予約システム導入のメリットとデメリットとは？選び方のポイントも紹介【2024年最新版】

「業務効率化のために予約システムを導入したい。しかし、導入を踏み切る決め手がない」そんな企業・店舗担当者の方は、具体的なメリットや導入方法がわからず、以下のような疑問を抱えていることでしょう。

・予約システム導入のメリットは？デメリットはある？
・予約システムはどのようなシーンで活用できる？
・予約システムのツールはどれを選べばいいの？

今回は予約システムを導入するメリットとデメリットについて詳しく紹介します。予約システムの導入方法やコスト、導入する際に注意すべき点も確認しましょう。

この記事を読めば、自社が予約システムを導入すべきかがわかります。導入する場合は、今回説明する予約システムの選び方や気をつけるポイントを参考に、ご自分のビジネスに最適な予約システムを採用しましょう。

※自社に合う予約システムを探している方は、システム幹事にご相談ください。専任のコンサルタントがあなたのご要望をヒアリングし、最適なツール・開発会社をご紹介します。

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予約システムとは？

画像引用：インターネット予約システム「i-honex」　体験デモサイト　

予約システムとは、企業・店舗が行うサービスへの予約の受付や管理をシステム化したもの。予約客がWeb上の予約フォームに必要な項目を入力すると、予約受付が完了します。時間、場所、人数、サービス内容など、入力した予約情報・顧客情報はデータベースで管理されます。

予約システムを導入すれば、予約に関する業務負担が軽減され、業務の効率化が実現できるでしょう。近年は多くの企業で採用されており、飲食店や美容院、医療機関、塾、セミナーなど、幅広い分野で利用されています。

予約システムの機能

予約システムに搭載されている基本的な機能は以下の通りです。

予約管理機能	・24時間365日、システム上で予約受付 ・予約情報をリアルタイムに管理する ・管理画面では、顧客の来店時間や空き時間を把握できる ・キャンセル待ち対応が可能なシステムも
顧客管理機能	・予約時に入力された顧客の個人情報、来店履歴などを管理
メール送信機能	・予約確認、リマインド通知など、メールを自動送信する
顧客分析機能	・予約時の顧客データから、自社のニーズを分析する ・顧客の年代、性別、リピート率などを調査し、ターゲットがわかる

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予約システムを導入するメリット

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予約業務を効率化できる

予約システムを導入すれば、システムが受付対応や情報管理を行います。システムによっては、予約確認やリマインド通知（再確認のメール）のためのメールの自動送信やプッシュ通知（アプリでお知らせを自動送信すること）も可能です。予約に関する業務負担が減ることで業務を効率化でき、その分、他の業務を行うことができるでしょう。

電話やメールなど、すべての予約の受付対応・情報管理をすることは非常に負担がかかる業務です。予約やキャンセルの度に予約状況をチェックして情報更新したり、業務を中断して予約対応したりしなければなりません。忙しい時間帯で電話に出られないことや、電話対応するために来店中のお客様を待たせることもあるでしょう。接客がおろそかになれば顧客が離れる原因にもなります。

人為的ミスを防げる

予約システムを導入すれば、お客様自身がネット予約を行います。店側の予約受付時の聞き間違いや予約漏れの回避が可能です。

さらにネット予約以外に電話などで予約を受ける際も、予約システムの管理画面で予約状況の一覧が確認できます。予約情報が一つにまとめられるため、受付担当者が予約状況を把握しやすく、予約状況の見間違いなどの人為的ミスを減らせるでしょう。

予約件数が増えて管理が大変になったり、忙しい時間帯に予約受付したりすると、人為的ミスが発生しやすくなります。ダブルブッキングや予約漏れ、入力ミスによる予約時間の間違いなどです。きちんと予約ができていなければ、客側は不快に思うでしょう。

電話予約以外の流入経路となる

ネット予約ができることで、電話を不便に感じる人やストレスに感じる人の悩みが解消され、予約しやすくなります。顧客満足度の向上や予約の取りこぼし防止につながります。
お客様側には、電話予約を面倒、苦手と感じる人もいるでしょう。電話だと時間がかかる、営業時間内に電話できない、電話や会話が苦手、電話口で個人情報を言いたくない、などのケースです。

また店側も業務が忙しい時間で電話に出られないことや、電話中のため、かかってきた電話を受け取れないこともあるでしょう。電話が通じないと、利用客は他のお店に流れる恐れがあります。

