【2022年度】経費精算システム比較8選!電子帳簿保存法の対応は?機能や費用から導入ポイントまで解説!

経費申請には出張費、旅費、交通費、接待費など様々です。申請書が紙の場合にはハンコによる押印処理があり出社しなければ対応できない、ミスをしたら書き直しなど面倒で手間が掛かります。

経費精算システムを導入することで、経理担当、申請者、承認者の業務を軽減することができますが、企業の規模や組織形態によって、おすすめのシステムは異なります。

また、電子帳簿保存法に対応したシステムを利用することで専門業者へのタイムスタンプが不要になる場合もあります。

今回は、経費精算システムの導入目的、選び方も踏まえて各システムを比較して紹介します。

※自社に合う経費精算システムを選んで欲しい、プロのアドバイスを聞きたい方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適な経費精算システムを選定させていただきます。相談料・紹介料などは一切かかりません。

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目次
  1. 1. 経費精算システムを導入するメリット
    1. 1-1. 経理業務の効率化ができる
    2. 1-2. ペーパーレス化や押印処理を軽減
    3. 1-3. 申請ミスの防止
  2. 2. 経費精算システムの選び方
    1. 2-1. 導入目的を明確にする
    2. 2-2. 契約形態を確認する
    3. 2-3. サポート体制の手厚さ
    4. 2-4. 電子帳簿保存法への対応
  3. 3. 中小企業向け経費精算システム5選
    1. 3-1. 1. 楽楽精算
    2. 3-2. 2. jinjer経費
    3. 3-3. 3. RECEIPT POST
    4. 3-4. 4. eKeihi
    5. 3-5. 5. ジョブカン経費精算
  4. 4. 費用を抑えたい企業向けの経費精算システム3選
    1. 4-1. 1. ビズトラ
    2. 4-2. 2. rakumoケイヒ
    3. 4-3. 3. ハイ!経費
  5. 5. 【まとめ】自社に合う経費精算システムを選ぼう

経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムを導入するメリット

経理業務の効率化ができる

楽楽精算

画像引用:楽楽精算

経費精算システムを導入することで、経費に関連する申請をシステムでまとめて管理することができます。あらかじめ申請書のフォーマットや申請フローを登録ができるので申請者や承認者はスムーズに手続きを行えます。

ペーパーレス化や押印処理を軽減

今まで紙で経理業務を運営していた企業であれば、申請書を紙で印刷することが不要になります。押印処理もシステム上でできるようになるので、押印のために会社に出社することがなくなります。申請内容に不備があり差し戻しがあった場合でもシステムを通じて手続きが行えるので申請者や承認者はスムーズに対応することができます。

申請ミスの防止

経費精算システム

入力補助機能のイメージ

EXCELシートや手書きの申請では、入力ミスより経理処理をした際に数字の不一致が発生しやすくなります。経費精算システムを導入することで、自動計算機能や入力補助機能があるので事前にミスを軽減することができます

経費精算システムの選び方

経費精算システムの選び方

導入目的を明確にする

経理業務を効率化したい、申請者や承認者の負担を減らしたい、コスト削減など組織が抱えている課題によって様々です。

目的を明確にしないと期待した費用対効果が得られない場合があります。

例えば、経理担当側の課題として「仕訳・振込の処理が手動のため手間」であれば「自動で仕訳が行われ、そのデータが会計ソフトに連携する機能」が必要になります。

また、申請者側の課題として「電車の経路運賃を調べて入力するのが面倒」であれば「経路を入力するだけで自動的に交通費を計算してくれる機能」が欲しくなります。

このように、課題によってシステムに求める機能が違います。企業が抱える課題は様々です。自社の課題をしっかりと洗い出し、具体的にどのような機能が必要なのかを明確にからシステムを選ぶようにしましょう。

課題を洗い出さずにシステムを導入すると、部分的には業務効率が上がるかもしれませんが、本質的な課題を解決できずにかえって作業時間が増えてしまったといったケースも見受けられます。システムの検討時に、目的や課題を考慮して導入判断をすることをおすすめします。

契約形態を確認する

オンプレミス?クラウド?

