システム開発の依頼準備8点｜プロジェクトを成功に導く外注ガイド【2024年最新版】

・システム開発に失敗しないために依頼前に準備をしておきたい
・準備をしないと開発会社とコミュニケーションが取れなさそう
・初心者だけど、どこまで準備をしたらいいか分からない

プロジェクトの成否の命運を握るのが、依頼準備です。開発会社との初回面談までに伝えるべき内容をしっかり用意しておくことで、適正な見積もりや良い提案を出してもらうことが可能です。

そこで本記事では、システム開発の発注を検討している方に8つの依頼準備を紹介します。

・依頼するために最低限、必要な準備4点
・見積もりを適正にするための準備
・質の高い提案をもらうための準備3点

以上の3つに分けて紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

システム開発会社の探し方や発注する際の注意点については、こちらにまとめました。あわせて参考にしてください。

※現在、システム開発を検討している方はシステム幹事にご相談ください。御社の予算や目的をヒアリングし、最適な開発会社を紹介します。相談料・紹介料ともに完全無料です。相場の情報を知りたいなどのライトな相談だけでも大丈夫です。

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システム開発に役立つ記事もご覧ください システム開発とは？工程・流れをプロが解説！発注者が知っておくべきポイント

【必須】システム開発で失敗しないための準備4点

最初に、システム開発を依頼する際に必要な準備を4つ紹介します。この準備を怠ると、以下の問題に直面します。

・そもそも見当違いな開発会社を選んでしまう
・まともな提案・見積もりがもらえない
・担当者と適切なコミュニケーションができない

これから理由を説明しますので、どんなに忙しく急いでいる方でも、最低限この4つだけは準備をしてください。

自社の課題を整理する

どんなシステムが必要かを考える前に、まずは自社の課題を整理してください。システムが必要な理由を言語化してみましょう。

・従業員が増えてタイムカードでは勤怠管理が難しい
・サービスは良いのに世間に認知されていない
・Webサイトに集客はできているが、CV（購入や申し込み）が少ない

課題を言語化したら、次にできるだけ原因を深掘りましょう

・勤怠を管理する人が1人なのでリソースが足りない
・広告の打ち方が分からず何も手をつけられていない
・問い合わせフォームの入力が面倒で途中離脱者が多い

システム幹事では様々な相談をいただきますが、自社の課題を整理していない方に話を聞くと、以下の結論に達する場合があります。

・システムの導入よりWebサイトをリニューアルしたほうがいいのでは？
・システムの開発より既存のツールを購入したほうがいいのでは？
・システムよりアプリのほうがいいのでは？

このように、そもそもシステム開発以外の施策をとったほうが良いケースが多々あります。
自社の課題を解決するには本当にシステム開発が最適なのか？見直してみましょう。
どんなシステムを開発すべきかも明確になります。

システムを開発する目的（ゴール）を決める

自社の課題を整理したら、システムを開発する目的（ゴール）を設定してください。どんな状態になれば自社の課題が解決されるのかを言語化します。

・従業員の勤怠管理の工数を1/3に削減したい
・半年で20,000人が訪れる予約サイトにしたい
・現在の商品購入率から5%上げたい

逆に良くない目的の設定例が下記のような曖昧なもの。

・デザインが古いので新しくカッコイイECサイトを作りたい。
・とにかく露出（アクセス数）を増やしたい。
・競合がリニューアルしたので、うちもリニューアルしたい

開発会社によって得意分野は異なり、目的によって依頼すべき開発会社が変わってくるため、ここを曖昧にすると、そもそも見当違いの会社を選んでしまう可能性があります。

さらに、抽象的な目的では、開発会社側もどんなシステムを開発すれば良いのか、必要な機能は何か？などが設定できません。提案も曖昧になってしまいます。

システム開発の予算

予算もできるだけ具体的に設定してください。

・500万円までにおさめたい
・予算の上限は500万円

良くないのは「なるべく安く済ませたい」や「いくらに予算を設定すればいいのか開発会社に聞いてみよう！」といった丸投げ。予算が曖昧だと必要な人員や機能が決められず、結果として開発会社の提案もブレてしまい、仕様や機能もボヤけてしまいます。

