電子契約システムとは？効力を担保する仕組み・機能や導入メリット・注意点を解説【2024年最新版】

「手間も時間もかかる契約プロセスを電子契約システムで効率化したい」
「でも電子契約システムのことはよくわからない」
企業担当者の方であれば、導入の検討材料にするために、以下のことを知りたいはず。

・電子契約システムとは？仕組みや機能は？
・電子契約システムを導入するメリットは？
・どんな電子契約システムがある？おすすめのサービスは？

そこで本記事では、電子契約システムとはなにか。本当に安全なのか。効力を担保する仕組み・機能や、導入メリット・注意点など、知っておきたい電子契約システムの基本を徹底解説！初めての方にも使いやすいおすすめの電子契約システムも紹介していきます。

※電子契約システムの導入を検討しているけれど、「何を選べばよいかわからない」「選び方がわからない」という方は、ぜひシステム幹事にお問い合わせください。予算や目的などをヒアリングした上で、御社に最適な最適な電子契約システムの選定をお手伝いします。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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電子契約システムとは

画像引用：CONTRACTHUB@absonne

電子契約システムとは、インターネットを活用してPDFなどの電子契約書に署名することで、契約締結を可能にしたITシステムのこと。従来の書面契約書で利用されていた押印・署名ではなく、電子署名・タイムスタンプで真正性を証明することが電子契約システムの特徴です。

電子的に契約を締結するだけでなく、契約書データの保管・管理、テンプレートを利用した契約書作成ができるシステムもあります。社内承認をスムーズにするワークフロー機能、外部システムとの連携機能、書面契約書の電子化・管理機能を持つ電子契約システムもあるのです。

電子契約と書面契約の違い

電子契約では、書面契約と異なり「物理的な契約書」を利用しない特徴がありますが、ほかにもさまざまな点で両者は異なります。

書面でないと契約できない契約内容は、「電子契約できない文書・契約がある」をご覧ください。

電子契約システムの費用・相場

電子契約システムを導入する際にかかる費用は初期費用を含めて基本的に「初期費用＋月額費用」、または「初期費用＋従量課金」となります。

以下に費用・相場の目安表を作成しましたので参考にしてみてください。

初期費用はサービスによっては無料もあり、月額費用なら月1万から、従量課金なら1件あたり110円程度から利用できます。

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電子契約システムの仕組み・機能

本来、契約は口約束でも成立するものではありますが、後々のトラブルを避けるために両者の合意内容を契約書にまとめ、それぞれ署名・押印することが一般的。

書面契約であれば、印鑑や署名が正しいものなのかは、印鑑証明書や筆跡鑑定などで確認できます。一方、電子契約の本人性・真正性はどのように確認するのか、仕組みを知りたい方は多いはず。以下から簡単に解説していきましょう。

電子証明書・電子署名

電子契約システムでは、契約書の本人性・真正性を担保するために「電子証明書」「電子署名」が活用されています。電子署名とは、電子契約書に「だれが」「なにを」作成したのかを証明するために付与するデータのこと。「電子署名が本人のものであることを証明するための証明書」が電子証明書です。

つまり、電子署名が印鑑、電子証明書が印鑑証明書の役割を担っており、電子証明書がなければ契約書に電子署名できません。電子証明書を取得するためには、公的な電子認証局に申請し、本人確認を経てから発行してもらう必要があります。

電子証明書・電子署名の活用方法には、大きく「本人署名型」「事業者署名型」の2つがあります。電子契約システムによってどちらの方法を利用できるのかは異なります。

本人署名型（当事者型）電子契約

本人署名型とは、契約の当事者それぞれが電子証明書を取得し、契約書に電子署名する方法。“当事者型”とも呼ばれます。電子証明書によって本人性を担保できるため、電子契約書の真正性を確保したい場合に有効ですが、当事者双方が電子証明書を取得しておかなければ契約締結できません。

