ワークフローシステムの費用を徹底解説自社の予算・目的に合ったツールを紹介【2024年最新版】

「自社に導入するのにどの程度費用がかかるのか知りたい」
「自社の予算に合ったワークフローシステムを選びたい」
「開発会社のサイトを見たが、費用がわかりにくい」

ワークフローシステムの相場はツールごとに異なり、公式サイトを見て回るのは骨が折れます。
また「要見積もり」と書かれていて料金が不明瞭なツールも多いです。
そこで、月額費用型と買い切り型の2つの料金形態に分けて、ツールの特徴や価格を紹介します。

合わせて、選び方のポイントも解説するので、自社の予算で導入できそうか、導入するならどのツールが自社に合っているかがわかるようになります。

※ワークフローシステムを導入したいが、ツールが探せない、選べない！という方はシステム幹事にご相談ください。貴社のワークフローシステムの導入目的、予算をヒアリングし、最適なシステムをご紹介します。相談料も会社紹介料も無料です。

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【費用の前に】ワークフローシステムは2種類ある

これからワークフローシステムの費用を紹介しますが、大きく月額型と買い切り型に分かれます。どちらが自社に合っているか選別し、費用を見ていきましょう。

月額型

※画像引用：ジョブカンワークフロー

月額型のワークフローシステムはいずれもChromeやEdge、SafariなどのWebブラウザーから利用する「クラウド型のワークフローシステム」です。上のように毎月決まった料金を払い続ける費用形態です。

月額型は、初期投資を抑えたい場合におすすめ。月額型は初期費用が無料のツールが多いですが、買い切り型では数十～200万円以上、導入時に支払う必要があります。

自社のサーバーにソフトをインストールすることなく利用できることが特徴。サーバーの用意、システムのメンテナンスなども提供会社ですべて行ってくれるため、自社で行う必要がありません。

ただし、すでに自社のサーバーにある既存システムとの連携は月額型のシステムでは難しい場合が多く、以下で説明する買い切り型のほうがおすすめです。

買い切り型

※画像引用：AgileWorks

買い切り型は「パッケージ型」とも呼ばれ、有料ソフトを買い切ってサーバーにインストールして利用するイメージです。

月額費用型とは違い、サーバーにインストールすることで利用できます。月額利用料がかからない代わりに初期費用が多くかかります。

買い切り型は、ランニングコストを低く抑えたい場合におすすめ。特に、従業員数が多いと、数年利用すると買い切り型の費用が月額型の費用より安くなるケースもあります。

たとえば従業員100人の場合、1ユーザーあたり500円の月額型のツールと、200万円の買い切り型のツールを比較すると、5年後の費用は以下のように買い切り型のほうが安くなります。

月額型：500円×100人×12ヶ月×5年＝300万円
買い切り型：200万円

また、買い切り型は自社サーバー上の既存システムと連携したい場合にもおすすめ。たとえば自社サーバー上に会計システムがある場合、ワークフローシステムも同一サーバー上に構築すればデータのやり取りがしやすいです。

ただし、買い切り型のシステムを導入する際、単純にソフトをインストールするだけでなく、サーバーの構築のほかにも、データを保存するデータベースの構築なども必要です。システムの定期的なメンテナンスも自社で行う必要があります。

自社にシステム構築・メンテナンスのノウハウがない場合は、開発会社にサポートを別途依頼する必要があります。

このあと、月額型の費用から紹介するので、買い切り型の導入を検討している方は下記を押してください。

買い切り型の費用を見る

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月額型ワークフローシステムの費用比較

月額型ワークフローシステムの比較表

月額型は月300円程度から利用でき、費用が高いツールほど機能が充実している傾向があります。
一例が申請フォーム作成方法の違い。費用が安いツールはテンプレートの中からのみ作成できる場合が多い一方で、高いツールはテンプレート以外にもExcelの既存の申請フォームを取り込んで作成できる場合があります。

また、費用が高いものは連携できるシステムも充実している傾向があり、サイボウズOffice、駅すぱあと、kintone、など外部システムとも連携可能な場合があります。

ジョブカンワークフロー（月額300円/人〜）

画像引用：ジョブカンワークフロー

おすすめのポイント ・導入実績150,000社以上（2022年10月時点）
・初期費用無料、30日間の無料トライアル
・スマホでも申請・承認ができる

ジョブカンワークフローは株式会社DONUTSが提供するクラウド型のワークフローシステムです。初期費用・サポート費用は無料で、1ユーザあたり月額300円で導入ができます。なお最低利用料金は月額5,000円であるため注意が必要です。30日間の無料トライアルもありますので、本格導入する前に一度使用感を確かめるのも良いでしょう。

