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勤怠管理システムとは？主要な機能・メリット・デメリット・導入のポイントを解説【2024年最新版】
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠に関連する業務を合理化するシステムのこと。これまでタイムカードなどを活用してきた企業・店舗担当者の方であれば、勤怠管理システムに関する以下のようなことを調べているのではないでしょうか。
・勤怠管理システムとは？
・具体的にどんな機能がある？どんなことができる？
・導入によって得られるメリットは？デメリットはある？
・導入にあたっての注意点が知りたい
従業員を雇用する会社にとって非常に重要な勤怠管理ですが、メリット・効果が明確でなければシステム導入を決断することは難しいでしょう。
そこで本記事では、主要な機能、導入のメリット・デメリット、導入形態のパターンを含む、勤怠管理システムの概要・基本を徹底解説！失敗例から学べる勤怠管理システムの導入ポイントも紹介していきます。
※勤怠管理システムの開発を得意とする開発会社を探している方は、システム幹事にご相談ください。専任のアドバイザーが最適なツールや開発会社をご紹介します。相談料などは一切かかりませんので、お気軽にお問い合わせください。
勤怠管理システムとは
画像引用：勤怠管理システム「勤革時」
勤怠管理システムとは、下記のような従業員の勤怠に関連する管理業務を合理化するITシステムのこと。
・出勤・退勤の記録
・勤務時間の集計
・休暇・残業などの申請・承認
・シフトの作成
労働基準法第108条によって、従業員を雇用する会社には賃金台帳の作成が義務付けられています。しかし、従来のタイムカードやExcelを使った勤怠管理には、出退勤の集計や給与計算に多くの工数がかかるうえ、正確性に欠ける課題があります。
こうした課題を解決するのが、勤怠管理システムです。近年ではICカード、生体認証、スマートフォンのGPS機能などによる打刻、データ集計の自動化などを実現。正確性を担保しながら、従業員の利便性や管理側の効率化につながる勤怠管理システムが多数登場しています。
勤怠管理システムの機能
勤怠管理システムには、関連業務を合理化するどのような機能が搭載されているのか？それによってどのようなことができるのか？以下から、一般的な勤怠管理システムを例に、主要な機能を解説していきます。
出退勤打刻機能
画像引用：奉行 勤怠管理クラウド
出退勤の打刻機能は、社員の労働時間を把握し正しく給与計算するために必要な機能です。打刻機能には、以下5つの方法があります。
- パソコン打刻：休憩や私用外出など柔軟な打刻が可能
- ICカード打刻：パソコンやスマホなどの端末が不要で手軽
- 生体認証打刻：読み取りが早く、従業員の多い会社におすすめ
- 共有パソコン打刻：タイムレコーダー代わりに打刻できる
- スマートフォン打刻：GPS機能でどこから打刻したか可能。社外からの打刻もできる
全員がひとつのオフィスに出社する会社であれば、設置されたカードリーダーにICカード、スマートフォンなどの個人端末をかざすスタイルになる場合が一般的。不正打刻を防止するため、静脈認証などの生体認証打刻を導入する会社も少なくありません。
外回り中心の営業スタッフが多い会社向けに、外出先からモバイルデバイスで打刻できる勤怠管理システムも登場しています。デバイスのGPS機能により、打刻場所の記録も可能です。
勤怠管理では、近年普及しているテレワークや出社と在宅を組み合わせたハイブリッドワークへの対応が求められています。 打刻方法ごとの特徴を把握し、自社に適した方法を取り入れましょう。
ワークフロー機能
画像引用：ワークフロー勤怠管理システム
休暇・代休の取得、残業など、各種申請とそれに対する承認を合理化する機能が「ワークフロー機能」です。タイミングによっては承認までに長い時間がかかる従来の課題を解決するため、システムのみで申請・承認プロセスを完結できるようにした仕組み。承認者が不在の場合でも、ワークフロー機能があればプロセスが滞ることがなくなります。