事業者署名型（立会人型）電子契約

事業者署名型とは、電子契約サービスを提供するベンダーの電子証明書を利用し、当事者双方がメール認証することで契約を締結する方法。ベンダーの電子証明書を利用することから“立会人型”とも呼ばれています。当事者同士が電子証明書を取得していなくても電子署名できる手軽さがポイントです。

真正性の点では本人署名型におよばないものの、電子証明書とメール認証の二要素認証を採用することにより、充分な法的効力を持つと電子署名法によってみなされています。

タイムスタンプ

画像引用：総務省

電子契約書の本人性・真正性が担保されていても、内容を改ざんされてしまったのでは意味がありません。これを防ぐために活用されるのが、電子契約書に「いつ」「なにを」したのかを証明するために付与する「タイムスタンプ」です。

書面契約での契印・割印の役割を果たすともいえるタイムスタンプは、「電子署名され、すべての署名が有効である」ことを電子契約書に付与します。タイムスタンプ付与以降に内容に変更があった場合、「署名されていない変更がある」一文が追加され、変更履歴も追加されます。

関連記事：タイムスタンプとは？役割・仕組み・利用目的・対象となる書類・利用方法を解説！

電子契約システムの機能

電子署名・タイムスタンプの付与によって、電子契約書の真正性を証明することが基本の電子契約システムです。ただし、サービスやプランによってはさまざまな機能を利用できる場合があります。以下に、電子契約システムの主な機能を紹介しておきましょう。

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電子契約システムの導入メリット

ここまでの解説で、電子契約システムの概要や仕組み・機能、書面契約との違いが把握できたと思われます。それを踏まえたうえで、以下から電子契約システムの導入によって得られる具体的なメリットを紹介しておきましょう。

契約プロセスの短縮・業務の効率化

たとえば書面契約書の場合、契約合意後に「契約書作成」>「印刷」>「製本」>「承認」>「押印」>「封入」>「郵送」といった作業が必要です。先方から押印・返送された契約書も「確認・ファイリング・文書管理」しなければなりません。契約書を持参すれば郵送の時間は節約できますが、その場で押印してもらえるとは限らず、1〜2週間程度はすぐに過ぎてしまうでしょう。

電子契約であれば、作成した契約書をシステムにアップロードして電子署名し、先方にメール通知するだけ。作業プロセスを大幅に削減できれば、契約締結までの期間短縮・業務効率化を実現できるのは当然です。ワークフロー機能を持つ電子契約システムなら、承認者と押印者を指定でき、社内稟議から契約締結までをシステムで管理でき、社内承認のプロセスも合理化・効率化できます。

印紙税を含むコスト削減

印紙税の課税対象外である電子契約システムを導入することで、印紙税を含むさまざまなコスト削減効果を期待できるメリットが得られます。

もっとも大きなコスト削減効果が期待できるのは印紙税ですが、印刷・製本・郵送などにかかるコストのほか、物理的な保管場所にかかるコストも削減可能。書面契約書のスキャン・保管・管理に対応する電子契約システムなら、過去の契約書を電子化して保管場所を有効活用できます。

コンプライアンス強化

電子署名による真正性、タイムスタンプによる改ざん防止を含め、契約プロセスを可視化できる電子契約システムは、社内コンプライアンス強化に役立つメリットもあります。

電子署名を利用した電子契約では、契約書などへのアクセス履歴を残せます。たとえ契約に関するデータ流出や悪質な改ざんがあっても、それらを行った履歴がシステム上に残るので、契約上のトラブルを防ぎやすくなるのです。そのため、取引先からの信頼性も担保しやすくなります。

「ユーザーに応じた閲覧権限などを設定できるバックアップ機能」を持つ電子契約システムであれば、リスクマネジメント・BCP（災害後の事業継続や早期復旧のための計画）対策にも有効です。