開発会社は予算の上限に近い金額で見積書を出す場合がほとんど。理由はシステム開発の目的を達成できるように「あとから要件が追加になる場合を先に想定しておいてくれる」、または「交渉されても値引きができるように余裕を持たせておく」から。

そのため、最初から具体的な上限予算を提示し、その中で最大限対応できる提案内容にしてもらうことがポイントです。

さらにシステム開発は追加料金が発生する場合があるので、あらかじめ上限を決めておかないと開発費が予想外に高騰する可能性もあります。

システム開発にどれくらい費用がかかるのか？　相場情報は、下記の記事をご覧ください。

関連記事：システム開発の費用・相場を徹底解説！料金を抑えるコツも紹介！

開発予算と同時に運用の方針や予算を決めておく

開発費用だけでなく、運用の方針や予算を決めておくことも重要です。システム開発は作って終わりではなく、リリース後も継続的に運用や保守をしていく必要があります。「システム運用」とは、開発・リリースされたシステムを継続的に安定して稼働させるため、管理・監視を行うこと。

目安として月額の運用費用はシステム開発の5%前後。200万円で開発したシステムであれば運用・保守費用は月10万円ほどかかり、1年間で120万円になります。

初期費用が安くても、月額の運用費用が高ければ、合計の支払い総額は大きくなります。システム開発会社を探す際は下記のことを決めておいてください。

・システム運用も業者に依頼するのか
・依頼するなら月々の予算はどれくらいか
・運用時に開発会社に求めるものは何か※

※システム運用の内容

システム開発・導入の納期

システムを納品してもらう納期も具体的に決めてください。

・2022年4月1日にポータルサイトをオープンしたい
・2022年3月中に給与管理システムの納品希望

システム幹事に相談してくださるお客様の中にも「なるべく早く」「いつでも良い」「決まってない」などアバウトな納期の方が多いです。少なくとも「4〜6月の間で」などの範囲は決めておきましょう。期限を線引きをせずに伝えると、開発会社は余裕を持ったスケジュール設計をしてしまいます。万が一、開発が遅れた場合に納期が間に合わなくなってしまいます。

また、何を納品とするのか、定義もハッキリさせておきましょう。開発したシステムは実際に使用してみて修正が発生する場合や、システムを導入する際の発注側の検収（依頼したシステム通りになっているかチェックする作業）、既存のシステムとの連携や移行作業などもあるので、開発会社と認識が食い違う可能性があります。

「〇〇のイベントで使用する」「商品やサービスのリリースまでに必要」など、どうしても期日を延ばせない事情がある場合は、開発会社に伝えておきましょう。

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【重要】システム開発の見積もりを適正にする準備

最低限必要な4つの準備が終われば、できる限り準備してもらいたいのがRFP（提案依頼書）。初めて聞く方もいらっしゃるかもしれませんが、下記がRFPのサンプルです。

簡単に言うと、RFP（提案依頼書）は、システム開発会社から見積もりやシステムの提案をしてもらうための依頼書。「こんなシステムを開発したいので、いくらかかりますか？どんなシステムにすればいいですか？」の回答を提案してもらうための書類です。

面倒臭いと思われるかもしれませんが、先にRFPを作成しておくと提案をもらったとき、自社に合う開発会社が比較しやすく、下記の3つの点で非常に重要です。

・開発会社とのやり取りを減らせる
・複数社からの提案内容を比較しやすい
・見積もりを適正金額に収められる

最初に紹介した4つの準備と同時進行で進められるので、ぜひ作ってください。

RFP（提案依頼書）の記載項目

RFPの作り方としては、まず現在の課題を洗い出し、どんなシステムを作りたいのか、その効果はどれくらいか、どれくらいの予算や工数を想定しているのかの順番で考えると良いでしょう。

「システム概要」はシステム開発の目的・ゴール・機能要件など、プロジェクトの全体像を開発会社に把握してもらうための基本情報。

上のように会社・組織の概要も書きますが、これは業界や貴社の事業を理解してもらうためです。「提案依頼事項」以降は、開発会社から提案して欲しい内容を伝えるための情報。

すべて文面にすると膨大なドキュメントになってしまうため、テキストで説明しにくい部分は口頭で伝えましょう。

RFPに記載する項目は多いですが、大部分は開発会社への希望（提案してほしい項目）。一つ一つの項目はシンプルです。「そこまで細かく提案してもらう必要はない」と思われるかもしれませんが、丁寧に回答してくれるかを見ることで、良い開発会社かの選別もできます。

