文書管理システムの費用を導入形態別・実際のシステム例を添えて紹介【2024年最新版】

「請求書・納品書・契約書などの文書管理をシステム化したい」「社内マニュアルや業務手順を簡単に共有できるシステムが欲しい」そんな悩みを抱える企業担当者の方なら、文書管理システム導入に向けて以下のようなことを知りたいはず。

・文書管理システムの導入費用はどのくらい？
・導入形態・プラン・機能で文書管理システムの費用も異なる？
・文書管理システムの選び方は？ニーズ別のおすすめサービスも知りたい

そこで本記事では、具体的な費用例とともに、非常にわかりにくい文書管理システムの導入・維持費用を解説！適切なサービスの選び方、知っておきたい文書管理システムのタイプ、タイプ別の代表的なサービスも紹介していきます。

※自社に合う文書管理システムの選び方がわからない、選ぶ時間がない、おすすめのツールを選んでほしい方はシステム幹事にお問い合わせください。予算や目的などをヒアリングした上で、御社に最適な文書管理システムを選定します。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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文書管理システムの導入形態別費用例

文書管理システムは、自社オリジナルのシステムを開発することも可能ですが、管理用途によっては法律をクリアしなければなりません。市場には目的に応じて選べる多種多様な文書管理システムが存在しているため、クラウド（SaaS）型あるいはオンプレミス型の既存サービスを利用する場合が一般的です。

・クラウド（SaaS）型：ベンダーがクラウド環境に構築した文書管理システムを、インターネット経由で利用する導入形態
・オンプレミス型：自社サーバ / ネットワークに文書管理システムパッケージをインストールして利用する導入形態

文書管理システムの大まかな費用感をイメージできるよう、以下からクラウド・オンプレミス型それぞれの具体的な費用例を紹介しておきましょう。

MyQuickクラウド版の費用例

画像引用：MyQuick

スタンダードプランからプレミアムプランに変更する際は初期費用はかかりかせん。ただし、スタンダードプランにおいて、1社追加ごとに初期費用150,000円（税抜）がかかります。

「MyQuick」は、東京都港区に本社を構え、ITサービス・ネットビジネス事業を展開する企業、インフォコム株式会社が開発・提供する文書管理システムです。「MyQuickクラウド版」は、用途や会社規模に応じた3つのプランが用意されていますが、メインとなるのは「STANDARD」。豊富な機能を持ちながらも中小企業でも導入しやすい費用に設定され、必要に応じて機能やディスク容量を拡張していけるプランとなっているのが特徴です。

NotePM（SaaS）の費用例

画像引用：NotePM

「NotePM」は、神奈川県川崎市に本社を構えるITベンダー・システム開発会社、株式会社プロジェクト・モードが開発・提供するクラウド型文書管理システム・社内Wikiです。

どのプランも初期費用・サポート費用は無料。無料お試し期間は100名までで、すべての機能が利用できます。クラウド（SaaS）型文書管理システム「NotePM」の場合は、シンプルにユーザー数・ストレージ容量で費用が決定する仕組みを採用しています。すべてのプランで機能は同一のため、オプションなどを気にする必要もありません。閲覧のみのユーザーは、ユーザー数の3倍までのユーザー数であれば無料です。ストレージ容量を追加する場合は、オプションとして100GB追加されて月額15,000円となります。

MyQuickオンプレミス（サブスクリプション）版の費用例

「MyQuickオンプレミス版」の特徴は、ライセンス買い切りではなくサブスクリプション形式が採用されていること。サーバ / ネットワーク環境を自社で用意するのは通常のオンプレミス型と同様ですが、初期費用を抑えられることがポイントです。

クラウド版に比べてカスタマイズの自由度が高いことに加え、2年に1度のサーバ移行・バージョンアップ作業費用が月額に含まれている安心感が得られます。ただし､サポート作業費用は利用料金に含まれますが、訪問する必要が生じる際は別途交通費や宿泊費などが請求されます。カスタマイズなどを実施している場合は別途追加作業費用が発生します。