データの蓄積・分析ができる

予約システムでは、名前、メールアドレス、電話番号など、予約時に入力した顧客情報を管理・蓄積できます。顧客ごとに来店する時間帯や好みのサービス内容などの分析が可能です。来店後に興味を引きそうなメール配信やクーポン配布をすることで、再度アプローチできます。
リピート化やCRM（顧客に合わせてアプローチを行い、自社のファンになってもらうこと）に活用できるでしょう。

さらに予約情報は、自社のニーズの分析にも役立ちます。サービスを利用する顧客の年齢層、性別、地域など、データを基にターゲットを知ることができます。今後のサービス改善や事業発展のヒントに役立つでしょう。

24時間365日予約可能になる

予約システムの導入によりメリットがあるのは、店側だけではなくお客様側にもあります。
スマートフォンやパソコンから24時間365日いつでも予約ができる点です。

お客様側は店の営業時間を気にせずに、自分の都合の良いタイミングで予約ができ、手軽に時間をかけずに予約できるでしょう。1度予約した顧客であれば、前回のデータが記憶されており、個人情報入力の手間を省略できるため、さらに便利に予約できます。

店側も営業時間外など、電話対応できない時間帯に予約を受け付けることができます。営業時間内に電話できない予約客の取りこぼしが防げるため、予約数が増える可能性があります。

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予約システム導入のデメリット・注意点

初期費用や利用料金がかかる

予約システムの導入方法は3種類あり、特徴・導入方法ごとにかかる初期費用は以下の通りです。

導入方法	導入コスト	特徴
ツール導入	無料～ 数万円	・パッケージ化されたツールを導入する方法 ・予約システムを手軽に導入したい人向き ・カスタマイズはほとんどできない ・開発期間：短い、数日程度 ・導入コスト以外に利用料金も必要
ツールベース 開発	10万円～ 100万円程度	・既存ツールをカスタマイズすることで自社の要望に近づける ・カスタマイズした予約システムが欲しい人向き ・開発期間：やや短い、数カ月
スクラッチ開発 （オリジナル）	30万円〜 1,000万円以上	・1から自社向けに予約システムを開発する方法 ・機能やデザインなど細かくカスタマイズできる ・開発期間：長い、1年以上かかることもある

ツール（パッケージ）を導入した場合は、さらに月額や年額で利用料金がかかり、相場は月額5,000〜20,000円程です。利用料金に応じてプランが設定してあり、予約数の上限や使用できる機能が変わります。
導入する場合は、今後、何年間も使い続けることを想定し、機能や上限数をよく検討した上で、プランを決めることが大切です。

予約システムの導入や利用にはコストがかかりますが、従業員の予約受付業務の負担軽減や受付の人件費の削減につながります。得られるメリットも大きいです。

予約システムの種類、料金相場について詳しくは、以下の記事をご覧ください。

関連記事：予約システムの料金相場とメリット、自社に合うシステムの見つけ方【チェックシート付き】

慣れるまで操作に時間がかかる

予約システムを活用するには、パソコンで予約状況の確認や入力を行う必要があります。導入してからしばらくは、作業に時間がかかったり手間に感じたりする人もいるでしょう。システムを複数人で扱う場合は、従業員の社内教育も必要になるかもしれません。

しかし業務効率が下がるのは一時的な問題です。操作に慣れれば、今まで行ってきた予約業務の負担が軽くなるでしょう。

また、せっかくシステムを導入するからと何でも機能を搭載させると、使いこなせず無駄な浪費に終わる可能性があります。運営するにあたり必要最低限の機能は何か検討し、高機能すぎるシステムを採用しないことが大切です。

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予約システムの主な利用シーン

予約システムがよく利用されるシーンを紹介します。自社のサービス内容と近い業種を参考に、予約システムを導入したときをイメージしてみましょう。

飲食店

画像引用：焼肉きんぐ

飲食店予約では、来店日時と予約客の人数を把握しなければならず、店内のテーブルごとの座席数やレイアウトを考慮しながらの予約管理が必要。予約システムを導入することで、テーブルレイアウトに沿った予約管理が可能になります。他のグルメサイトと連携することで予約情報を一元化でき、ダブルブッキングを防げます。

空席状況がすぐにわかるので、予約をしていない当日客への案内もスムーズです。予約数に応じて、食材の調達、仕込み、シフトの調整ができるでしょう。

予約時に、コース内容、アレルギー対応、記念日などを記載してもらうことでサービス対応もしやすくなります。アレルギーや記念日などの情報を引き継げば、次回以降の来店で活かすことができ、顧客の信頼度も上がるでしょう。

予約時に予約客が入力する情報	・氏名 ・メールアドレス ・希望日時 ・人数（大人 / 子供） ・予約したいコース ・アレルギーの有無、記念日など
予約当日までのフォロー	キャンセル料発生日時の通知、 予約確認メール、リマインドメール
来店後のアクション	キャンペーンのお知らせ、割引クーポン配布、 誕生日特典などでリピート化