導入実績は2022年10月時点で150,000社以上。中小企業だけでなく多くの有名企業での導入実績があります。

画像引用：ジョブカンワークフロー

多くの会社で利用されている理由のひとつとして、金額や権限などの入力項目によって条件を分岐させることが可能なため、多様な承認フローに対応できる点が挙げられます。例えば、出張申請の場合、申請金額10万円以下の場合は課長による承認、10万円超の場合は部長の承認が必要といった形で承認ルートを設定できます。

当ツールは通知機能も多彩で、メールだけでなくチャットツール（SlackやChatworksなど）やスマートフォンへの通知が可能です。これにより、承認漏れのリスクを減らせます。

※画像引用：ジョブカンワークフロー

さらにスマートフォン経由での申請・承認を行うこともでき、外出先から申請や承認が可能です。スマートフォンで撮影した書類などを添付して、そのまま申請できます。

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承認TIME（月額3,000円/10人〜）

画像引用：承認TIME

おすすめのポイント ・サービス開始から10年以上の実績
・マウス操作だけでフォームの作成が可能
・柔軟な承認ルート設定

承認TIMEはSBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供するクラウド型のワークフローシステムです。サービス開始から10年以上の実績を持っており、多くの中小企業で利用されています。

10ユーザーあたり月額3,000円から利用可能であり、10ユーザー単位で費用が決まります。なお201ユーザー以上の場合は料金体系が変わるため別途見積もりが必要です。当ツールは複雑な操作なく稟議書などのフォームを簡単に作成できるのが特徴のひとつです。テキストやリスト選択、四則演算などといった入力項目をマウス操作で組み合わせるだけでフォームを作ることができます。

※画像引用：承認TIME

また、OR承認（いずれかの承認者が承認すると承認とみなされること）やAND承認（複数の承認者全員が承認して初めて承認とみなされること）など承認ルートを柔軟に設定可能です。議事録や報告書向けに回覧ルートの設定にも対応できます。

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Gluegent Flow（月額300円/人〜）

画像引用：Gluegent Flow

おすすめのポイント ・Google WorkspaceまたはMicrosoft 365と連携
・既存の申請書をそっくりに電子化が可能
・複雑な承認ルートに対応

Gluegent Flowはサイオステクノロジー株式会社が提供するクラウド型のワークフローシステムで、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるのが特徴です。

料金体系はGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365と連携するか否かで変わります。連携する場合は1ユーザーあたり月額300円、連携せずGluegent Flow単体で利用する場合は1ユーザーあたり月額400円です。

Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携することで、Gluegent Flow上で承認された申請内容をGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、Microsoft Excel、Microsoft Wordに自動的に転記でき、作業効率の向上を図ることが可能です。

例えば、Gluegent Flowでこれまで申請された退職手続きの内容をスプレッドシートで自動集計することで、退職時期や担当業務、勤続年数のデータを分析し、退職の傾向を把握できます。

資料提供：サイオステクノロジー株式会社　サービス資料

申請書フォームは上の画像のようにあらかじめ用意されたテンプレートから編集することが可能。HTMLを用いて今まで利用してきた紙の申請書に合わせた内容を作成することもできます。また、Google Workspaceと連携するとGoogleドキュメントからフォームを作成できます。

承認フローについては、申請金額などの条件分岐を入れることが可能。承認者や決裁者を設定する際も、画面上に組織ツリーが表示されるため、どこのだれに承認や決裁をもらうのかがわかりやすくなります。

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SmartFlow（月額300円/人〜）

画像引用：SmartFlow

おすすめのポイント ・80種類のテンプレートを用意
・英語表記に対応
・タブレット、モバイル（iOS、Android）にも対応

SmartFlowはVeBuIn株式会社が提供するクラウド型のワークフローシステムです。利用者が20名まで、月あたりの申請回数が30回までであれば、無料で利用することができます。

有料プラン（Professionalプラン）は1ユーザーあたり月額300円から利用可能です。
30日間無料で試すこともできます。画面の使い勝手や業務にマッチするかどうかを無料トライアル期間中に実施するのが良いでしょう。