経費精算システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。

クラウド型は外部にあるサーバに対してインターネットを経由してアクセスするシステムで、オンプレミス型に比べて導入費用も安く常に最新のバージョンにシステムがアップデートされています

オンプレミス型は、社内のサーバにソフトウェアをインストールするもので社外のネットワークから遮断されているため、物理的にセキュリティの担保されていますが、外部からアクセスしにくい設計になっています。

サポート体制の手厚さ

経費精算システムによって提供しているサポート体制は違います。導入後、疑問に素早く答えてくれたり、設定などサポートをしているか事前に確認をしておきましょう。

サポートがメールや電話対応だけのシステムも少なくはありません。システムの導入に慣れていない方は専任のサポートスタッフがつく体制があるかも判断材料の1つです。
画面を見ながら1つ1つわからないことに答え、フォローしてくれるので安心してシステムを導入・運用することができます。

電子帳簿保存法への対応

最近では、電子押印やペーパーレス化の流れがあり、一定条件を満たせば電子データでの帳簿の保存も認められつつあります。特に2022年1月1日に改正された改正電子帳簿保存法では、電子取引に関しては電子保存が義務化されました。

電子保存対応が必要になる電子取引例としては

・電子メールにより請求書や領収書などの受け取ったデータ
・インターネットのサイトから請求書や領収書などのダウンロードするPDFデータ
・クラウドサービスを利用した際の、電子請求書や電子領収書

になります。

システムによっては電子帳簿保存法に対応している度合いは違います。一つの指標としては国税庁が公認するJIIMA(日本文書情報マネジメント協会)の認証を受けているかどうか、という点が判断材料になります。

中小企業向け経費精算システム5選

まずは、中小企業向けにおすすめな経費精算システムを厳選致しました。

今回の選定基準としては

・システムの機能が充実している
・サポート体制が手厚い
・導入実績を公開してる

の3つに絞っておすすめの経費精算システムを紹介しています。

中小企業の場合、まずはスモールスタートしたいと思う経理担当の方も多いのではないでしょうか。もちろん、費用も考えて導入検討をしないといけませんが、中小企業は大企業と比べて組織規模の変化が激しい傾向があります。

中小企業は急激な売上成長を求められることも多く、それに合わせて従業員を一気に増員するといったケースも多々あります。組織規模が大きくなることで、今までマンパワーで回していた業務も対応できなくなるリスクもあります。

機能が充実している経費精算システムは、汎用性が高く組織規模が変わったとしてもシステムを乗り換えずに使い続けられるといったメリットがあります。

また、中小企業の経理担当者は総務などを兼務していることも少なくはありません。経費精算システムの導入をしたいと思っていても人手が足りず諦めている方も多いのではないでしょうか。

サポート体制が手厚いサービスであれば、導入から運用までしっかりとフォローしてくれます。例えば、システムのマニュアルが充実していたり、専門スタッフがつき豊富な導入実績経験から自社にあった効率的な活用方法を提案をしてくれます。

現状の課題も考慮しながら中長期的な組織規模の変化も踏まえた上で導入判断をすることをおすすめします。

とにかく費用を抑えたいという方は「費用を抑えたい企業向けの経費精算システム3選をご覧ください。

1. 楽楽精算

楽楽清算

画像引用:楽楽精算

特徴1:国内の累計導入社数は9,000社

楽楽精算は、交通費や出張費などの経費に関わる全ての処理をまとめて効率化できるクラウド型の経費精算システムです。
申請者、承認者や経理担当者の経費精算に関連する業務負担を軽減し、申請書類を電子化することでコスト削減にも繋がります。

また、国内の累計導入社数は9000社(2021年11月末日現在)、クラウド型経費精算システム累計導入社数は国内導入社数No,1を誇る導入実績※1です。

※1デロイト トーマツ ミック経済研究所「電帳法対応進むクラウド型経費精算システム市場の実態と展望」(ミックITリポート2021年6月号: https://mic-r.co.jp/micit/)より)

特徴2:スマートフォン申請できるなど便利な機能が充実

便利な機能としては、スマートフォンから経費申請や承認できる、ICカードとの連携が可能、ジョルダンの乗車案搭載により適期区間の控除がシステム上でできる、領収書の自動読み取りが可能など申請者から経理担当者まで使い勝手の良い機能が充実しています。