リモートで対応可能

リモートで対応できるのもメリットです。
契約書に必要な手続きをすべてオンラインで完結できるので、出社の必要がなくなります。

最近はリモートワークの企業が増えてきているので、電子契約システムを導入することで、取引先がリモートの場合でも問題なく対応可能です。

このように電子契約システムを導入するメリットは多いので、対応している契約書の種類やセキュリティ対策、サポート体制などを考慮して、自社に合ったシステムを選びましょう。

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電子契約システムのデメリット

メリットの大きい電子契約システムではありますが、導入を検討する際に注意しておきたいデメリットが少なからず存在します。

電子契約できない文書・契約がある

契約は口約束でも成立することを紹介しましたが、一部、契約の成立要件として書面の作成が求められる取引、契約に当たって書面作成が法律で義務付けられている取引があります。こうした取引が中心となる業種・企業の場合、電子契約システムの効果が得られません。具体例は以下のとおり。

任意後見契約：契約の委任者が受任者に対して、将来認知症などで自分の判断能力が低下した際に、自分の後見人になってもらうことを委任する契約

事業用定期借地権設定契約：事業用に限定して期間を決めて事業に土地を貸す権利を使って借主と借地契約をすること

定期借地権設定契約：期間を決めて土地を貸す際の権利を使って借地契約をすること

取引先の理解が得られない場合がある

取引先が存在する契約では、相手側の理解・了承が得られなければ電子契約できません。電子契約システムによっては、相手側にもシステムへの会員登録をしてもらうなどのコスト負担が生じる場合もあります。電子契約が浸透しつつあるとはいえ、契約に際して相手側から書面作成を求められることもあるでしょう。

ただし、DX（デジタルトランスフォーメーション）に向けたIT化の流れが著しい現代では、書面契約を必要とする状況は長く続かないと考えられます。取引先の理解が得られないという電子契約システムのデメリットは、ゆっくりであるものの確実に解消されていくはずです。

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電子契約システムの選定ポイント

ここまでで、電子契約システムの仕組み・機能・メリット・デメリットを含む概要を解説してきました。これらを踏まえたうえで、自社に最適な電子契約システムを選定するには、どのようなことに気をつけておけばいいのか？以下から、ヒントとなるポイントをいくつか紹介していきます。

導入目的・現状の課題を明確にする

まずは電子契約システムを導入する目的、契約に関連して解決したい自社課題はなにかを明確にしておきましょう。インターネット経由で契約締結という基本はどの電子契約システムでも同じですが、サービスの違い・プランの違いによってできることが異なります。

例えば、契約プロセスの短縮化を優先したいのなら、社内承認をスピーディにするワークフロー機能が必要です。しかし、サービスによっては追加料金がかかるオプション扱いとなることもあるのです。過去の契約書を電子化したいなら、スキャン機能のある電子契約システムが必要です。

契約関連の業務のどのようなことに時間がかかっているか、業務そのものが大変かなどを、契約関連業務の担当者らに直接聴いて、課題を洗い出しましょう。すると、電子契約システムのなかでも、とくに会社が必要とする機能が明らかになり、選びやすくなります。

対応している電子署名のタイプが何か

本人署名型・事業者署名型のどちらの署名タイプを使いたいかを明確にしておきましょう。後述の「GMOサイン」のように、どちらの署名タイプにも対応できるサービスもあります。しかし、多くの電子契約システムは本人署名型・事業者署名型どちらかのみの対応になることがほとんどです。

下記のように選定することが一般的。
・本人性・真正性を担保したい：「本人署名型」
・取引先のコスト負担、電子証明書の取得負担を避けたい：「事業者署名型」

ただし、事業者の電子証明書とメール認証の二要素認証であれば、事業者署名型でも充分な真正性を担保できます。

どんな外部システムと連携できるか

電子契約システムの外部連携はあまり重視されない傾向にありますが、一通りチェックしておくことがおすすめです。

たとえば、電子契約と同時に、外部サービス連携によるクレジットカード決済が可能、SalesforceやKintoneと連携して電子契約できる、といった電子契約システムもあり、業種・ビジネスモデルによってはより一層の合理化・業務効率化も期待できます。

