理システムの開発に強い開発会社9選！」を参考にしてください。

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【まとめ】勤怠管理システム開発を自作するか悩んだら相談しよう！

Excelやプログラミングを活用すれば、自分で勤怠管理システムを作れます。近頃は、ローコードやノーコードと呼ばれるプログラミング知識が不要で簡単にシステム開発ができるツールが登場しているのでチェックしてみてください。このように、勤怠管理システムを自作する方法はさまざまです。

しかし、テレワーク導入など就業環境が変化をしてきており、従来通りの方法による勤怠管理が難しくなってきています。PC電源の情報や顔認証の打刻などを検討していく必要があります。そのため、自社に見合った方法を選びましょう。

勤怠管理システムを自作すべきか？業者に依頼すべきか？そのような悩みを抱えた方は「システム幹事」までお気軽にご相談ください。

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