文書管理システムおすすめ8選｜選び方のポイントも解説【2024年7月最新版】

「必要なときに限って目的の文書が見つからない」
「重要な文書が埋もれていてビジネスに活用できていない」
そんな悩みを解決するため、文書管理システムの導入を検討している企業担当者の方なら、以下のようなことを知りたいはず。

・文書管理システムを導入すれば自社課題は解決できる？
・文書管理システム導入にあたっておすすめを比較検討したい
・文書管理システムを比較するポイント・選び方のポイントは？

そこで本記事では、文書管理システムの機能・導入メリットを含む基礎知識を解説するとともに、おすすめの文書管理システムを目的別に比較紹介！文書管理システムを比較する際のポイント、選び方のポイントも解説していきます。

※自社に合う文書管理システムの選び方がわからない、選ぶ時間がない、おすすめのツールを選んでほしい方はシステム幹事にお問い合わせください。予算や目的などをヒアリングした上で、御社に最適な文書管理システムを選定します。相談料・紹介料はいっさいかかりません。

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文書管理システムの概要・機能

文書管理システムとは、必要なときに必要な文書を活用できるよう、電子化された文書のライフサイクル（保管・活用・廃棄）全体を一元管理するシステムのこと。文書を一元管理するという意味では、ファイルサーバ・ストレージサーバに近いともいえますが、文書の検索性・共有性に優れていることが文書管理システムの特徴です。

文書管理システムの主要機能

企画書・報告書・営業資料・契約書・業務マニュアル・社内規定など、会社内で日々作成される文書は多岐に渡ります。
それぞれの文書を適切な人が適切に活用できるよう管理するためには、ただ単に文書を検索できるだけでは不充分。そのため、文書管理システムには以下のような機能が搭載されていることが一般的です。

e-文書法・電子帳簿保存法に則る必要がある

会社内で作成される文書のなかには、法定保存文書として一定期間の保管が義務付けられているものもあります。代表的な法定保存文書には人事関係文書、国税関係書類が挙げられますが、契約書・発注書・納品書・領収書・決算書類・帳簿など、会社内で日常的に作成される多くの文書が対象です。

従来、紙の文書での保存が義務付けられていたこれらの法定保存文書を電子データで保存したい場合は、e-文書法・電子帳簿保存法に対応した文書管理システムが必要。

一般的な文書管理システムの場合、e-文書法・電子帳簿保存法の3つの要件のうち「見読性（明瞭に文書を読める）」「検索性（必要な文書をすぐに検索できる）」はクリアできますが、「完全性（文書のエビデンス）」の担保はシステムごとに異なります。

具体的には、文書の保存・編集時間を記録する「タイムスタンプ」、文書の承認者を証明する「電子署名」があるかがポイント。文書管理システムの導入目的によっては、e-文書法・電子帳簿保存法への対応はツール比較の重要な要素となります。

※e-文書法：従来紙で保存する必要があった書類を電子データで保存できるようにした法律
※電子帳簿保存法：国税関係帳簿や国税関係書類を電子データで保存できるようにした法律

e-文書法、電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は以下の記事も合わせてご覧ください。
関連記事：e-文書法とは？対象文書・保存要件・電子帳簿保存法との関係や違いを解説！
関連記事：電子帳簿保存法のスキャナ保存制度｜対象書類・要件・導入しやすくなった法改正のポイントを解説！

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文書管理システムの導入メリット

文書管理システムの導入は「目的の文書が見つからない」「重要な文書が埋もれている」など、文書管理に関連する課題を解決するだけではないメリットがあります。

効率的な文書活用・ミスの削減ができる

※画像引用：活文

全文検索・タグ検索・あいまい検索などの強力な検索機能を持ち、目的の文書に素早くアクセスできる文書管理システムなら、「探す」手間を省いた効率的な文書活用を実現できます。変更履歴・バージョン管理を活用することにより、古い文書を間違って使ってしまうなどの人的ミスも削減可能。効率性にプラスして正確性も担保できます。