※画像引用：SmartFlow

80種類の申請フォームのテンプレートが用意されているため、効率的に申請フォームを作成することができます。また、英語表記にも対応しています。

画像引用：SmartFlow

当ツールはスマートフォンやタブレットからの利用が可能ですので、外出先でも申請書の内容を確認し、承認することが可能で、スマートフォン向けのアプリも提供しています。ユーザーが使いやすいよう、アプリの画面デザインについてもスマートフォンに特化したデザインとなっています。

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Collaboflow（クラウド版）（月額500円/人〜）

画像引用：Collaboflow

おすすめのポイント ・Excelで作成した申請書をそのまま申請フォームに変換
・承認フローはパズル感覚で組立可能
・バージョン管理により運用中もレイアウトの更新が可能

Collaboflowは株式会社コラボスタイルが提供するワークフローシステムです。1ユーザーあたり月額500円から利用が可能です。年間契約の場合は1ユーザーあたり5,880円で利用可能です。当ツールでは30日間の無料トライアルを用意しています。

2022年10月時点で1,300社以上の企業や団体での導入実績があり、企業だけでなく大学など様々な業種で利用されています。なお、当ツールは月額利用型のクラウド版と買い切り型の2種類のサービスを提供していますが、ここではクラウド版についてご紹介します。

※画像引用：Collaboflow

Excelで作成した申請書をそのまま申請フォームに変換することができますので、新たにゼロから申請フォームを作成する手間を省くことが可能です。

※画像引用：Collaboflow

また、承認フローも、あらかじめ用意されたパーツをマウス操作でパズル感覚で組み立てるだけですので、直観的な操作で設定することができます。

申請書は複数のバージョンを管理をすることが可能。たとえば既存の申請書を公開し運用させつつ、管理画面から新たなバージョンの申請書を保存できます。指定の日付になると自動的に新バージョンの申請書に切り替えるといった運用が可能です。

また、公式ホームページから担当者により30分間のオンラインデモを予約することができますので、より詳しい情報を知りたい場合は申し込むと良いでしょう。

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Create!Webフロー（クラウド版）（月額500円/人〜）

画像引用：Create!Webフロー

おすすめのポイント ・操作がしやすい画面デザイン
・柔軟な設定が可能な承認ルート
・既存資産を活用した申請フォームの作成

Create!Webフローはインフォテック株式会社が提供するワークフローシステムであり、クラウド版とパッケージ版の2種類を提供しています。当記事ではクラウド版についてご紹介します。
費用は1ユーザーあたり月額500円から利用可能です。年間契約であれば1ユーザーあたり5,500円と月額で契約するよりも安価に利用できます。

※画像引用：Create!Webフロー

初心者にも利用しやすい画面デザインとなっているのがポイント。たとえば上画像のように、ユーザーが利用可能な申請書がリスト表示やサムネイル画像で並び、目的の申請フォームを見つけやすいです。また、フォルダ分けやキーワード検索により、欲しい申請書を簡単に探すことができます。

※画像引用：Create!Webフロー

承認ルートは申請金額などによる条件分岐や合議など、決裁権限規定に準じた複雑なルート設定が可能です。また、承認・決裁された文書は自動的にPDFとして保存されます。過去に承認された申請書を確認したり、再利用したりすることができます。

Word、Excel、PDFで作成された申請書を取り込むことで、これまで利用されてきた申請書と同様の見た目のフォームを作成することが可能です。

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X-point Cloud（月額500円/人〜）

画像引用：X-point Cloud

おすすめのポイント ・紙の帳票をイメージした入力フォーム
・グループウェアとの連携
・セキュリティに配慮

X-point Cloudは株式会社エイトレッドが提供するクラウド型のワークフローシステムです。
1ユーザーあたり月額500円、年間契約であれば5,700円で利用可能です。導入社数は2022年10年時点で4,000社以上。メーカー、サービス業、商社、飲食業など様々な業種で利用されているシステムです。

※画像引用：X-point Cloud

当ツールは専用のフォーム作成ツールを用いて会社に合わせた書式でデザインが可能であるため、これまで紙で運用してきた申請書のデザインをそのまま電子化することができます。これにより運用を変更することなく、導入が可能です。

Google Workspace、サイボウズOffice、駅すぱあと、Kintoneなどの外部システムと連携することでシングルサインオン（1つのシステムにログインすることでその他複数のシステムにログイン可能になる仕組み）が可能。また、データの相互連携により、入力の手間を省くことができ、作業の効率化に繋がります。

