契約書管理システムを比較7選｜選び方・目的別にシステムを解説【2024年最新版】

・エクセルでは契約書の社内フローが煩雑
・契約書の管理をペーパーレス化したい
・紙のままでは契約管理漏れが怖い

企業によって契約書の管理で抱えている課題は様々です。

今回は、契約管理システムの選び方に失敗して導入時や運用時に後悔しないように、法務担当者の方に向けて契約管理システムのメリット、選び方や目的別にシステムを比較紹介していきます。

※自社に合う契約書管理システムを選んで欲しい、プロのアドバイスを聞きたい方はシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適な契約書管理システムを選定させていただきます。相談料・紹介料などは一切かかりません。

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契約書管理システムの導入メリット

契約書の期限切れに気がつける

契約書には契約期間を示しているものもあります。契約を継続する場合には、両者が合意をして再度契約を交わす必要があります。

例えば、業務委託契約書であれば契約期間を過ぎてしまうと、契約内容は無効になり「報酬が支払われない」「検品が行われない」などのトラブルに陥ってしまうこともあります。期限を通知する機能あるシステムを導入すれば、契約書の期限切れの前に気がつくことができます。

紙による契約書は様々な費用を削減

紙による契約書には印紙代、郵送料、印刷代など様々な費用が掛かります。

その中でも、収入印紙によって納付する税金である「印紙税」による費用の割合は大きいのではないでしょうか。

契約金額によっても異なりますが、紙の契約書を作成する場合には「収入印紙」を添付し印紙税（印紙税法に基づき、課税物件に該当する一定の文書に対して課される税金）を納税する必要があります。

一方、電子契約であれば「印紙税」が非課税となります。印紙税法の第2条には「文書（略）の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある」との規定があります。

条文にある「作成」の定義は、紙の書面に書いて交付することを示します。電子データは送信はしますが交付にはならないので、非課税となるわけです。

電子契約書では印紙代、郵送料、印刷代がなくなるので費用削減に繋がります。

契約書の締結や進捗状況を把握しやすい

紙やExcelなどで契約書を管理していると、「業務に必要な契約書が結べているのか」「契約に関連する承認をすべて得ているのか」「契約に関連する添付ファイルは不足していないか」といった契約書の締結や進捗状況などを把握するのが困難になり、契約漏れが発生します。次章で詳しく説明しますが、契約書システムを導入することで運用状況を可視化することができます。

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契約書管理システムの選び方

ご紹介した導入メリットの恩恵を受けたい場合、この3つを把握しておかないと、ツール選びに失敗します。

契約期間切れなどの通知機能がある

契約書管理がシステム化されても、契約期間切れや承認待ちの契約書は通知機能がないと気がつくのが遅れてしまいます。

契約書管理システムには、契約書の更新期限が近づいたらメールで通知してくれるものもあり、更新期限の見逃しを未然に防いでくれます。

すべての契約書管理システムに通知機能があるわけではありませんので、事前に確認するようにしましょう。

紙の契約書の取込み機能がある

↑上記はイメージ

新型コロナウイルスの流行に伴い、電子契約サービス市場は前年度比で72.7%増と言われています。（株式会社アイ・ティ・アール調べ）

ですが、未だに多くの紙による契約書を扱っている企業は多いのではないでしょうか。システムを導入しても、紙の契約書と電子契約書が混在していて保管場所が分離しているため、検索しづらくかえって手間になってしまうこともあります。

これから電子契約書に切り替える、一部紙の契約書を残さなければならない企業は紙の契約書の取り込み機能があるシステムをおすすめします。

契約書が一元化されて保存されるので検索性が向上し、契約書を探しまつわる手間を削減し、ムダな時間を省くことができます。

ワークフロー機能がある

ワークフロー機能は、社内でおこなわれる申請や承認を円滑に行うためのシステムです。申請内容に合わせて、予め承認フローを設定することで承認の抜け漏れをなくすことができ、社内統制強化にも繋がります。

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おすすめの契約書管理システム7選

1. BtoBプラットフォーム 契約書

画像引用：BtoBプラットフォーム 契約書

特徴1：導入実績は60万社以上、20年以上の運用実績

BtoBプラットフォーム 契約書は、従業員規模や業種問わず様々な企業が導入しています。具体的な企業名としては株式会社クオカード、株式会社ニッセン、全日本食品株式会社などになります。運用実績は20年以上になり、培ってきたノウハウを元にシステムを活用できるところまでしっかりとサポートしてくれます。