下記の記事を参考に、RFPを作成してください。

関連記事：RFPとは？システム開発の質を高める提案依頼書の作り方を解説！【サンプルあり】

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【できれば】システム開発のコミュニケーションを円滑にする準備

◎必ず準備して欲しい4点
・自社の課題を整理
・システムを開発する目的（ゴール）
・システム開発の予算
・システム開発・導入の納期

◎見積もりを適正にする準備
・RFP（提案依頼書）を作成する

ここまで紹介した5つの準備をすれば、システム開発の失敗はグッと減ります。そして可能なら、これから説明する3つの準備もおこないましょう。開発会社から必ず聞かれる質問なので、答えられるようにするとコミュニケーションが円滑になります。

詳しい資料などは用意しなくていいので、質問に答えられるようにしておくといいでしょう。

機能性

機能性はその名の通り、「どのような機能を求めているか？」のことです。例えば「複数人が同時にログインできる機能」「問い合わせが来たときにすぐに顧客情報が出てくる機能」など。

もちろん、システム全部の機能を洗い出す必要はありません。開発会社と相談しながら決めるといいでしょう。事前準備としては、「絶対に必要な機能」逆に「不要な機能」を言語化できるようにしておきましょう。Must（絶対に必要）とWant（あるとよい）に分けておくのがおすすめです。

開発会社は見積もりを出す際に、必要最低限の機能で見積もりを出す会社もあれば、良かれと思って追加機能を考えて提案する会社もあります。あらかじめ不要な機能などを伝えておくと、開発会社もシステムの完成をイメージしやすいのです。

操作性

操作性は、システムを操作する人は誰か？どれくらい使いやすい操作性を求めているか？のこと。

操作性を明確にしておくと、開発会社も必要最低限のクオリティでいいのか、高いクオリティで開発すれば良いのか判断しやすく、見積もりも出しやすくなります。

先ほどの機能性と操作性を洗い出す際は、IT部門だけではなく、実際にシステムを利用する関係部署の担当者に要望を聞くといいでしょう。認識のすれ違い、システムの修正も防げます。

保守性

保守性は、セキュリティ面やトラブルが発生した場合の対処のこと。
システムに万が一トラブルが発生した際に、原因を究明してシステムを復旧・修正するのは誰がやるのか、外注するのか？その予算はいくらなのか？を決めておいてください。

システム開発を依頼するための準備は以上です。保守はシステム運用とセットで考えるものになるので、下記の記事を参考にしてください。

関連記事：システム運用とは？開発との関係・保守との違い・重要性・作業内容を解説！

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システムを開発するまでの流れ・フロー

最後に、システムがどんな流れで開発されるのか工程を簡単に説明します。流れを知っておくと、どんな準備をすればいいのかもクリアになります。

見積もり

※株式会社Lbose様より提供いただいたシステム開発の見積書です。

依頼準備をしたあとは開発会社と面談を行い、見積もりを出してもらいます。このとき、先ほど説明したRFP（提案依頼書）があるとスムーズに進みます。面談を行った上で、システム開発にかかる費用の概算を出してもらいます。

見積もりを依頼する際に、特に意識して欲しいポイントは以下の3つ。

・分からない項目は必ず質問する
・金額だけで発注先を選定しない
・相見積もりは3〜4社が理想

分からない項目は必ず質問すること。相手はプロだからと丸投げすると「その機能は必要なかった」「余計な経費がかかってしまった」「他の部分に予算をかければ良かった」と悔やむ方がほとんどです。

そして、システム開発の失敗で最も多い要因が、「見積金額の安さ」だけで発注先を決めてしまうこと。できるだけ安い金額で発注したいのは人情ですが、作ることが目的になってしまっては失敗のもと。金額ではなく、自分たちの目的が達成できそうかで判断してください。

その他にも見積もりを依頼する際にはいくつかのポイントがあります。下記の記事もチェックしてください。

関連記事：システム開発の見積書の見方をプロが解説！注意点も紹介【サンプル付き】

契約

開発会社の見積書を比較したら、どこに依頼するかを決定して正式に発注します。基本的にシステム開発には、下記の2つの契約が存在します。

システムの設計図を作るまでは、労働時間に対して支払う準委任契約。設計図を作ってみて「やっぱり開発はやめておこう」と思っても、それまでの労働時間に対しては対価を支払う形になります。