ASTRUX 2.0パッケージ（オンプレミス）版の費用例

画像引用：ASTRUX

■追加オプションの各費用

「ASTRUX（アストラックス）2.0」は、愛知県名古屋市に本社を構えるIT企業、株式会社デジタルマトリックスが開発・提供するパッケージ型文書管理システムです。MyQuickオンプレミス版と同様、サーバ ・ネットワーク環境は自社で用意しますが、ライセンス買い切りとなるのがASTRUXの特徴。ベースとなるサーバライセンスはそれほど高額ではありませんが、オプションを追加していくとそれなりの費用になる場合も。初年度以降はオプションにも年間保守費用がかかります。

「電子帳簿保存法対応ストレージオプション」「立会人型電子署名サービス」などのオプションを追加することで法定保存文書・契約書管理に対応するほか、マニュアルや手順書の作成を効率化する「マニュアル・手順書作成オプション」なども利用可能です。

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費用以外の文書管理システムの選定ポイント

たしかに導入費用、維持費用としてのランニングコストは気になる要素ではありますが、なによりも重視すべきは「自社に最適な文書管理システムを選択すること」です。以下から、ヒントとなるポイントを紹介していきましょう。

文書管理システムの導入目的

なぜ文書管理システムを導入するのか、導入することでなにを達成したいのか、目的とゴールを明確にしておくことが重要です。なぜなら、どのような文書をどのように管理したいのか、文書管理の目的・ニーズに応じて必要な機能、適切な文書管理システムは異なるからです。

文書管理システムのタイプ・種類

実際、市場に存在する文書管理システムは、法人のよくあるニーズに対応する「法定保存文書対応型」「社内ナレッジ・情報共有型」「電子契約締結型」の大きく3タイプ・種類に分類できます。目的・ゴールを明確にしたうえで、それぞれの特徴を把握すれば、適切な文書管理システムのタイプ・種類を絞り込めます。

法定保存文書対応型

法定保存文書とは、請求書・納品書・決算書・労働者名簿・賃金台帳など、法律で一定期間の保存を義務付けられている文書のこと。e-文書法、電子帳簿保存法への対応が必須のほか、保存期間のアラート機能などを備えるサービスがほとんどです。従来、紙の文書での保存が義務付けられていたこれらの法定保存文書を電子データで保存したい場合は、e-文書法・電子帳簿保存法に対応した文書管理システムが必要です。サービスによっては、個別ドキュメントのダウンロード・プリントを制御する設定も可能。契約書や法定保存文書を安全に保管できるでしょう。

下記システムは法定保存文書対応型の例として挙げられます。

画像引用：MyQuick

法廷保存文書の保管・管理・検索からノウハウ・ナレッジの共有まで、さまざまな業界・業種の幅広いニーズに対応できる高機能文書管理システムであることが特徴。カスタマイズの可能なパッケージ版、気軽に導入できるクラウド（SaaS）版から選択できます。

種別・年度・日付・担当者・数値など、文書の属性項目を定義したさまざまなデータベースを構築でき、カテゴリー検索・条件検索・検索条件保存などの機能で目的の文書に素早くアクセス可能。電子契約サービスと連携したシームレスな文書管理が可能なほか、タイムスタンプオプションも追加可能。APIによる社内システム連携にも対応しています。

e-文書法、電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は以下の記事も合わせてご覧ください。
関連記事：e-文書法とは？対象文書・保存要件・電子帳簿保存法との関係や違いを解説！
関連記事：電子帳簿保存法のスキャナ保存制度｜対象書類・要件・導入しやすくなった法改正のポイントを解説！

社内ナレッジ・情報共有型

マニュアル・手順書・議事録・ノウハウなど、散らばっているナレッジを社内で共有する機能を持つ文書管理システムです。ファイル共有・共同編集機能や強力な検索機能、文書を簡単作成できるテンプレート・エディタを備えるサービスが多く、ナレッジの蓄積を促進する効果も得られます。ワークフロー機能を搭載するサービスなら、作成したドキュメントの申請・承認もスムーズ。紙の文書が埋もれてしまっていつまでも承認されないといったトラブルも防げます。
下記システムは社内ナレッジ・情報共有型の例として挙げられます。