美容室

画像引用：KINGDOM青山店 予約ページ

美容室の予約では、来店日時、指名スタッフ、施術コースの情報が必要です。予約システムでは各スタッフのシフト、施術コースごとにかかる時間、空き状況を管理しています。

予約客が入力した情報を基に、予約可能な受付枠が予約画面上に自動作成されます。予約客は提示された時間枠の中から、好きな時間に予約できる仕組みです。

予約時に予約客が入力する情報	・氏名 ・メールアドレス ・美容師の指名 ・施術コース ・希望日時 ・生年月日など
予約当日までのフォロー	予約確認メール、リマインドメール
来店後のアクション	フォローメール 誕生日特典などでリピート化

宿泊系（旅館・ホテル・キャンプ場・コテージなど）

画像引用：ホテルユニバーサルポート宿泊予約

宿泊予約では、宿泊日時、人数だけではなく、お客様の希望するさまざまな項目を把握する必要があります。予約システムを利用すると聞き漏れや聞き間違いを防ぐことができ、個人情報や予約情報も管理しやすくなります。他の宿泊サイトと連携できれば、予約情報を一元化できるため、ダブルブッキングの防止になるでしょう。

予約時に予約客が入力する情報	・氏名 ・メールアドレス ・宿泊日 ・人数（大人 / 子供の人数） ・和室 / 洋室 / ベッドのタイプなど部屋のスタイル ・禁煙 / 喫煙 ・チェックイン時間 ・アクセス方法 ・食事の有り無し ・決済方法 ・生年月日など
予約当日までのフォロー	キャンセル料発生日時の通知、 予約確認メール、リマインドメール
来店後のアクション	フォローメール 新しい宿泊プランのお知らせやメルマガ配信

セミナー系

画像引用：税理士法人アークマネージメント　セミナー申し込みフォーム

オンラインセミナーの開講が増えている近年は、予約システムの必要性が高まっています。

大勢の人が参加するセミナーでは、受付時の混雑緩和を図ることが非常に重要です。当日の受付で参加者に必要な情報を記入してもらうと、定刻通りにスタートできない可能性もあります。

予約システムで参加者の情報を事前に収集したり、クレジットカード決済で参加費を集めたりすることは、業務負担の軽減になります。参加者に事前に質問を聞いておくと、よりスムーズにセミナーを進行できるでしょう。

予約時に予約客が入力する情報	・氏名 ・メールアドレス ・電話番号 ・事前質問 ・会社名など
予約当日までのフォロー	予約確認メール、リマインドメール
来店後のアクション	アンケート発行 今後、開催予定のセミナーのお知らせ

医療系（クリニック・健康診断・人間ドックなど）

画像引用：安部病院インターネット予約システム

医療系の予約システムには、来院時間を指定する方法や、当日の来院の順番取りを患者にしてもらう方法などがあります。混雑状況や来院の目安時間が把握できるので、待合室で長時間待機することで患者の体調が悪化したり、待合室が混雑して感染症が広がったりするリスクを防げます。

予約時に予約客が入力する情報	・氏名 ・メールアドレス ・診察日時 ・症状 ・診察券番号 ・生年月日など
予約当日までのフォロー	予約確認メール
来店後のアクション	健康診断など、次回のフォローメール

※自社でも予約システムが活用できそう、しかし、自社に合う予約システムを選ぶのが難しいという方はシステム幹事にご相談ください。専任のアドバイザーが無料でサポートいたします。

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予約システムのツールを選ぶ際のポイント

予約システムはツールごとに実装されている機能が異なります。満足いくシステムを手に入れるためには、自社に合うツールを選択することが大切です。

必要な機能が実装されているか

予約の取り方や予約時に必要な情報は、業種ごとに異なります。例えば、美容院の予約は「日時」「担当者」「メニュー」の設定が必要ですが、習い事の予約は「定員」を考慮した上で「日時」「担当者」「メニュー」の設定が必要です。

他にも、事前決済機能、外部サービスとの連携など、ツールごとに搭載できる機能はさまざまです。検討している予約システムツールに、自社に必要な機能が実装されているか確認しましょう。

既存のツールで十分な機能がない場合は、1から自社向けに開発するスクラッチ開発や、既存ツールをカスタマイズする必要が出てきます。自社向けにシステムを構築するわけですから、当然、コストも時間も必要で、業者選びも重要です。

