文書管理システムとは？導入方法やメリット、導入時の注意点を解説【2024年最新版】

文書管理システムの導入を検討する上で、以下のような課題を抱えている担当者さまもいらっしゃるでしょう。

• 文書管理システムの主な機能について把握したい
• 文書管理システムを導入するメリットが知りたい
• 文書管理システムの導入方法が分からない
• 自社に最適な文書管理システムを選びたい
  
  

文書管理システムの導入を成功させるためには、文書管理システムの導入フローや導入を成功に導くポイントをおさえておくことが重要です。本記事では、文書管理システムの基本知識から導入時の注意点まで、分かりやすく解説します。企業の導入事例もいくつかご紹介するため、ぜひ文書管理システムの導入にお役立てください。

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文書管理システムとは

まず文書管理とは、企業が管理する資料やデータ、各社員が管理する文書に対して行う管理方法です。文書管理を実施する際は、文書の保管のみを目的に行うのではなく、文書の作成から処理、廃棄までのフローに沿った適切な管理をする必要があります。

文書管理システムとは、膨大な資料や文書をシステム上でデジタル化し、文書管理するためのサービスです。文書を効率良く管理できるため、近年多くの企業で導入が進んでいます。

文書管理システムの基本機能

文書管理システムには、多種多様の機能が搭載されています。システムによっても異なりますが、主な機能は以下の6つです。

• 文書登録機能
• 検索機能
• セキュリティ
• バージョン管理
• 保管期限や更新日の管理
• ワークフロー

文書管理システムを活用することで、紙媒体よりも管理や検索が容易にできるため、書類を探す手間の削減や紛失などのトラブル防止にもつながります。文書管理システムを導入するメリットに関しては、次の項目で詳しく解説します。

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文書管理システムを導入するメリット

文書管理システムの導入によって得られるメリットは、以下の通りです。

• ペーパーレス化の実現
• 文書検索の利便性向上
• 共有や承認のプロセスの簡素化
• 内部統制や情報漏洩の防止

ここでは、各メリットについて詳しく解説します。

ペーパーレス化の実現

文書管理システムを導入すれば、文書がデジタル化されてシステム内に保管されるので、膨大な量の書類を紙媒体で保存する必要がなくなり、ペーパーレス化を実現可能です。

また、不要な書類をシュレッダーで破棄する手間もなくなるため、作業効率の向上にもつながります。さらに、これまで書類を保管していたスペースが不要になることで、ワークスペースの有効活用が可能です。

ペーパーレス化のメリットを詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。
関連記事：ペーパーレス化とは？メリット・デメリットやおすすめのツールを解説

文書検索の利便性向上

画像引用：DocBase

紙媒体で文書を管理していると、目視で書類を探さなくてはなりません。文書管理システムには上画像のような検索機能が備わっており、簡単にフォルダ分けもできるため、条件を絞って検索することで必要な書類を瞬時に取り出せます。

また、文書管理システムを導入すれば、変更履歴が残るので「最新版がどれだか分からない」「変更前の古いデータが見たい」といったケースにも対応可能です。

共有や承認のプロセスの簡素化

稟議書や申請書、報告書は、紙媒体の場合手渡しや手書きの署名、ハンコが必要のため、承認に時間がかかります。一方で、ワークフロー機能が搭載されている文書管理システムでは、ワークフローが一元化されているので承認プロセスが簡素化可能です。

クラウド型であれば、出張中やスマートフォンからでも簡単に承認作業が行えるため、承認作業の手間や時間を大幅に削減できるでしょう。

内部統制や情報漏洩の防止

文書管理システムには、セキュリティ機能が搭載されており、文書ごとに閲覧制限やアクセス権限を設定可能です。社外秘の書類や個人情報が記載された書類を紙媒体で保管すると、紛失や流出、盗難などが起こり得ます。文書管理システムを活用すれば、アクセスログの管理もできるため、情報漏洩や不正利用などのリスクを避けられるでしょう。

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文書管理システムの導入事例3選

文書管理システムの導入によって、実際にどのようなメリットが得られたのか知りたいという方も多いのではないでしょうか。ここでは、文書管理システムを導入した大企業・中小企業・自治体の事例をご紹介します。

富士物流株式会社

総合物流業を展開する富士物流株式会社では、ISO認証のための文書管理や社内規程・規則などの社内文書管理を目的に、文書管理システムを導入しています。同社は文書管理システムの導入によって、申請用紙の保管や押印作業の工数削減に成功しており、毎月行っている設定作業工数の出力を簡易化しています。