特徴3:汎用的なワークフロー機能

楽楽精算では、稟議や押印申請などの社内で発生する様々な申請をシステム化する汎用的なワークフロー機能があります。

このワークフローで作成した稟議申請と経費精算を紐付することもできるので社内で発生する様々な申請を電子化し、一元管理することができます。

申請用途に合わせて項目名や項目形式(プルダウンメニュー、ラジオボタンなど)自由にレイアウトを設計できるので、すでに利用している申請書を再現しやすい仕組みになっています。

提供会社

株式会社ラクス

企業規模

小規模〜大規模

契約形態

クラウド型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

導入実績

国内累計導入社数は9,000社

サポート体制

 電話・メール対応(専任スタッフあり)

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

100,000円

月額費用

30,000円〜

2. jinjer経費

jinjer経費

画像引用:jinjer経費

特徴1:企業規模1000人未満の導入が7割

jinjer経費の企業規模別導入率は、小規模(10〜99名)が3割、中規模(100〜99名)が4割、大規模(1000〜)3割と小・中規模企業の導入が多いシステムになっています。

ジンジャーサービスは、jinjer経費だけでなく、jinjer人事、jinjer勤怠、jinjerサインなどバックオフィスなどの業務を効率化するシステムがあり必要に応じで契約や連携できるところも小・中規模企業に支持されている理由の一つです。

特徴2:スマホアプリに対応しシンプルな画面設計

パソコンだけでなく、スマートフォンアプリにも対応しているので場所を選ばずに簡単に申請や承認を行えます

アプリなのでスマートフォンの小さい画面でも簡単に操作できるUI設計になっています。ちょっとした移動時間などを活用して経費精算が行えるので業務効率も向上します。

特徴3:会計システムと連携可能

jinjer経費では、設定した内訳を従業員が申請時に選択することで、承認時に自動で仕訳をするため、経理担当者が申請内容の確認や仕訳をする必要はありません

自動仕訳によって作成されたは利用している会計システムのフォーマットに合わせて柔軟にカスタマイズすることができます。会計システムに仕訳データを入れ込むことで作業工数を削減することができます。

提供会社

jinjer株式会社

企業規模

小規模〜大規模

契約形態

クラウド型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

導入実績

ジンジャーシリーズ導入実績は15,000社

サポート体制

 電話・メール・チャット対応

(契約プランにより対応範囲が変わる)

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

100,000円〜

月額費用

500円〜

3. RECEIPT POST

RECEIPT POST

画像引用:RECEIPT POST

特徴1:領収書をスマートフォンで撮影するだけで99.9%の精度でデータ化

他社システムでもOCR(光学文字認識)による領収書読み取りはありますが、RECEIPT POST(レシートポスト)では、専任のオペレーターが領収書を代行入力しています。

手書きなどの領収書だとOCR技術では正確に読み取れない場合がありますが、人の目により入力されることでより正確な情報を自動で読み取ることが可能です。オペレーター対応時間は24時間365日であり、かかる時間も20分〜1営業日とスピーディーな対応です。

特徴2:クレジットカード明細やSuica・PASMOを自動連携

クレジットカードをシステムと連携するだけで、利用明細を取り込んで経費の申請をすることができます。実際に利用した明細から自動的にデータを読み取るので、手入力と違い申請ミスや不正行為も防ぐことができます。

また、Suica・PASMOとも連携することで交通費精算にかかる業務負担を大幅に軽減することができます。通常、交通費の申請する場合は「利用日時」や「区間」、「定期区間を除外した利用料金」を記入する必要があります。

経理担当者は、路線検索サービスなどを使い申請内容に不備がないかを確認し、承認や差し戻しをしなければいけません。

RECEIPT POSTでは、これらにかかる交通費精算の業務を自動化して申請者と経理担当者の業務を軽減することができます。

特徴3:電子帳簿保存法に完全対応

RECEIPT POSTは、タイムスタンプの付与に対応しています。タイムスタンプとは
特定の時間にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。