承認者が申請に気が付かなかった、といったミスコミュニケーションをなくすため、SNSやポップアップなどを活用した「通知機能」を搭載する勤怠管理システムもあります。
自動集計機能
画像引用：タッチオンタイム
自動集計機能は、遅刻・残業を含む従業員の出勤時間や、有給の消化状況などをリアルタイムで集計可能です。具体的には、以下の項目を自動集計・出力できます。
- 残業日数
- 労働時間
- 遅刻回数
- 休日出勤時間
- 深夜労働時間
上記を従業員ごとに管理しようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。勤怠管理システムがあると、情報の出力・集計が自動的に行われ、業務の効率化が実現可能です。帳票作成の手間を減らしたり、社内外の監査にも柔軟に対応したりできるでしょう。
雇用形態・勤務形態の異なる従業員が混在するケースでも、システム側で個別設定することで対応できます。集計データのCSV出力、給与・会計システムとの連動で、さらなる合理化を図れる勤怠管理システムも多数存在します。
アラート機能
画像引用：ジンジャー
従業員の勤怠状況をリアルタイムに把握できることを活用し、残業時間が一定以上になると注意喚起する「アラート機能」を搭載する勤怠管理システムもあります。
残業の多い従業員本人へアラート通知するだけでなく、管理者へもアラート通知することが可能。負荷のかかっている従業員のタスクをほかのメンバーに割り振るなど、働き過ぎを抑制するための対策を講じやすくなります。
エラーチェック機能
エラーチェックとは、出退勤打刻漏れや休憩時間の未入力をエラー表示で知らせてくれる機能です。メールで通知されるようにしておけば、エラーがあった際すぐに把握できます。
エラーチェックを集計機能と連携させることで、月の残業時間が超過している社員にアラートを出したり、事実確認をしたりする使い方も可能です。
仮に毎日残業する社員がいた場合、月末に20枚の残業申請書を集計しないといけません。集計する量が多いため、計算間違いが起こる恐れもあるでしょう。
エラーが自動的に検出されることで目視チェックが不要となり、エラーチェックの工数を減らせます。
シフト作成機能
画像引用：奉行 勤怠管理クラウド
パート・アルバイト従業員の多い企業・店舗で課題になりがちなシフト作成を支援する機能が「シフト作成機能」です。時間帯によって必要なスタッフ数を登録しておけば、過不足の状況がひと目で確認できる勤怠管理システムも。時間帯の繁閑差が激しい飲食店などのシフト作成に最適です。
24時間態勢での稼働が求められる医療機関、宿泊施設、工場・製造業など、よりクリティカルなシフト管理に対応できる、業種特化型の勤怠管理システムも存在します。
労働時間・休暇の管理機能
残業を含む労働時間や休暇の管理は、2019年の法改正以降より重要となっています。
2019年4月の労働基準法改正と合わせて、有給休暇取得情報を管理する「年次有給休暇管理簿」の作成が求められています。
年次有給休暇管理簿には、以下3つの記載が必要です。
- 時季：年次有給休暇を取得した日
- 基準日：年次有給休暇を労働者に付与した日
- 日数：取得した年次有給休暇の総日数。残数とは異なる
従業員が多いほど、労働時間・休暇を正確に管理するのは困難です。勤怠管理システムを導入すると、手間なく効率的に管理できるためミスも減らせます。
勤怠管理システムの導入メリット
勤怠管理システムにできること、それを支える主要な機能を把握できたところで、システム導入によって得られる具体的なメリットを紹介しておきましょう。
労務管理の強化・徹底
勤怠管理システムでは、自動集計機能で従業員の勤務状況をリアルタイムに把握でき、アラート機能で働き過ぎも抑制可能。労務管理を強化・徹底し、労働基準法の遵守を容易にクリアできるメリットがあります。