情報共有・共同編集ができる

個別の文書・保管するフォルダごとにアクセス権を設定できる文書管理システムは、部署を超えて社内の情報共有やチーム内での共同編集に適します。業務手順・ノウハウを専用フォルダに格納して共有する、チーム専用の作業フォルダを作成してドキュメントを共同編集するなどが、紙の文書を利用することなく実現できます。

ワークフロー機能を搭載するサービスなら、作成したドキュメントの申請・承認もスムーズ。紙の文書が埋もれてしまっていつまでも承認されないといったトラブルも防げます。

内部統制の強化・リスク回避ができる

アクセス権を細かく設定できる文書管理システムを活用することにより、内部統制強化とともに、情報漏えいなどのセキュリティリスクを回避できます。
サービスによっては、個別ドキュメントのダウンロード・プリントを制御する設定も可能。契約書や法定保存文書を安全に保管できるでしょう。

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文書管理システム導入にデメリットはある？

文書管理システムを導入するには「コスト」が必要であり、これをデメリットに挙げる論調も少なくありません。しかし、業務効率化・生産性向上・セキュリティ強化につながる数々のメリットを考えれば、導入コストがデメリットになることはありません。
むしろ、意外にかさばる紙文書の保管場所が必要なくなるため、トータルで見た場合のコスト削減効果も期待できます。

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法定保存文書に対応したい企業におすすめの文書管理システム4選比較

メリット・デメリットを含む、文書管理システムの概要を把握できたところで、まずはe-文書法・電子帳簿保存法に対応する、法定保存文書管理が可能なサービス4選を比較しながら紹介していきます。

本記事ではクラウド型とパッケージ型のシステムを紹介しています。

※クラウド型：Googleスプレッドシートなどのように、クラウド環境に構築されたシステムにユーザーがインターネット経由で接続・利用する形態
※パッケージ型：用意した自社サーバにパッケージソフトウェアをインストールして利用する形態

ASTRUX（アストラックス）2.0

※画像引用：ASTRUX

「ASTRUX（アストラックス）2.0」は、愛知県名古屋市に本社を構えるIT企業、株式会社デジタルマトリックスが開発・提供するパッケージ型文書管理システムです。
強力な文書管理機能・保管機能、ワークフロー機能、アクセス権を限定した共同編集などの豊富な基本機能を持ちます。豊富に用意されたオプションを追加することで、多彩な文書管理ニーズに対応可能。オンプレミス / パブリッククラウドでのシステム構築に対応します。

「電子帳簿保存法対応ストレージオプション」「立会人型電子署名サービス」などのオプションを追加することで法定保存文書・契約書管理に対応するほか、マニュアルや手順書の作成を効率化する「マニュアル・手順書作成オプション」なども利用可能。
素早く手軽に文書管理システムを利用したい方向けに、月額で利用できるSaaS版「ASTRUX SaaS」も用意されています。

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楽々Document Plus

※画像引用：楽々Document Plus

「楽々Document Plus」は、大阪府大阪市に本社を構えるITベンダー企業、住友電工情報システム株式会社が開発・提供するパッケージ型文書管理システムです。
契約書・ISO文書管理、電子帳簿保存法の要件を満たした文書の電子化に対応し、ペーパーレス化・業務効率化を促進可能。700社以上の企業から導入された豊富な実績を誇ります。

全文検索を含む強力な検索機能、バージョン管理、アーカイブ機能、ワークフローなどの基本機能に加え、アクセス権管理、文書のダウンロード・プリント制御などのセキュリティ機能が充実していることがポイント。クラウドサイン・ドキュサインなどの電子契約サービスとの連携により、法定保存文書の管理に完全対応可能です。

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MyQuick

※画像引用：MyQuick

「MyQuick」は、東京都港区に本社を構え、ITサービス・ネットビジネス事業を展開する企業、インフォコム株式会社が開発・提供する文書管理システムです。
資料の保管、記録・証跡の管理、ノウハウ・ナレッジの共有など、さまざまな業界・業種の幅広いニーズに対応できる高機能文書管理システム。個別のニーズに応えたカスタマイズが可能なパッケージ版、機能はそのまま手軽に導入できるSaaS版を選択できます。