特徴2：契約期限アラート機能あり

契約書にある有効期限に対して、事前にアラートを出すタイミングを設定しておくことができます。アラートを出すタイミングは契約書単位ごとに設定できます。

アラートは自社担当者や管理者などの関係者に通知されるので、複数人で契約期限漏れを防ぐダブルチェックができます。

特徴3：電子帳簿保存法の保存要件を満たすシステム

BtoBプラットフォーム 契約書は電子帳簿保存法（帳簿、決算書、請求書など国税関係帳簿・書類など、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律）の保存要件を満たすシステムです。取引先を含めて双方に適用します。そのため、税務署への事前申請が不要になり、税務調査対策も可能になります。

こんな企業におすすめ 過去の契約書を電子化したい方におすすめです。有償の「ドキュメントScanサービス」を活用すれば、面倒なドキュメントスキャン作業を代行してくれます。

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2. WAN-Sign

画像引用：WAN-Sign

特徴1：メール認証による立会人型・事業者署名型署名と当事者型署名が選べる

WAN-Signは本人確認が必要な電子証明書を利用した当事者型署名（電子署名法、電子帳簿保存法に対応）とメール認証による立会人型・事業者署名型署名のどちらでも契約を結ぶことができます。

相手先の要望や契約内容の金額や条件に合わせて、簡易的なメール認証と厳格な電子証明書による認証、あるいはハイブリット型の認証を選ぶことができます。

参考画像URL：https://www.wanbishi.co.jp/econtract/

特徴2：リマインドメール送信機能・証明書の期限通知機能

契約書ごとにリマインド通知を設定することができます。設定した通知日になると自動リマインド通知メールが送信され、契約更新や解約漏れを未然に防ぐことができます。

また、電子証明書の有効期限前に更新期限を通知してくれます。

電子証明書とは、公開鍵暗号システムを用いたデジタル署名を行うにあたり、署名の検証に用いる公開鍵（検証鍵）が本人のものであることを証明するために、認証機関等が発行する電子的な証明書
引用：https://www.cloudsign.jp/media/20210309-denshisyoumeisyo/

電子署名の有効期限は、一般的には1〜3年程度となっています。この期間が切れると法的効力がなくなります。

特徴3：自社独自の電子証明書を発行できる

多くの契約書管理システムでは電子証明書が発行できない場合があります。厳格な電子証明書の契約に比べ、法的効力の弱いメール認証で結ばなければならないこともあります。

WAN-Signでは、電子認証局による本人確認をもとに発行された電子証明書で署名することができます。契約締結時には本人確認書類の画像まで添付できるのでより厳格な契約を結びたい企業にはおすすめです。

こんな企業におすすめ WAN-Signの運営会社は医療分野の検体保管サービスを行っています。医療機関との取引も多く厳しいセキュリティーを求められます。サービスの信頼性を求める企業におすすめです。

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3. イースタンプ

画像引用：イースタンプ

特徴1：契約締結の「押印」の代わりに手書きサインを利用可能

画像引用：イースタンプ

イースタンプの手書きサインは、実際に紙に手書きしたものをスキャンして使うわけでなくスマートフォンやタブレットなどの画面上で直接サインができ、手書き署名を電子データとして保存できる機能です。

例えば、同意書など先方だけの署名や押印が必要なものもあります。署名や押印処理した契約書を先方がスキャナーでシステムに読み取らせるといった手間が減るといったメリットがあります。

特徴2：2019年度 契約書管理システム 部門 資料請求年間ラインキング1位

イースタンプは「株式会社Innovation & Co.」が運営する法人向けIT製品の比較・資料請求サイト ITトレンドの契約書管理システム 部門で資料請求年間ラインキング1位を取得した実績があります。