トータルコストがどのくらいか

SaaS型の多い電子契約システムを選定する際は、月額料金のみに着目しがちですが、トータルコストで比較することが重要。ほとんどの電子契約システムは、月額料金 + 契約書1通あたりの従量料金という価格体系を採用。目的・ニーズによっては上位プランを選択する必要があるオプションを追加する必要があります。自社が求める機能が、システムによって基本プランに元々組み込まれている場合もあれば、オプションで追加しないと使えない場合もあるのです。

従量料金に関しては、月の契約数によっては意外にトータルコストに影響することも考えられます。目的・ニーズを明確にするとともに、月平均の契約数を算出し、利用料金をシミュレーションしてみることがおすすめです。

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電子契約システムを導入する手順

こちらでは実際に電子契約システムを導入する手順を解説していきますので、これから導入を検討している方は参考にしてみてください。

具体的な導入手順は以下の通りです。

1. 導入する目的を明確にする
2. 電子契約システムを選ぶ
3. 電子契約システムを導入する
4. 運用ルール作成
5. 電子契約システムの運用開始

手順1： 導入する目的を明確にする

まずは電子契約システムを導入する目的を明確にしましょう。目的を決めることで自社に適したシステムを選ぶことができます。導入する目的としては、以下のようなものが挙げられます。

• 契約締結のスピードアップ
• コストの削減
• 業務効率の向上
• ペーパーレス化
• リモートワークに対応

導入する目的によって、選ぶシステムは異なりますので、事前に目的を明確化しておきましょう。

手順2：電子契約システムを選ぶ

システムによって機能や料金、サポート体制などが異なるので、比較検討して自社に合ったシステムを選びましょう。

比較するポイントとしては主に以下の通りです。

• 初期費用・月額費用
• 無料プラン・トライアルはあるか
• 外部システム・サービスとの連携
• 対応している契約書の種類
• セキュリティ対策・機能
• サポート体制

システム毎に費用、機能、契約書の種類などが異なるので、自社に合った電子契約システムを選択してみてください。

手順3：電子契約システムを導入する

電子契約システムを導入していきます。
電子契約システムを導入する際は、以下の手順を踏みましょう。

1. 電子契約システムの契約
2. 電子証明書の発行
3. 電子契約システムの設定
4. 社内運用テスト

電子契約システムによっては無料プランやトライアルなどもあるので、実際に利用したあとに検討してみるのもいいでしょう。

社内や取引先との調整が完了したら、電子契約システムを本導入しましょう。

手順4：運用ルール作成

社内運用ルールを作成しましょう。
運用ルールを作ることで、電子契約システムの利用をスムーズに進められます。

運用ルールには、以下の内容を盛り込むとよいでしょう。

• 電子契約の対象となる契約書
• 電子契約の利用方法
• 契約書の保管方法

上記をマニュアル化して社内に電子契約システムの使い方を周知・教育します。電子契約システムを使いこなせるように、操作方法や運用ルールをまとめましょう。

手順5：電子契約システムの運用開始

電子契約システムの導入・運用ルールの作成が完了しましたら、運用開始です。

実際に運用していき改善点などがみつかりましたら、その都度運用ルールを修正していき、効率よく電子契約をしていきましょう。

また「どの電子契約システムにすればいいかわからない・・・」という場合は無料相談を受け付けておりますので、以下のリンクからお問い合わせください。

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おすすめの電子契約システム

それでは最後に、どのシステム・サービスを導入すべきか迷っている方に向け、おすすめの電子契約システムをいくつか紹介していきましょう。

クラウドサイン

画像引用：クラウドサイン

「クラウドサイン」は、東京都港区に本社を構える、弁護士ドットコム株式会社が開発・提供するSaaS型電子契約システムです。メール認証 + 2段階・2要素認証を採用する事業者署名型、電子署名法をはじめとした日本の法律に特化、多彩な外部システム・サービス連携が可能という特徴を持ち、その使いやすさから導入企業約130万社という豊富な実績を持つ、弁護士監修による電子契約システムです。