それ以降の実際のシステム開発に進めば請負契約となり、開発会社側はシステムを完成させる責任があります。ちょっとややこしいです。

また、上の表には書いていませんが請負契約の中には「契約不適合責任」があり、これはシステムに不具合が見つかった場合に開発会社が無償で修正する、代金を減額する、そもそも契約を解除するなどの責任のこと。

契約不適合責任には、「不具合が見つかってから1年以内」「システムの納品から5年以内」などの有効期限が書かれていますので、しっかり確認しましょう。システム開発の契約に関しては、下記の記事も参考にしてください。

関連記事：システム開発の契約とは？契約形態・契約書の注意点を解説！

要件定義

開発会社と契約を結び、正式に発注したあと「要件定義」を行います。要件定義とは、発注者の希望を叶えるために必要な機能などを明確にする作業で、下のような項目を決めます。

・必要な機能
・用いられる技術
・スケジュール（納期）
・必要な人員（工数）

簡単に言うと、「やること/やらないこと」を決める、「言った、言わない」のトラブルを避けるためにおこなう作業です。要件定義は発注側のニーズを見える化する作業であり、プロジェクトの成否を左右するもっとも重要な工程です。システム開発の失敗の原因の多くも綿密に要件定義を詰めていなかったことで起きており、納得いくまで打ち合わせを重ねてください。要件定義をしっかり固めないと、以下のような問題につながります。

・開発工程で想定以上に時間がかかる
・作ったものの役に立たなかった
・無駄に高機能になって予算オーバーになる

要件定義の見積費用は、開発費全体の10%前後。開発費が500万円のプロジェクトの場合、契約内容によりますが要件定義まで行えば、そこでシステム開発を中止しても、50万円ほどは開発会社に支払うことになります。

発注者側が原因でのプロジェクト中止の場合、全体見積もりの半分を請求される場合もあります。これは先ほど説明した準委任契約によるものです。要件定義に関しては下記の記事も参考にしてください。

関連記事：システム開発の要件定義とは？受託開発における重要性や進め方を解説！

その他システム開発の失敗の詳細は下記記事をご参照ください。
関連記事：システム開発の失敗例・原因・防止策まで解説！失敗時の対処法も

基本設計

要件定義が固まれば、いよいよシステムに実装する機能や扱うデータなどを明確化する「設計」を行います。

・機能の洗い出し
・扱うデータを整理
・画面のレイアウトを決める
・必要となるデータを明確化

設計は発注側がシステムを開発する前に関わる最後の工程のため、要件定義と並んで重要な工程です。開発会社が作成する「基本設計書」に的確なフィードバックをすることが大切なため、下記の記事を参考にしっかりとコミュニケーションを取るようにしてください。

関連記事：システム開発の基本設計とは？重要性・発注者としての関わり方を解説！

設計の作業が終われば、いよいよシステムの開発に入ります。システムを完成させてからも発注者が行う作業はいくつかあります。システム開発全体の流れについては、下記もぜひご覧ください。

システム開発依頼前にチェック！ 中小企業向けシステム開発の進め方をまとめました。
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関連記事：システム開発の工程・流れをプロが解説！発注者が知っておくべきポイントを紹介

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【まとめ】システム開発の依頼準備8点

以上、システム開発を依頼するための準備を紹介しました。おさらいすると下記の8点が準備リストです。

◎必ず準備して欲しい4点
・自社の課題を整理
・システムを開発する目的（ゴール）
・システム開発の予算
・システム開発・導入の納期

◎見積もりを適正にする準備
・RFP（提案依頼書）を作成する

◎コミュニケーションを円滑にするための準備
・機能性
・操作性
・保守性

システム開発の命運を握るのは依頼準備です。ここに手間をかけるかで成否が大きく左右されますので、準備を怠らないでください。

準備の過程で困った方、準備はできたけど、どの開発会社に依頼すべきか迷う方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的をヒアリングし、システム開発に関するアドバイスをおこないます。

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システム開発に役立つ記事もご覧ください システム開発とは？工程・流れをプロが解説！発注者が知っておくべきポイント