参照元：住友電工情報システム

トライアドジャパン株式会社

薬局事業、治験支援事業などを手がけるトライアドジャパン株式会社は、文書管理システムを導入後、業務のデジタル化によるリモート環境づくりを促進しています。限られたスペースで文書の保管場所を確保し続けることに限界を感じ、文書管理システムを導入した同社は、導入によって資料の保管スペースの課題を解決しています。

また、審議資料のシュレッダー作業の手間や、紙代や印刷費、資料作成・配布や郵送、紙を破棄する際に発生するコストの削減にも成功しました。

参照元：アガサ株式会社

東京都 豊島区

東京都 豊島区では、2007年に情報システムの大幅な見直しを開始し、2009年には文書管理システムの本格的な運用を開始しています。導入前には文書の私物化、人事異動サイクルと引き継ぎの不徹底、執務室内に散在する不要な紙の束などの課題を持っていた同区ですが、文書管理システムの導入後には、電子化率の向上と決裁時間の短縮を実現しています。

また、文書起案までを大幅に効率化したことで、作業者の工数や負担の軽減をもたらしました。実際に、紙は42.4%の削減に成功し、意思決定に関しても、区長決定まで当初7日間かかっていたものが、区長の決裁まで3日間に短縮されています。

参照元：株式会社内田洋行

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文書管理システムの導入フロー

文書管理システムの導入をスムーズに進めるためにも、導入フローを把握しておくことは不可欠です。以下では、文書管理システムの導入フローについて解説します。

1．システム導入の目的や理由の明確化

まずは、システム導入の目的や理由を明確化しましょう。

• 文書管理システムを何のために導入するのか
• 自社が抱える課題の解決には、一体どのような機能が必要なのか

要件を明確化せずに導入を進めることで、操作感が思っていたものと異なり、かえって効率が悪くなってしまったり、安価なシステムを選んだことで自社の課題解決につながる機能が搭載されていなかったりという事態になりかねません。そのため、自社のニーズを明確にしておくことが大事です。

２．管理する文書の優先順位付け

管理する文書の優先順位付けも非常に重要なポイントです。自社にとって一番重要なものを最優先に考えた上で、その特性を考慮して管理しましょう。

例：

• 管理のしやすさに特化したシステム
• 情報共有のしやすさに特化したシステム
  
  

３．導入するシステム・開発を依頼するベンダーの精査

要件の明確化や優先順位付けを行ったら、次は導入する文書管理システムや開発を依頼するベンダーの精査をします。検討中の文書管理システムに自社のニーズを満たせる機能が搭載されているかなど、導入前に確認しておきましょう。

目先の費用対効果だけではなく、サポート体制や継続的なバージョンアップの有無など、長期的な観点で評価することが大切です。

４．システムの構築

導入する文書管理システムまたはシステム開発会社が決定したら、システムを構築します。自社の業務に合った運用ができるよう、構築前に以下の項目を設計します。

• ユーザー情報の設定とグループ分け
• フォルダの分類方法の策定
• 権限の設定
• 承認ワークフローの経路の決定

設計が完了したら、実際に組織情報を登録したりフォルダを作成したりと、構築作業を行います。すべてを依頼したベンダーに丸投げせずに、できる限り自社が主体的に手を動かすことによって、使いやすいシステムへと成長させられるでしょう。

５．マニュアル作成や配布などの社員教育の開始

新しいシステムを導入するにあたって、社員の教育は必要不可欠です。必要に応じて、マニュアルの作成や改定、配布を行いましょう。文書管理システムに対する社員の理解を深めるために、説明会の開催も効果的です。

導入後は社員から質問が多く寄せられる可能性が高いため、対応する担当者を決めておくことでよりスムーズな普及が見込めるでしょう。

６．効果測定

文書管理システムの導入から一定期間が経過したら、自社の課題解決につながっているか、費用対効果がきちんと得られているか効果測定をしましょう。もし効果が出ていない箇所があれば、問題点の調査を行い、改善を行います。

生産性や業務効率の向上を図るためにも、導入したら終わりではなく、導入後もPDCAを繰り返し実施することが重要です。

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文書管理システム導入で失敗しないためのポイント

導入計画の立案

文書管理システムの導入時には、計画性が必要不可欠です。あらかじめ文書の分類や業務の洗い出しを行っておくことで、文書管理システムやベンダーの選定にも役立ちます。また、個別最適ではなく全体最適を図るためにも、担当部署だけではなく全社での運用ルールを決めておくといいでしょう。