テンプレートを活用した契約書の作成・送信、電子署名 + タイムスタンプ、二要素確認、チーム管理が可能な「Light」、書面契約書のインポート、監査ログ、Web APIを追加した「Corporate」、複数部署管理、IPアドレス制限、承認権限設定などを追加した「Enterprise」が用意。契約書送信月5件までの無料プランも利用可能。便利に契約書管理したい企業に向けたオプションも豊富です。

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GMOサイン

画像引用：GMOサイン

「GMOサイン」は、東京都渋谷区に本社を構えるクラウドベンダー、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が開発・提供するSaaS型電子契約システムです。本人署名型・事業者署名型に対応するハイブリッド電子契約システムであることが最大の特徴。手書きサインや会社印影を登録でき、従来のスタイルをなるべく変更せずに電子契約を導入したい企業に最適。約60万社から導入される豊富な実績を誇るサービスです。

無制限の文書テンプレート・アドレス登録、アクセスコード認証などの送信機能、電子帳簿保存法に対応した管理機能、二要素認証を含むセキュリティ機能などの充実した有料プランは、ニーズに応じて契約タイプを変更できることがポイント。ワークフローやスキャン文書管理などをセットにしたセキュリティ・内部統制プランが用意されるほか、事業者署名型月5件まで送信できるお試しフリープランも利用できます。

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freeeサイン

画像引用：freeeサイン

「freeeサイン」は、東京都千代田区に本社を構えるクラウドベンダー、株式会社サイトビジットが開発・提供するSaaS型電子契約システムです。弁護士監修によるワンストップ型電子契約サービスとして実績を重ねてきた「NINJA Sign」から名称変更されて再出発。契約書以外の多彩な商取引文書に対応する使いやすさはそのまま、個人事業主向けのスタータープランも追加されました。

ユーザー数・月の送信数に応じた複数のプランが用意され、全有料プランで公式テンプレート、タイムスタンプ、印影登録、文書管理・検索、Chatwork / Slack連携、三者間以上の電子契約できる多機能さが特徴です。タイムスタンプのみの文書であれば送信ごとの従量料金が必要ないこともポイント。重要な契約のみ有償の電子署名オプションを利用することで、ランニングコストを最適化することも可能です。

電子契約システム比較10選｜比較ポイント・選び方・導入前の注意点も紹介【2023年最新版】 | システム幹事 電子契約システムには本人署名型（当事者型）と事業者署名型（立会人型）の２種類があります。本記事では電子契約システムを導入する際のサービス比較ポイント、選び方のポ...

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電子契約システムに関する法律一覧

最後に電子契約システムに関連する法律を紹介します。
以下に関連する法律と参考記事をまとめましたので、参考にしてみてください。

※横スクロール可能

上記の法律は電子契約が普及していく中で作られたものが多く、基本的に電子契約システムは問題なく利用できます。

とはいえ一部の契約書は書面による締結が義務付けられている場合があるので、電子契約システムを導入する際は注意しましょう。

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電子契約システムとはまとめ

電子契約システムに興味があるが、どんなものかよくわからないという方に向け、本記事では、電子契約システムとはなにか？本当に安全なのか？効力を担保する仕組み・機能や、導入メリット・注意点など、知っておきたい電子契約システムの基本を解説するとともに、初めての方にも使いやすいおすすめの電子契約システムも紹介してきました。

電子契約システムとひとことにいっても、電子契約さえできればいいのか？本人性・真正性をどう担保するのか？過去の契約書もまとめて管理したいのか？目的やニーズに応じて最適なサービスは変わります。人気のサービスだから、安価だからということではなく、本来の目的・ニーズを満たせるサービスなのか？検討することが重要です。

※自社に合う電子契約システムの選び方がわからない、選ぶ時間がない、おすすめのツールを選んでほしい方はシステム幹事にお問い合わせください。予算や目的などをヒアリングした上で、御社に最適な電子契約システムを選定します。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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