ITトレンドは2007年から運用されているサイトで、2022年1月時点で、2,141製品以上が掲載され比較されています。

その中でもイースタンプは、2019年度に契約書管理システムにおいて資料請求に至った利用者がもっとも多く、注目されたシステムになります。

システムに関する問い合わせは専用の電話窓口やメール、チャット、セミナーへの参加など多岐に渡り、気軽に問い合わせができる環境が整っています。

こんな企業におすすめ イースタンプはサポート体制が充実しています。導入企業だけでなく、その取引先に対して電子契約導入に対する理解や同意を得るための説明代行を依頼することもできます。取引先で電子契約が進んでいない企業にはおすすめです。

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4. マネーフォワード クラウド契約

画像引用：マネーフォワード クラウド契約

特徴1：Salesforceとの連携が可能

画像引用：マネーフォワード クラウド契約

マネーフォワード クラウド契約は、企業の顧客管理システムであるSalesforceと連携することができます。Salesforceと契約管理システムを連携することで、商談データから契約書作成・送信・契約締結・契約管理まで、Salesforce上で一元管理できます。

特徴2：契約更新や終了のアラート通知

解約期限が迫った場合や更新が発生する契約をメールで通知してくれます。エクセルで契約更新や解約時期を管理すると漏れやすくなりますが、クラウド上で管理されメールで通知され、日付を入力しておけば自動でお知らせしてくれるので面倒な管理がなくなります。

特徴3：リリース１ヶ月で400社が導入

マネーフォワード クラウド契約は2021年5月より提供された新しい契約書管理システムです。小規模事業者向け、中小企業向けプランなどが用意されていて気軽に試すことができます。

また、マネーフォワード クラウド契約は、中堅企業向けバックオフィス統合ソリューション『マネーフォワード クラウドERP』のラインナップの一つになります。月々数千円支払うことで、契約管理以外の経理財務、人事労務などのシステムも使うことができるので、クラウド上でバックオフィス機能を一元管理したい企業に人気のシステムです。

こんな企業におすすめ マネーフォワード クラウドでは会計、労務、人事管理など契約以外でも複数システムがあり、連携できます。バックオフィスを将来的に一元管理したい企業におすすめです。

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5. クラウドサイン

画像引用：クラウドサイン

特徴1：契約締結から契約書管理まで可能なクラウド型の電子契約サービス

クラウドサインでは、契約交渉済の契約書をアップロードして、先方が承認するだけで契約を結ぶことができます。メールアドレスだけで認証するので、契約書の受信者はクラウドサインに登録する必要はありません。

契約の合意から契約書の送信、押印、締結までをシステム上で行えるので契約締結までの時間も軽減されます。

特徴2：クラウドサインでは様々な文書管理ができる

クラウドサインでは契約書に限らず、注文書、請求書、納品書、検収書、領収書など様々な契約書を管理することができます。

画像引用元：クラウドサイン

特徴3：導入実績は30万社以上、官公庁・金融機関も利用

クラウドサインは、大企業からベンチャー企業まで30万社以上の導入実績（公式サイトより）があります。

一般企業だけでなく、高いセキュリティレベルを求められる官公庁や金融機関でも利用されています。ISO27001（社内にある個人情報や機密情報など、情報資産を保護するために有効な認証制度）といった認証制度をクリアした環境でデータが守られているのでセキュリティ面に関しては安心して導入することができます。

こんな企業におすすめ クラウドサインでは、企業だけでなくフリーランスの業務委託契約や従業員の雇用契約など個人間との契約も行うことができます。相手がクラウドサインを導入していなくてもURLを送り押印するだけで契約できます。個人間取引の多い企業におすすめです。

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6. freeeサイン（旧NINJA SIGN by freee）

画像引用：freeeサイン（旧NINJA SIGN by freee）

特徴1：契約書の送付ごとに従量料金が発生しない

システムによっては、契約書を1通締結するたびに数百円のコストが発生します。契約数が多い企業であれば、運用コストへの影響は大きくなります。

freeeサインでは、契約書送信数が無制限のプランがあります。月額料金だけで、契約書の送信数を気にせずに何通でも送ることができます。

特徴2：様々な書類を電子化でき、kintoneとも連携可能

freeeサインでは、一般的な契約書以外にも発注書、請求書、見積書、受領書など営業周りで使用する書類も取り扱うことができます。

また、kintoneというWEBデータベース型の業務アプリ構築できるサービスと連携することもできます。kintone上の顧客情報を管理し、freeeサイン上で文書の受領・署名を行い文書送付・契約の締結までを一元管理することができます。