働き方改革の推進により、残業規制や有給取得の義務化などの法令が施行されています。しかし、従来のタイムカードによる勤怠管理では、月末の集計まで従業員個々の勤務状況を把握することは困難でした。勤怠管理システム導入によってこれらの課題は解決可能。シフト作成機能などを活用することによる、勤怠管理業務の効率化・負荷軽減にも役立ちます。
多様な働き方への柔軟な対応が可能
ICカード、生体認証、GPSなどでの打刻が可能な勤怠管理システムを導入することにより、従業員の多様な働き方に柔軟に対応できるメリットが得られます。
タイムカードを活用した従来の打刻方法では、タイムレコーダーがあるオフィスへの出社が前提。退勤打刻するためだけに営業先から会社に戻らなければならないこともあります。GPSで打刻した場所を特定できる勤怠管理システムであれば、不正打刻を防止しながら直行・直帰などの働き方が可能になります。導入が加速するリモートワーク・テレワークへの対応も容易です。
申請・承認フローの効率化
ワークフロー機能の搭載された勤怠管理システムの導入では、休暇・代休取得や残業など、滞りがちな申請・承認フローの効率化・迅速化を実現できます。
紙を使った従来の申請・承認方法では、承認者が出張している場合などは申請書がデスクに放置されてしまうことも。従業員からの各種申請をスマートフォンで確認できる勤怠管理システムなら、リアルタイムで内容を確認して承認する、再提出を求めることが可能です。通知機能の搭載されている勤怠管理システムであれば、申請を見落とすこともなくなるでしょう。
経理業務の効率化
従業員の勤務時間を自動集計でき、雇用形態・勤務形態にも柔軟に対応できる勤怠管理システムは、導入することによって経理業務を大幅に効率化。
業務負荷を軽減できるメリットが得られます。
給与・会計システムと連携できる勤怠管理システムであれば、特定時期に集中しがちな経理業務を効率化できます。そのため、余裕の生じたリソースをコア業務に振り分けることによる生産性向上も期待できます。
勤怠管理システムのデメリット
導入することによって数々のメリットが得られる勤怠管理システムですが、相反するデメリットはないのか？気になっている方が多いかもしれません。しかし、勤怠管理をシステム化することによって生じるデメリットは「ない」といってもいいでしょう。
導入に際して初期費用、ランニングコストがかかることを勤怠管理システムのデメリットに挙げる論調もあります。しかし、従業員・管理者双方の業務を合理化し、生産性向上に寄与することを考えあわせれば、投入したコストを回収することは難しくありません。
ただし、それは「自社のニーズに合致する最適な勤怠管理システムを導入」した場合に限ります。
就業規則への対応が難しいことがある
業種・業態の違いによって雇用形態・勤務形態が大きく異なるだけでなく、個々の企業・店舗に応じて勤怠管理に要求される事情も異なります。導入した勤怠管理システムが自社ニーズに最適な機能を有していなければ、就業規則に沿った管理ができないこともあるでしょう。これは勤怠管理システム導入に際して、唯一デメリットになりうる要因です。
こうしたデメリットになりうる要因を排除し、費用対効果に優れる最適な勤怠管理システムを導入するためには、どうしたらよいか？市場にどのようなサービスが存在しているのか、導入形態によってどのような特徴があるのかを理解しておくことが重要です。
勤怠管理システムの導入形態
1. クラウド型
近年主流として、多くの企業・店舗が導入を進めているのは、インターネット経由でサービスを利用するクラウド型勤怠管理システムです。現在では多種多様な勤怠管理システムが市場に存在しており、従業員数に応じた従量料金のみで利用できることがクラウド型の大きな特徴。初期費用無料から使えるサービスも多く、気軽に導入できることもポイントです。
タイムカード代わりに利用できるアプリから、基幹システムと連携可能な高機能勤怠管理システムまで、さまざまなものがあります。適切なサービスを選びやすく複数拠点でも使いやすいメリットはありますが、自社ニーズに最適化させるカスタマイズは困難。勤怠管理を標準化しやすい、就業規則がシンプルな企業・店舗におすすめです。
2. パッケージ型（オンプレミス型）