そのため、領収書を撮影、スキャンすれば廃棄することが可能になり、領収書ののり付け提出や運搬・保管作業も不要になります。

提供会社

株式会社BEARTAIL

企業規模

小規模〜大規模

契約形態

クラウド型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

導入実績

ジンジャーシリーズ導入実績は15,000社

サポート体制

 電話・メール・チャット対応

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

300,000円〜

月額費用

30,000円〜

※費用について:レシートポストは紙の領収書枚数に応じた従量課金制。登録ユーザーや電車交通費データは無料になります。

4. eKeihi

eKeihi

画像引用:eKeihi

特徴1:クラウド型とオンプレ型が選べる

経費精算システムはクラウド型が主流ですが、eKeihiではオンプレ型も選ぶことができます。社外からアクセスを物理的に制限したい、自社のセキュリティ要件上オンプレ型しか導入できない企業には最適です。

特徴2:Amazonビジネスとの連携で購買業務を効率化

会社の備品などAmazonビジネスなどのECサイトを通じて企業も多いかと思います。eKeihiではAmazonビジネスで商品選定後に経費申請を自動で起票し、eKeihiで承認完了後に自動発注してくれます。

購買か精算処理がほぼ自動化され、経費内容を精算時にチェックする手間もなくなります。

特徴3:立替金(仮払金)を電子マネーで送金できる

従業員への経費の立替金(仮払金)を銀行振込、電子マネー送金する際のデータ連携することが可能です。

pring法人送金サービス(株式会社pringが提供するサービス)と連携できるので、24時間いつでも法人から個人へ電子マネーで送信することができます。アプリで受け取った電子マネーはセブン銀行ATMで現金として引き出すこともできます。

提供会社

イージーソフト株式会社

企業規模

小規模〜中規模

契約形態

クラウド型/オンプレ型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

〇(オプション)

導入実績

累計で64万ユーザー / 2,600社以上の導入実績

サポート体制

 電話・メール・チャット対応

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

0円〜(クラウド型)/650,000円〜(オンプレミス型)

月額費用

29,000円〜(クラウド型)/72,000円〜(オンプレミス型)

5. ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算

画像引用:ジョブカン経費精算

特徴1:独自の勤怠システムと連携できる

ジョブカンシリーズにはジョブカン勤怠システムがあります。経費精算システムと連携することで、SuicaなどのICカードで勤怠を打刻すると運賃や経路などの利用履歴を自動登録することができます。申請内容の入力ミスや確認作業を軽減することができます。


特徴2:承認経路を自由に設定できる

ジョブカン経費精算では承認経路を細かく設定することができます。役職や部署などの条件を決めて承認ルートを作成し、各申請書と紐付けることができます。

また、経路分岐設定では申請される支払金額などに応じて優先される承認経路を決めることができます。申請する内容をもとに判断するので、申請者のミスや負担を軽減します。

特徴3:初期設定サポートのプランあり

経費精算システムは導入すれば、すぐに運用を開始できるわけではありません。申請書、承認ルートの作成、ユーザ登録など初期設定をしなければなりません。

ジョブカン初期設定プランに申し込めば、事前ヒアリングを行い希望の設定を代行してくれます。

提供会社

株式会社 DONUTS

企業規模

小規模〜中規模

契約形態

クラウド型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

導入実績

シリーズ累計 導入実績120,000社以上

サポート体制

 電話・メール・チャット

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

0円

月額費用

1ユーザ 400円(最低利用料金は月額5,000円)

費用を抑えたい企業向けの経費精算システム3選

経費精算システムは、登録ユーザ数が増えることで月額費用も高くなるサービスもあります。ここでは1人あたりの月額費用が低いシステムをご紹介します。

1. ビズトラ

ビズトラ

画像引用:ビズトラ

特徴1:完全無料の経費精算システム

ビズトラは、完全無料の経費精算システムです。無料提供のため広告バナーが表示されます。(広告バナー非掲載オプション 8000円(税別)/月)広告さえ気にならなければ無料で使い続けることができます。