種別・年度・日付・担当者・数値など、文書の属性項目を定義したさまざまなデータベースを構築でき、カテゴリー検索・条件検索・検索条件保存などの機能で目的の文書に素早くアクセス可能。電子契約サービスと連携したシームレスな文書管理、タイムスタンプオプションを追加した法定文書管理に対応するのはもちろん、APIによる社内システム連携も可能です。

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SPA

※画像引用：SPA

「SPA」は、東京都港区に本社を構え、BIツールの提供でも知られるITベンダー、ウイングアーク1st株式会社が開発・提供するパッケージ型文書管理システムです。
サーバ数ごとのライセンスでユーザー数を気にせず活用できるオンプレミス型、スモールスタートが可能なSaaS型が用意されており、ニーズに応じた選択が可能。どちらを選択しても機能差のない快適な文書管理を実現できます。

高度な検索機能、文書の自動取り込み・仕分け、文書の証跡追跡・保存期間に応じた自動削除などの管理、多彩なセキュリティ機能を標準搭載する文書管理など、ニーズに応じたオプションを追加可能。AI OCRによる高度な文書電子化、タイムスタンプオプションによる電子帳簿保存法対応や、RPAと連携した業務システムへの文書取込みも可能です。

※AI OCE：AIでの文字認識率向上でき、手書きの文字列の認識や文字枠がなくても文字を正確に読み取るが可能となった技術
※RPA：従来人が行っていた作業をロボットが自動で処理する技術

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社内での共同編集を推進したい企業におすすめ文書管理システム4選比較

続いて、社内ナレッジの共有、プロジェクト管理、チームでの共同作業など、社内での共同編集を推進したい企業におすすめできる文書管理システムを比較しながら紹介していきます。

Fleekdrive

※画像引用：Fleekdrive

「Fleekdrive」は、東京都港区に本社を構えるITベンダー、株式会社Fleekdriveが開発・提供するクラウド型文書管理システム・法人向けオンラインストレージサービスです。
豊富な管理機能・徹底したセキュリティ環境を持ち、モバイルアプリを活用したオンデマンドでのアクセスが可能。社内だけでなく社外スタッフとの共同作業にも適した文書管理システムです。

ユーザー管理・IPアドレス制限・バージョン管理機能が標準で搭載される「Team」プラン、カスタマイズが可能なアクセス権限、PDFセキュリティ、自動ワークフローを追加した「Business」プラン、監査機能を追加した「Enterprise」プランが用意され、ニーズにあわせて選択可能。Salesforceとの連携、動画配信サービスとの連携、帳票出力サービス「Fleekform」との連携も可能です。

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NotePM

※画像引用：NotePM

「NotePM」は、神奈川県川崎市に本社を構えるITベンダー・システム開発会社、株式会社プロジェクト・モードが開発・提供するクラウド型文書管理システム・社内Wikiです。
文書・動画を含む業務ファイルを一元管理し、効率的に社内活用できる仕組み・機能を搭載していることが最大の特徴。マルチデバイスによるオンデマンドなアクセスを可能とする使いやすさで、5,000社を超える企業から活用されています。

柔軟なアクセス権設定、文書・動画を含むファイル共有、強力な検索機能、変更履歴の自動記録を標準搭載。高機能エディタ・テンプレートを活用したマニュアル作成や、更新情報を特定ユーザーにメールで知らせる通知機能も搭載。閲覧のみの無料ユーザーを招待できるため、社内共同作業推進の活性化はもちろん、外部関係者を巻き込んだプロジェクトも遂行できます。

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Confluence

※画像引用：Confluence

「Confluence」は、世界13か国に7,000名の従業員を抱えるグローバルITベンダー、ATLASSIANが開発・提供するクラウド型文書管理システム・チームコラボレーションツールです。
共同作業でプロジェクトを進めるためのワークスペースが用意され、オンデマンドでの社内・チーム間ナレッジの共有が可能。
10ユーザーまで完全無料で使える「Free」プラン、アクセス権限を強化した「Standard」プラン、IP制限に対応する「Premium」プランなどを選択できます。