画像引用：NotePM

文書・動画を含む業務ファイルを一元管理し、効率的に社内活用できる仕組み・機能を搭載していることが最大の特徴。5,000社を超える企業から活用される実績を誇ります。

高機能エディタ・テンプレートを活用したマニュアル作成が可能なほか、更新情報を特定ユーザーにメールで知らせる通知機能、柔軟なアクセス権設定、文書・動画を含むファイル共有、強力な検索機能など、多彩な機能を標準搭載。閲覧のみの無料ユーザーも招待できるため、社内コラボレーションの活性化だけでなく、外部関係者を巻き込んだプロジェクトにも利用できます。

電子契約締結型

PDFなどの電子契約書に署名できる機能、および契約書データの保管・管理、テンプレートを利用した契約書作成機能を搭載した文書管理システムです。真正性の証明には電子署名・タイムスタンプが利用されますが、このタイプは「電子契約システム」と呼ばれる場合がほとんどです。電子契約であれば、作成した契約書をシステムにアップロードして電子署名し、先方にメール通知するだけで済みます。また、印紙税を含むさまざまなコスト削減効果を期待できるメリットが得られます。電子署名による真正性、タイムスタンプによる改ざん防止を含め、契約プロセスを可視化できる電子契約システムは、社内コンプライアンス強化に役立つメリットもあります。

関連記事：タイムスタンプとは？役割・仕組み・利用目的・対象となる書類・利用方法を解説！

下記システムは電子契約締結型の例として挙げられます。

画像引用：GMOサイン

「GMOサイン」は、東京都渋谷区に本社を構えるGMOのグループ企業、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が開発・提供するクラウド（SaaS）型電子契約システムです。本人署名型・事業者署名型に対応するハイブリッド電子契約システムであることが最大の特徴。従来のスタイルを変更せずにシステム化を推進したい企業に向け、手書きサインや会社印影を登録できる機能も用意。約60万社から導入される実績を誇ります。

文書の種類・管理部署ごとのフォルダ作成、さまざまな項目で必要な文書を探し出せる電子帳簿保存法対応の検索機能、保管文書のCSV出力など、電子契約以外の文書管理機能も充実。文書契約書などをスキャンして電子文書と一元管理することも可能です。

電子契約システムの詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：電子契約システムとは？効力を担保する仕組み・機能や導入メリット・注意点を解説！

文書管理システムの導入形態・プラン・機能・オプション

導入形態別の費用目安を見てもおわかりのように、文書管理システムは「オンプレミスは初期費用が高い」「クラウドは月額費用が高い」という、一般的なITシステムの原則が当てはまるとは限りません。社内規程で文書をクラウドに保管できないという企業を除き、サービスそれぞれの導入形態・プラン・機能・オプションをよく吟味し、ニーズに合致するもっとも費用対効果の高いサービスを総合的に判断していく必要があるでしょう。

プラン・オプションは何があるか

たとえば、グループ管理を含む高度なアクセス権限設定は上位プランのみ、タイムスタンプ機能を追加するにはオプションが必要といったサービスも少なくありません。オプションを追加したらほかのサービスよりも割高になってしまったなどの失敗を避けるためにも、サービスそれぞれのプラン・オプションをしっかり見極めていくことがおすすめです。

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文書管理システム費用まとめ

社内文書の管理をシステム化したいが、費用や適切なシステムの選び方がわからないという方に向け、本記事では、非常にわかりにくい文書管理システムの導入・維持費用を具体的な費用例で解説するとともに、適切なサービスの選び方、知っておきたい文書管理システムのタイプ、タイプ別の代表的なサービスも紹介してきました。

文書管理システムの導入・維持費用がサービスによって大きく異なるのは、管理の対象となる文書に応じて必要な機能が異なるからであり、文書によっては法律への準拠も求められるからです。初期費用や月額費用などのコスト面も重要ではありますが、目的・ゴールを明確にしたうえで、それぞれのサービスを総合的な観点で比較検討していくことが重要です。

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