多機能ではありませんが、経費申請から承認に至るまでの基本的な機能は搭載されています。

特徴2:登録ユーザ数は無制限

ビズトラは、登録できるユーザ数に制限はありません。たとえ、従業員数が増えたとしてもコストを気にせずそのまま使い続けることができます。

提供会社

rakumo 株式会社

企業規模

小規模〜中規模

契約形態

クラウド型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

導入実績

不明

サポート体制

無料トライアル

初期費用

0円

月額費用

0円

2. rakumoケイヒ

rakumoケイヒ

画像引用:rakumo

特徴1:グループウェアとセットで契約できるお得なパックがある

rakumoの製品には、rakumoケイヒ以外にも業務効率化を強化するシステムが複数あります。

例えば、rakumoワークフローと連携することで、経費精算と稟議を一括申請することができたり、rakumoカレンダーと連携すれば外出予定と交通費の計算が同時にできたりします。

rakumoケイヒ単体契約であれば月300円ですが、rakumo Suiteパックであれば月780円でワークフロー機能、カレンダー機能、掲示板機能、連絡先管理機能がついてきます。

システム連携することで、日常業務の効率化や情報の正確さが向上し、経理部門だけでなく組織全体の業務負担を軽減することに繋がります。

特徴2:NAVITIMEの運賃・乗換情報と連携できる

NAVITIME(ナビタイム)は、ナビタイムジャパン社が提供する総合ナビゲーションサービスです。電車の乗換案内で出発駅と到着駅を入力するだけで、運賃や乗り換えルートが表示され定期区間の控除も自動で行われるので、誤った請求もなくなります。

特徴3:GoogleWorkspaceとの連携

例えば、rakumoワークフローと連携することで、経費精算と稟議を一括申請することができたり、rakumoカレンダーと連携すれば外出予定と交通費の計算が同時にできたりします。

提供会社

rakumo 株式会社

企業規模

小規模〜中規模

契約形態

クラウド型

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

〇(一部の機能対応)

電子帳簿保存法の対応

〇(オプション)

導入実績

累計で64万ユーザー / 2,600社以上の導入実績

サポート体制

 電話・メール

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

0円

月額費用

1ユーザ 300円(年額3600円)

3. ハイ!経費

ハイ!経費

画像引用:ハイ!経費

特徴1:領収書など写真アップロードが無制限

1アカウントあたり月額300円で利用可能です。1名〜利用可能なのでまずはトライアルで使ってみない経理担当の方にもおすすめです。

また、領収書などの写真データも無制限でアップロードできます。
他社システムでは従量課金制のところもありますが、ハイ!経費なら領収書の多い企業であっても費用を気にすることはありません。

特徴2:テレワーク向け経費精算システム

ハイ!経費のオプション機能である「リモートアクセスVALTEC SWAN」を使うことで自宅から会社のパソコンにアクセスすることができます。経理業務では企業の機密情報を取り扱うことが多いですが、自宅のパソコンにデータを残さないのでセキュリティ面でも安心できます。

特徴3:「駅すぱあと」と連携した自動経路検索

電車などの経路検索ができる「駅すぱあと」が標準搭載されています。利用区間の入力だけで経路と運賃を自動計算してくれます。交通費申請時に運賃や中継駅も自動で入力されるので、申請者、経理担当者の手間を大幅に削減することができます。

提供会社

株式会社バルテック

企業規模

小規模〜中規模

契約形態

クラウド型/オンプレミス版

機能

 ICカード連携

乗換案内サービス連携

自動仕分け

領収書のOCR読み取り

申請フロー機能

スマートフォン対応

電子帳簿保存法の対応

導入実績

不明

サポート体制

 電話・メール・チャット

無料トライアル

デモ・体験版あり

初期費用

1ユーザ 1000円

月額費用

1ユーザ 300円

【まとめ】自社に合う経費精算システムを選ぼう

本記事では、経費精算システムのメリットや選び方の解説と、おすすめのシステムを紹介しました。

システム導入をする際には、運用や他のシステムとの連携も意識することが大切です。自社の条件や環境に合わせたシステムを選ぶようにしましょう。

また、システム選びに不安がある方は、選定や導入支援までをフォローしてくれる外部協力会社に依頼するのもおすすめです。まずはぜひシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適な会社を選定させていただきます。相談料などは一切かかりません。

コンサルタントのご紹介 システム幹事 コンサルタント 岩田真 岩田 専任のコンサルタントが、
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