セキュリティ機能も充実しています。「クライアント証明書サービス」や「IP接続制限」などにより、特定のパソコン、スマートフォン、タブレットのみしかアクセスができないようにすることが可能です。

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買い切り型のワークフローシステムの費用比較

買い切り型ワークフローシステムの費用比較表

買い切り型は月額型に比べてツール数が少なく、また料金は「要問い合わせ」となっていて不明瞭なものが多いです。

その中で料金が明確だったものを2つ紹介します。

AgileWorks（240万円～）

画像引用：AgileWorks

おすすめのポイント ・フォームをノーコードで作成できる
・基幹システムやグループウェアへの連携が可能
・組織改編や業務変更に強みをおいている

Agileworksは株式会社エイトレッドが提供するパッケージ型のワークフローシステムです。
2022年時点で導入企業は4,000社以上にのぼります。全日本空輸株式会社、株式会社テレビ朝日などの有名企業の導入実績も豊富です。

プランはStandardとEnterpriseの2種類が存在します。
導入費用はStandardプランが240万円、Enterpriseは360万円です。利用者が205名を超える場合はEnterpriseプランを選ぶ必要があります。

また、機能や操作に関する質問や、利用目的に応じた機能活用に関するアドバイスを電話やメールでサポートを行っているカスタマーサポートサービスもあります。

画像引用：Agileworks

当ツールは専用のフォーム作成ツールを用いることで申請書をプログラミング知識なく作成することができます。

またGoogle WorkspaceやGaroonなどのグループウェアと連携することが可能。例えばGoogle Workspaceにログイン後、再度IDやパスワードを入力して再度ログインすることなくAgileworksにアクセス（シングルサインオン）することが可能です。

また「ステージング環境」という本番環境とは別の検証用の環境が存在し、組織や業務の変更が発生する際の対応をスムーズに行うことが可能です。

例えば毎年4月1日に大規模な組織変更が発生する場合に、このステージング環境上で事前に4月1日以降の組織体系や申請書を用意しておき、4月1日の0時に自動で切り替えるようにすることで、スムーズに移行が可能になります。

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楽々WorkFlowII（250万円～）

画像引用：楽々WorkFlowII

おすすめのポイント ・根回しなど日本の商習慣にあった機能が存在
・スマートフォンやタブレットに標準対応
・英語、中国語にも対応

楽々WorkflowIIは住友電工情報システム株式会社が提供するパッケージ型のワークフローシステムで、導入企業は750社を超えます。基本ライセンスの費用は250万円～です。

根回しなど日本の商習慣にあったワークフローを実現できることが特徴のひとつ。たとえば、あらかじめ設定されている承認ルートとは別に申請書の内容を特定のユーザーに個別にメール等で共有可能。スムーズに関係部門との合意形成が可能になります。

画像引用：楽々WorkflowIIのデモサイト

スマートフォンやタブレットにも標準対応しているため、外出先からでも申請や承認業務を行うことが可能ですは申請書をパソコン版とスマートフォン版で別々に作成する必要がなく、上画像のようにデバイスの種類ごとに適した画面が自動で表示されます。

また、英語・中国語に標準対応しています。言語は画面単位で切り替えることができるため、たとえば「英語で申請、中国語で承認、日本語で決裁」といった言語が異なる地域間でフローを回すことが可能です。多言語対応により、タイ語、フランス語、韓国語、スペイン語などの言語にも対応することができます。

ワークフローシステムのおすすめや選び方の詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：ワークフローシステム比較企業規模ごと22選！比較ポイント紹介

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無料で使えるワークフローシステムもある

企業規模が小さい場合、有料のシステムを導入してもほとんどの機能を使わない可能性もあります。

先ほど紹介したツールのような複雑な機能やサポートが要らない場合は、まずは無料の生産管理システムを試し、必要であれば有料のものに移行することをおすすめします。実際、Web幹事で無料のツールの導入事例を調べたところ、数人～30人程度の規模の会社が多かったです。ただし、具体的に何人の場合におすすめとは一概に言えないので、一度使ってみて判断するのが良いです。

また無料のツールは、有料のツールと比較して機能が制限されていることがあります。例えば、申請金額によってルートを変えるなど細かな承認ルートの設定ができないケースが多いです。

さらに無料のツールでは、導入する時や導入後のサポートが一切ない点に注意が必要です。例えば、システムを使用している際に何らかの不具合が生じた場合も、自社で全て対応しなければなりません。そのため、手厚いサポートが欲しい場合は、有料のものを選んだほうが良いでしょう。