社内全体での共有

文書管理システム導入を成功させるには、上司や経営陣に導入すべき理由や背景、想定される効果を共有することが大切です。決裁権を持つ上司や経営陣に対し、現時点で抱えている課題や将来的な効果、システムの有効性の理解を深めることで、よりスムーズな導入につながります。

機能や利便性の精査

文書管理システムには様々な種類があり、搭載されている機能も三者三様です。いくら安価でハイスペックなシステムでも、自社のニーズが満たせる機能が搭載されていなければ意味がありません。そのため、導入時には自社にとって必要な機能をすべてリストアップしておくことをおすすめします。

また、各システムの機能や特徴、利便性などを確認し、以下のように自社のニーズが満たせるシステムを選びましょう。

• 膨大な書類を抱えている企業
  →検索機能が豊富な文書管理システムを選ぶ
• 機密文書を多く扱っている企業
  →アクセス管理やセキュリティ権限が細かく設定可能な文書管理システムを選ぶ
• 担当者の出張が多い企業
  →スマートフォンやタブレットからも利用可能なマルチデバイス対応の文書管理システムを選ぶ

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代表的な文書管理システム5選

近年では様々な文書管理システムがリリースされているため、どれを選べばいいか分からないという方もいるでしょう。ここでは、代表的な文書管理システムを5つご紹介します。

MyQuick

画像引用：MyQuick公式サイト

インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、約900社の企業が導入している文書管理システムです。

ユーザー数の制限がないため、費用を気にすることなく個人IDで利用できます。企業のニーズに合わせて、クラウド版・サブスクリプション版から選択できるのも特徴です。

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Ofigo契約書管理Fácil

画像引用：Ofigo契約書管理Fácil公式サイト

株式会社CIJが提供している「Ofigo（オフィーゴ）契約書管理」は、分かりやすい画面と操作性の良さが魅力の文書管理システムです。

半角・全角や大文字・小文字を区別せずに検索できる「あいまい検索」も搭載されているため、膨大な量の書類を抱える企業でも、瞬時に該当書類を見つけられます。また、同システムでは、基本契約に紐付く個別契約や覚書などもツリー形式で管理ができ、関連契約が一目で把握可能です。

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Box

画像引用：Box公式サイト

顧客企業数100,000以上（67%がフォーチュン500企業）を誇るBoxが提供する同名サービス「Box」は、容量無制限のオンラインストレージを備える文書管理システムです。

スマホやタブレットからもアクセスでき、Microsoft Office 365、G Suite、Slackを始めとする、1,500以上ものアプリやシステムとネイティブ連携できます。ISMSの国際規格であるISO27001や、米国国家基準HIPAAにも準拠しており、信頼性の高さも魅力です。

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DocBase（ドックベース）

画像引用：DocBase公式サイト
株式会社クレイが運営している「DocBase（ドックベース）」は、登録数10,000社・継続率99％の実績を持つ情報共有ツールです。月額900円から利用でき、複数IDによる同時編集やテンプレート機能、編集履歴機能、タグによる分類、大事なメモのピン留めなど、豊富なドキュメント作成・管理機能を持ちます。

情報セキュリティの国際標準規格ISO 27001認証やISMS認定を取得しており、アカウントの不正利用を阻止するべく2段階認証が搭載されています。

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LegalForce（リーガルフォース）

画像引用：LegalForce公式サイト

株式会社LegalOn Technologiesが提供している「LegalForce（リーガルフォース）」は、導入実績2,500社超、契約書レビュー支援ツール導入実績1位のAI契約審査プラットフォームです。最先端のAI技術と弁護士の法務知見を組み合わせたシステムで、高品質の契約書レビューを支援しています。

自動レビュー機能では、AIが瞬時に契約リスクを洗い出してくれるため、Word上で1度クリックするだけで、洗い出されたチェック項目に対するサンプル条文を契約書の文中に挿入できます。導入企業の94%以上が品質効果を実感しており、95%が時間削減を実感しているなど、顧客満足度の高さもポイントです。

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文書管理システムの導入について解説しました

本記事では、文書管理システムの基本知識や、導入する際のポイント、企業事例などについて解説しました。文書管理システムの導入を成功に導くポイントは、以下の3つです。

• 導入計画の立案
• 社内全体での共有
• 機能や利便性の精査

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