コンプライアンスの観点からクラウド活用が難しい、といった企業・店舗で導入されているのがパッケージ型勤怠管理システムです。自社が管理する設備内にサーバーやソフトを設置して使用する形態を指します。
高機能なクラウドサービスが登場する近年では、少数派になりつつあるパッケージ型勤怠管理システムですが、パブリックなネットワークを使わない強固なセキュリティ環境を実現可能。複数拠点をVPN接続して活用する企業もあります。
ただし、ソフトウェア購入・サーバ環境構築などで初期費用が高額になりがちなのは、パッケージ型勤怠管理システムのデメリット。アップデートやメンテナンスを含むランニングコストを考慮する必要もあります。
3. カスタマイズ・スクラッチ開発
クラウド型、あるいはパッケージ型をそのまま使うだけでは、勤怠管理に関する自社ニーズを満たせない企業・店舗もあるでしょう。その場合、パッケージをカスタマイズして導入する、または勤怠管理システムをスクラッチ開発（オリジナルで開発）するケースもあります。
ただし、クラウド型の高機能化が進む勤怠管理システムは、カスタマイズ・スクラッチ開発のニーズが多くないことも事実。そのため、カスタマイズ・スクラッチ開発を検討する際は、システム開発会社の選定が重要です。
システム幹事でおすすめの勤怠管理システムを厳選した記事もありますので、合わせて参考にしてください。
関連記事：【労務担当必読】勤怠管理システム比較10選｜比較すべきポイントも解説
勤怠管理システムの開発・導入におすすめの会社
自社開発の勤怠管理システムをベースにできる、あるいは勤怠管理システムの豊富な開発実績を持つシステム開発会社を選定することがポイント。以下に、おすすめできるシステム開発会社を2社ほど紹介しておきましょう。
株式会社システムクレイス
画像引用 : kintoneで勤怠管理システム開発｜低コスト・短納期開発｜システムクレイス
株式会社システムクレイスは、東京都港区に本社を構えるシステム開発会社です。
「kintone」「アラジンオフィス」「Zoho CRM」などをベースにした、中堅中小企業向け業務システム・管理システムを、安価かつ短納期で提供していることが同社の特徴。特に、kintoneを活用したクラウド型勤怠管理システム構築に強みがあります。
kintoneのフルカスタマイズで、業務フローに適した勤怠管理システムを構築できます。また、API（プログラム同士をつなぐ技術）による基幹システムとの連携、JavaScriptやプラグインを活用した機能追加、ワークフローや顧客管理との融合なども実現可能。システム開発・納品だけでなく、活用を促進して定着を促すための導入支援サービスも提供しています。
株式会社ヨドック
画像引用 : 株式会社ヨドック
株式会社ヨドックは、大阪府大阪市の本社のほか、東京都中央区、中国大連市に拠点を持ち、オフショア開発にも対応できるシステム開発会社です。
Webサイト・ECサイトを含むWebシステム開発、業務システム開発を得意としており、同社オリジナルのクラウド型勤怠管理システム「らくちん勤怠管理」もラインナップ。勤怠機能・ワークフロー機能・管理機能など、標準状態でも充実した機能を、さらに自社向けにカスタマイズすることも可能です。
これは、同社独自の「Apparatusフレームワーク」を開発基盤として活用する「ヨドック式開発」を採用しているためです。これまでの開発実績で蓄積された、500以上のモジュール（部品）が用意されており、フレームワークとアプリケーション間に挟み込むことでオーダーメイドシステムを安価に構築可能。もちろん、製造業での実績もあるフルスクラッチ（オリジナルでゼロから構築）による勤怠管理システム開発にも対応できます。
※勤怠管理システムの開発を得意とする開発会社を探している方は、システム幹事にご相談ください。専任のアドバイザーが最適なツールや開発会社をご紹介します。相談料などは一切かかりませんので、お気軽にお問い合わせください。
失敗例に学ぶ勤怠管理システム導入のポイント