ユーザーがプロジェクトを作成・編集してチームで共有する「ページ」、ページを含むプロジェクト領域を確保できる「スペース」から構成され、リアルタイム編集・コメント追加・通知機能によるチーム間コラボレーションを推進。文書を活用する強力な検索機能とともに、チャットツール、Officeツールなどとの連携で生産性の向上にも寄与します。

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Documal SaaS

※画像引用：Documal SaaS

「Documental SaaS」は、香川県高松市に本社を構えるITベンダー・SI企業、株式会社富士通四国インフォテックが開発・提供するクラウド型文書管理システムです。
文書管理・ワークフローを統合した基本機能を持ち、柔軟なアクセス権限の設定で文書作成から廃棄までのライフサイクルを簡単に一元管理可能。手軽に利用できるパブリックSaaS版、よりセキュリティを担保できる専用のプライベートSaaS版が用意され、ニーズに応じた選択が可能です。

文書の一元管理によるナレッジ共有、アクセス権限による社内統制の強化を実現でき、事前定義したひな形を活用した文書作成も可能。編集・閲覧・承認など、文書のライフサイクルすべてにおける履歴を記録できることもポイントです。

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文書管理システムの選び方・比較のポイント

ここまでで、おすすめの文書管理システムを比較紹介してきましたが、それぞれのサービスは特徴も導入費用もさまざま。どのような基準で自社に最適な文書管理システムを選べばいいのか、比較検討に迷ってしまう方も多いでしょう。

そんな方に向け、文書管理システムを比較・選定する際のヒントとなるポイントをいくつか紹介していきます。

【大前提】文書管理システムの導入目的を明確にする

具体的なサービスを比較選定する前に、なぜ文書管理システムを導入するのか、導入することでなにを達成したいのか、目的とゴールを明確にしておくことが重要です。

本記事では、文書管理システムを大きく「法定保存文書への対応」「社内共同作業の推進」の2つに分類して紹介しましたが、導入の目的が明確であれば比較検討するサービスを絞り込みやすくなることがおわかりでしょう。

目的達成に必要な機能が網羅されているか

導入の目的・達成すべきゴールが明確であれば、文書管理システムに求める機能を具体化できます。必要だと思われる機能をすべてリストアップし、それを網羅する文書管理システムを比較しながら選定していくことが重要です。

機能だけでなく、検索性を含めた使いやすさを念頭に置いておくことも文書管理システムを比較検討する際のポイント。どんなに機能が充実していても、使われないシステムになってしまっては導入した意味がないからです。

導入形態がどうなっているか

文書管理システムには、オンプレミス・パブリッククラウドでシステムを構築するパッケージ型、クラウドサービスを利用するSaaS型があります。そのため、ニーズ・予算にあわせて適切な導入形態を選ぶことも重要なポイントです。

SaaS型は自社でサーバを用意する必要がない、導入費用を抑えられるメリットがある一方、サービスを利用する限り継続してコストが発生します。
パッケージ型はセキュリティに優れる、ランニングコストを抑えられるメリットがある一方、システムのアップグレード・リプレースに高額なコストがかかります。

それぞれの特徴を把握し、コストも含めたトータルで比較することが重要です。

プラン・オプションは何があるか

文書管理システムを比較検討する際は、プランによる機能の違い、オプションサービスの内容にも気を配っておく必要があります。たとえば、グループ管理を含む高度なアクセス権限設定は上位プランのみ、タイムスタンプ機能を追加するにはオプションが必要といったサービスも少なくありません。

オプションを追加したらほかのサービスよりも割高になってしまったなどの失敗を避けるためにも、サービスそれぞれのプラン・オプションをしっかり見極めていくことがおすすめです。

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文書管理システム比較 まとめ

文書管理システムを導入したいがどのように比較・選定していいかわからないという方に向け、本記事では文書管理システムの機能・導入メリットを含む基礎知識、比較・選定する際のポイントを解説しました。また、おすすめの文書管理システムを目的別に比較紹介してきました。

文書管理システムとひとことにいっても、機能や特徴はさまざま。自社に最適な文書管理システムを選定するには、導入の目的・ゴールを明確にし、ニーズを満たす機能が網羅されているのかを念頭に比較検討していくことが重要です。

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