画像引用：freeeサイン

特徴3：「第15回 ASPIC IoT・AI・クラウドアワード2021」にて働き方改革貢献賞を受賞

freeeサイン（旧NINJA SIGN by freee）は「第15回ASPIC IoT･AI･クラウドアワード2021」の基幹業務系ASP・SaaS部門において、「働き方改革貢献賞」を受賞しています。

ASPIC IoT・AI・クラウドアワードとは、総務省などの後援により、日本国内で提供されているASP・SaaS／IaaS・PaaS／IoT／AIのサービスを選定し、総務大臣賞及び各部門のグランプリ等を表彰しています。

freeeサイン（旧NINJA SIGN by freee）は、煩雑な契約業務を効率化、さらに場所を問わず可能にし、幅広い文書の電子化を促進していることが受賞の理由となっているようです。

freeeサイン（旧NINJA SIGN by freee）は、第三者機関から評価・信頼を得ており注目されている契約管理システムです。

こんな企業におすすめ freeeサイン（旧NINJA SIGN by freee）は、月額費用だけで契約書を送付するごとに従量料金が発生しないのが特徴です。（LightPlusプラン以上）契約書の送信数が多い企業はコストを抑えられるのでおすすめです。

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7. 電子印鑑GMOサイン

画像引用：電子印鑑GMOサイン

特徴1：電子署名・電子サインの両方に対応

電子印鑑GMOサインでは、角印・契約印などを利用する契約印タイプ（立会人型）や実印が必要となるような、高い証拠力を必要とする場面にも対応できる実印タイプ（当事者型）も利用できる、文書の性質や相手にあわせた締結が可能な契約書管理システムです。

画像引用：電子印鑑GMOサイン

特徴2：契約書以外の幅広い文書や契約に対応

電子印鑑GMOサインでは、見積書、発注書、請書、領収書、検収書など相手方の署名を必要としない書類など幅広い種類の文書・契約に利用することができます。

画像引用：電子印鑑GMOサイン

特徴3：導入企業数は40万社を突破

電子印鑑GMOサインは、不動産・建設、⼈材派遣、IT・通信、広告・マスコミ
⾦融・保険、⼠業・コンサルなどといった幅広い業種や企業に選ばれています。
選ばれている理由は大きく2つになります。

・⼤量の契約書を⼀括送信できる
同じ契約書で契約期間だけを変更して、複数人に一家tう送信したい場合、CSVファイル（送り先・送信情報を一覧化したデータ）をシステムにアップロードするだけで複数人に一括送信することができます。

・企業の統制を強化できる
電子印鑑GMOサインでは、細かい権限管理、閲覧制限、社内承認フローを設定することができます。権限や制限をユーザー、グループ、部署、プロジェクトといった単位で細かく設定することができるので、極秘文書も安心して運用・保管することができます。

画像引用：電子印鑑GMOサイン

こんな企業におすすめ 電子印鑑GMOサインでは、電子署名・電子サインの両方に対応しているので文書の性質や相手にあわせた締結が可能です。また、宛先や内容の異なる契約書も⼀括送信できるので、不特定多数と契約書のやり取りが発生する企業におすすめです。

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【まとめ】自社に合う契約書管理システムを選ぼう

本記事では、契約業務の課題を解決し業務の効率化を図る契約管理システムについてご紹介しました。

システムを導入することで、Excelによる契約管理台帳への入力・管理の負担、新型コロナの影響もあり、リモートワークが増え契約書原本の管理が困難になりアナログな運用では契約書管理は対応できない状況になってきています。

また、契約管理システムを導入しても従業員がうまく使いこなせるようになるまでは時間が掛かる場合があります。

システム導入をする際には、しっかりとした導入・運用サポート体制があるのかも確認することも大切です。自社の条件や環境に合わせたシステムを選ぶようにしましょう。

また、システム選びに不安がある方は、選定や導入支援までをフォローしてくれる外部協力会社に依頼するのもおすすめです。まずはぜひシステム幹事にご相談ください。予算や目的から最適な会社を選定させていただきます。相談料などは一切かかりません。

コンサルタントのご紹介 岩田 専任のコンサルタントが、
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