予約システムの開発に強い会社は以下の記事でご紹介します。

関連記事：予約システムの開発に強い会社10選！

無料で試せるか

予約システムのツールを利用するには、月額や年額で利用料金がかかります。しかしシステムが自社に合わないと、他のシステムに切り替える必要があり、コストがかさんでしまいます。

そのようなリスクを避けるためにも、一定期間無料で試せるツールや、限定した機能に限り無料で利用できるツールを選びましょう。実際に操作性や機能性を試してみて、採用すべきかどうか検討することが大切です。

サポート体制が整っているか

相談体制が整っており、導入時のサポートや導入後のトラブルなど、迅速に対応してもらえるかどうかも重要なポイントです。システムを導入するときは、不明点など何かと窓口に問い合わせる機会が多いからです。

さらに導入後にシステム障害が発生した場合は売上にも関係するため、迅速なサポートが欠かせません。資料請求や直接相談など問い合わせをし、スタッフの対応をチェックするといいでしょう。

具体的には以下のポイントを確認しましょう。

・メール、チャット、電話など相談手段は何か
・相談できる時間帯は？土日祝日は対応可能か？
・すぐに連絡がつながるか？
・導入前、導入後にそれぞれどのようなサポートが受けられるか？

セキュリティはしっかりしているか

顧客情報を扱う予約システムでは、高度なセキュリティが必要不可欠です。以下のような取り組みを行っているかチェックし、セキュリティ対策が万全であるか確認しましょう。

SSL対応	盗聴や盗み見による情報漏えいを防ぐために、 通信データをSSLという暗号化技術により、 読み取れなくする方法
プライバシーマーク 取得	・Pマークとも呼ばれる ・個人情報の取り扱いが適切であるか審査し、 評価された事業者に送られる証明
ISMS取得 （ISO27001）	ISMS / Information Security Management System （情報セキュリティマネジメントシステムに関する規格） 以下の(1)～(3)が守られる管理体制であることの認証制度 (1)機密性 : 許可された人だけがアクセスできること。 情報漏えいや不正アクセスを防ぐ (2)完全性 : 情報が完全である状態を保持すること。 不正に改ざんされたり破壊されたりしない (3)可用性 : 許可された人だけが必要なときに いつでも情報にアクセスできること。
ISMSクラウド セキュリティ認証 （ISO27017）	クラウドサービスを利用する場合にチェックしたい認証 クラウドサービスの提供・利用に関して、 情報セキュリティが適切であることを証明する

利用料金・プランは適正か

予約システムはこれから先、何年間も利用し続ける可能性があります。ツールの利用料金や料金プランは必ず事前に確認しましょう。
利用料金の相場は月額5,000〜20,000円程です。利用料金が高すぎる場合は負担が大きく、業績によっては継続使用が困難になるかもしれません。とはいえ、安すぎるプランだと品質や機能面で満足できない可能性があります。

同じツールでもプランごとに利用料金は異なり、予約数の上限や使用できる機能は変わります。導入する際はよく検討して、プランを決めることが大切です。

さらに契約の際にチェックしておきたいのが、「最低利用期間」です。

最低利用期間

最低でもシステムを継続利用しなければならない期間。 最低契約期間と記載されていることも。 期間中の解約は、解約手数料や違約金を支払わなければならないことがある。

システムごとに期間は異なり、1カ月、3カ月、6カ月などさまざまです。「予約システムを導入したけれど、想定と違ったので解約したい」と思っても、最低契約期間中は解約できません。違約金などのペナルティが発生したり、契約終了まで料金を支払い続けたりする必要があるため、注意しましょう。

※自社に合う予約システムツールの判断が難しい場合は、システム幹事にご相談ください。専任のコンサルタントがあなたのご要望をヒアリングし、最適なツール・開発会社をご紹介します。

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【予約システムのメリットまとめ】

今回は予約システムを導入するメリットとデメリットについて紹介しました。予約システムを導入することで、下記のようなさまざまなメリットを受けることができます。

予約システムのメリット
・予約業務を効率化できる
・人為的ミスを防げる
・電話予約以外の流入経路となる
・データの蓄積・分析ができる
・24時間365日予約可能になる

今回紹介した予約システムの選び方を参考に、自社のニーズに合った予約システムを導入しましょう。とはいえ、世の中にはいろいろな予約システムやプランが用意されています。その中から自社に最適なシステムを探すのは大変です。

また、欲しい機能を搭載したツールが見つからない場合は、ツールをカスタマイズしたり、1からシステムを構築したりする必要があります。自社で対応できない場合は、開発会社に依頼しなければなりません。

自分では予約システムを選ぶのが難しい、導入方法にも悩んでいる方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適なツール・開発会社を選定させていただきます。相談料などは一切かかりません。

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