GRIDYグループウェア

画像引用：GRIDYグループウェア

おすすめのポイント ・初期導入費、月額利用料が無料で利用可能
・パソコンへのインストールが不要なクラウドソフト
・ワークフロー以外にメール、スケジュールなど23機能が利用可能

GRIDYグループウェアはナレッジスイート株式会社が提供する、ワークフローだけでなくメール、スケジュールなど下のような23の機能が利用可能なシステムです。

画像引用：GRIDYグループウェア

初期導入費と月額利用料が無料で利用できます。一部有料オプションが存在するものの、基本機能はユーザー数や利用期間の制限なく完全無料で利用できます。クラウド型のシステムであるため、パソコンへのインストールは不要です。

画像引用：GRIDYグループウェア

当ツールではグループウェアでありながらワークフローの機能が存在します。「設定」画面から申請書を作成することができ、承認ルートの設定や申請フォームの作成が可能です。承認ルートは承認者（複数人の設定が可能）、決裁者となるユーザーを画面上で選択することで設定できます。

申請フォームは、文字列、数値、日付、チェックボックス、プルダウンメニューなど入力欄を組み合わせることで作成することができます。

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Exment

画像引用：Exment

おすすめのポイント ・ソフト自体の利用料は完全無料
・業務用のテンプレートがあらかじめ用意されている
・データ管理システムではあるがワークフローとしても使える

Exmentは無料で使えるデータ管理システムであり、ワークフロー機能を有しています。ユーザー数や利用期間を意識することなく完全無料で利用可能。自社のサーバーを用意し、サーバーにインストールする形式です。

画像引用：Exment

ワークフロー機能では、申請者は申請したい内容をコメントに記載し、申請書を承認者に送ることが可能です。添付ファイルも添付できます。承認ルートはあらかじめ管理者が設定可能です。

「起案」「承認中」など申請書の状態（ステータス）に応じて、誰がどのように申請書を確認および承認するのかを設定することが可能。例えば、「承認中」の場合は、部長に申請書を送付し、承認するのは部長一人といったフローを設定することができます。

※ここまで読んで、自社に合ったツールがどれか判断できないかたは、システム幹事にご相談ください。貴社がワークフローシステムを導入する目的、予算をヒアリングし、アドバイスします。相談料はすべて無料です。

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【参考】スクラッチ開発のワークフローシステムの費用相場は500万円以上

ここまで読んで、既存のツールでは自社に欲しい機能が足らない、自社の業務に合わせてオリジナルでワークフローシステムを作りたいと思った方がいるかもしれません。スクラッチ開発は自社の業務に沿ったシステムが利用できる反面、500万円以上と高いコストがかかります。

デザインや機能などゼロの状態から決めて開発するため、ディレクター1名、デザイナー1名、エンジニア2名程度の人員が必要になり、人件費がかかって費用が高額になります。

また、求める目的や機能によっても金額が変わります。機能が多く複雑になるほど開発費用は高騰し、場合によっては数千万円以上の開発費がかかる場合もあります。スクラッチ開発について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

関連記事：スクラッチ開発とは？知っておきたいシステム開発の基本・構築方法の違いや選び方を解説！

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【まとめ】ワークフローシステムの費用と選び方のポイント

ワークフローシステムの費用について解説してきました。ワークフローシステムの料金形態は月額型と買い切り型の2つがあり、選ぶときは下記の2つを意識してみてください。

• 金額の安さだけで選ばない
• IT部門だけで判断しない

金額の安さだけで選ぶと、たとえワークフローシステムを導入したとしても、本来必要な機能が盛り込まれていない、必要以上に高機能になって高額になりすぎたといったことが発生する可能性があります。まずは必要な機能を明確にしましょう。

以下のようになるべく具体化してください。

• エクセルで作った申請書を取り込みたい
• プロジェクト・案件ごとに細かく承認ルートを設定したい
• 定期的な組織変更にも対応できるシステムがよい

次に、実際にシステムを利用される現場部門の意見を反映することが望ましいです。IT部門だけだと現場のニーズを把握しきれない可能性があります。ツール選定の時点で現場部門にはいってもらうのが良いでしょう。

※ 自社に合ったワークフローシステムを探す時間がない・選べない！という方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングした上で、専門のコンサルタントがアドバイスします。
相談料も会社紹介料も無料です。お気軽にご相談ください！

コンサルタントのご紹介 岩田 専任のコンサルタントが、
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