導入のメリット・デメリット、導入形態のパターンや特徴、一般的な機能などを含む勤怠管理システムの基本を解説してきました。では、これらを踏まえたうえで、自社に最適な勤怠管理システムを選ぶためにはどのようなことに注意しておけばいいのか？よくある失敗例も紹介しながら、ヒントとなる導入ポイントを解説していきます。
◎勤怠管理システムの失敗例とは
勤怠管理システムを導入したものの、思ったような効果が得られなかった、活用されない仕組みになってしまったといった失敗の要因は、大きく以下の2つに集約できます。
・採用した勤怠管理システムが会社の規模や実態に即していなかった
・システム連携ができず効率化が進まなかった
たとえば、従業員が数人であるにも関わらず、高機能勤怠管理システムを導入したのでは、思ったような費用対効果は得られません。外回り営業スタッフが多いにも関わらず、ICカード打刻のみ対応するシステムであれば使われなくなる可能性が大きいです。給与システム連携ができなければ業務効率化も進みません。
勤怠管理システム導入の目的を明確にする
こうした失敗を避けるためには、勤怠管理システムを導入する目的・ゴールを明確にすることが重要です。自動化・効率化したい業務を、具体化しておく必要もあるでしょう。
・従業員の利便性を目的に複数の打刻方法を用意するだけでいいのか
・健康管理・労務管理も強化する必要があるのか
・バックオフィス業務も含む関連業務の効率化も実現したいのか
上記のような目的に応じて、最適な勤怠管理システムは大きく変わります。
明確化した目的・ゴールをもとに、効率化したい具体的な業務を洗い出していけば、勤怠管理システムに求められる機能も明確になります。
システムに合わせるか？システムを合わせるか？
求める機能が明確になれば、あとは費用対効果を考慮に入れつつ、適切な勤怠管理システムを選定していくだけ。ただし、既存の勤怠管理システム・サービスが、自社ニーズをすべて満たせるとは限りません。社内ルールが細かく規定されている企業・店舗であれば、システムに合わせて自社ルールを変更するか？自社ルールに合わせてシステムに変更を加えるか？どちらかを選ばなければなりません。
システムに変更を加えるということは、イコール「パッケージをカスタマイズする」もしくは「スクラッチで勤怠管理システムを開発」すること。既存製品を導入する場合に比べ、初期費用は高額です。投資したコストに見合った効果が得られるのか、じっくり検討する必要があるでしょう。
まとめ：就業規則変更も視野に入れる柔軟性も必要
本記事では、主要な機能、導入のメリット・デメリット、導入形態のパターンを含む勤怠管理システムの概要・基本を解説するとともに、失敗例から学べる導入ポイントも紹介しました。
労務管理を徹底するためにも業務効率化を推進するためにも、勤怠管理システムは企業経営に欠かせないシステムです。ただし、本文内でも触れたように、企業・店舗ごとに勤怠管理に関する事情は異なります。ときには、勤怠管理システム導入にあたってカスタマイズやスクラッチ開発が必要になることもあるでしょう。
費用対効果が見えにくい一面があるのも勤怠管理システムの特徴。自社ルールにこだわりすぎるのではなく、就業規則変更も視野に入れる柔軟性を持ち、最善の方法で課題解決を目指すことが重要です。
※もし勤怠管理システムの開発を得意とする会社を探している方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適な開発会社を選定させていただきます。相談料などは一切かかりません。
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Q. 勤怠管理システムとは何ですか？
勤怠管理システムとは、従業員の勤怠管理業務を合理化するITシステムを指します。正確性を担保しながら、従業員の利便性や管理側の効率化につながるのが特徴です。
Q. 勤怠管理システムのメリットは？
勤怠管理システムのメリットは「労務管理を強化・徹底し、労働基準法の遵守を容易にクリアできる」「従業員の多様な働き方に柔軟に対応できる」などです。詳細は記事内で紹介していますので、ぜひご覧ください。
