グループウェアとは？主要機能やおすすめのツール15選をご紹介

電話やメールで連絡を取り合うことに煩わしさを感じている企業も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、業務効率アップに役立つ「グループウェア」について徹底解説。グループウェアの主要機能やメリット、導入時の注意点などをお伝えします。おすすめのグループウェアもご紹介しているので、ぜひ自社のグループウェア導入にお役立てください。

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グループウェアとは？

グループウェアとは、組織のコミュニケーションを円滑に進めるためのソフトウェアのこと。チャット機能やスケジュール管理機能、ファイル共有機能など業務効率化を進める機能が揃っています。企業のさまざまな情報をグループウェア上で一元管理可能です。

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グループウェアの主要機能

グループウェアの主要機能として以下のものがあげられます。

• チャット機能
• スケジュール管理機能
• プロジェクト管理機能
• 予約機能
• ファイル共有機能
• オンラインストレージ機能
• ワークフロー機能

チャット機能

LINEやSNSのダイレクトメッセージのように、相手と会話形式でやり取りができる機能です。1対1のチャットだけでなくグループでの利用もできます。

スケジュール管理機能

チームや個人のスケジュールを管理できる機能です。各自のスケジュールをチーム全体に共有することで、業務を円滑に進められます。

プロジェクト管理機能

プロジェクト単位で管理ができる機能です。カレンダーと連携させたり、ガントチャート（進捗管理状表）を確認できたりします。細かいタスク管理も可能です。

予約機能

会議室などオフィス内の部屋・設備の利用予約ができる機能です。空き状況を一目で確認できるほか、予約内容をスケジュールに反映させることもできます。

ファイル共有機能

資料や画像・動画ファイルを共有できる機能です。ツールによっては大容量のファイルを共有できるものも。メールに添付して送信するのに比べて手間も少なく済みます。

オンラインストレージ機能

クラウド上にファイルやデータを保存できる機能です。共通のストレージにログインすることで、社内メンバーでデータを共有できます。データはクラウドに自動保存されるため、上書き保存する必要もありません。

ワークフロー機能

稟議書や請求書といった書類の申請・承認・決済ができる機能です。手書きでサインなどをする必要がなく、ツール内で一連のワークフローを完結できるため、業務効率化につながります。

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企業がグループウェアを導入するメリット

企業がグループウェアを導入するメリットとして以下のものがあげられます。

情報共有がスピーディーになる

グループウェアには、ファイル共有やオンラインストレージ、ワークフローなど企業の情報共有を円滑にするための機能が豊富に揃っています。直接会って話す、手書きでサインするなどの手間が省けるため、業務全体のスピード感が上がるでしょう。

社内コミュニケーションが活性化される

チャット機能の活用によって、社内コミュニケーション促進が可能です。業務以外に「雑談ルーム」などのチャット部屋を設ければチームの交流が深まります。ビデオ会議機能を設けているグループウェアもあり、活用することでさらに社内コミュニケーションが深まるでしょう。

テレワーク環境にも対応しやすい

スピーディーな情報共有や社内コミュニケーションの促進は、テレワークを進める上でも重要です。テレワーク下でも円滑なコミュニケーションを維持できたり、業務の進捗を把握できたりします。そのほかフレックスタイムなど、従業員同士が直接会わない環境下でも円滑に業務を進められるでしょう。

ペーパーレス化が促進される

グループウェアを導入すると、資料をはじめ稟議書や請求書など、これまで紙媒体で管理していたものをオンラインで保管できます。ペーパーレス化が促進されれば、保管場所の確保や印刷コストも削減可能です。

グループウェアの導入形態は2種類

グループウェアには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型

クラウド型は、ベンダー（運営者）がインターネット経由でサーバーを提供している形態です。サーバーはもちろんグレープウェアのインフラ環境が整っているため管理の手間がかからないのがメリット。料金もオンプレミス型より低い傾向にあります。ただし、ベンダーがツールの構築・運営を行うため自社ではカスタマイズしにくいのが難点です。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社保有のサーバーにグループウェアのソフトをインストールする方法です。インフラ環境を自社で構築するため、カスタマイズの自由度が高いのがメリット。一方で、クラウド型に比べて費用がかかるのと、運用管理の負担も大きくなるのが難点といえます。

企業がグループウェアを導入する際の注意点

グループウェアにはメリットが多い反面、デメリットもあります。企業がグループウェアを導入する際の注意点を見ていきましょう。

導入に費用がかかる

グループウェアには便利な機能が揃っていますが、導入・運用にあたってコストがかかります。ツールによって料金体系は異なりますが、たとえば初期費用が数万円、月額料金が1ユーザーあたり数百円〜数千円など。自社の予算を考慮した上で導入しましょう。

社内浸透するまでに時間がかかる

グループウェアを導入しても、社内に根付くとは限りません。たとえば、従業員の年齢層が高くスマホの業務利用に抵抗がある、そもそも新しいシステム導入に対して抵抗があるなど。ツールを使いこなせない従業員が出てくることも考慮し、使い方の訓練をどう進めるかも考えながら導入しましょう。

グループウェア選定のポイント

続いて、グループウェアを選定する際のポイントをご紹介します。

必要な機能があるか

まずは、自社にとって必要な機能があるか確認しましょう。先述のように、基本的な機能として「チャット」「スケジュール管理」「ワークフロー」「ファイル共有」などがあります。

基本機能のほか「タイムカード」や「ToDoリスト」など便利な機能が揃っているツールも。必要な機能を洗い出し、最適なツールを選びましょう。

操作が簡単かどうか

機能が充実していても、グループウェア自体が使いづらければ社内に浸透しません。インターフェースがシンプルかどうか、少ないクリック数で目的のページまで辿り着けるかなど操作のしやすさも意識してみてください。

従業員が使いこなせるようになるために、グループウェアの使い方講座などの教育を行ってもよいでしょう。

企業規模への対応範囲はどうか

グループウェアによって対応している企業規模は異なります。20～100ユーザー程度の中小企業向けツールから、数百ユーザーの大企業向けツールまでさまざまです。

規模が大きくなると、部署別に異なる情報を共有する必要があったり、細かいアクセス制限が必要だったりと課題が出てくるでしょう。検討しているツールの対応範囲について今一度確認してみてください。

セキュリティ対策は十分か

企業は、従業員や顧客の個人情報、社外秘の情報など流出させてはいけない情報を多く扱います。これらの情報漏洩を防ぐためにも、グループウェアのセキュリティ体制もチェックしておきましょう。

たとえば、アクセス制限やサーバー保守、ベンダー側のトラブル時の対応など。クラウド型のグループウェアも多いので、どの程度のセキュリティ対策を施しているかしっかりと確認しておきましょう。

外部システムとの連携ができるか

外部システムとの連携性も重要なポイントです。グループウェアによっては、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）、会計ソフトなどと連携できるものも。

また、導入済みのシステムと連携させることで円滑にデータをやり取りできるグループウェアもあります。既存で他のシステムを使っている、あるいは使う予定の場合は外部システムとの連携性もチェックしておきましょう。

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おすすめのグループウェア15選

続いて、企業におすすめのグループウェアをご紹介します。まずは各ツールの特徴や料金をまとめた比較表をご覧ください。

desknet's NEO

画像引用：desknet's NEO

desknet's NEOのおすすめポイント

• クラウド版とオンプレミス版の2種類から選べる
• 中小〜大企業まで幅広い企業規模にもおすすめ
• ToDoリストやタイムカードなど便利な機能も揃う

desknet's NEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。クラウド版とパッケージ版（オンプレミス）の2種類を揃えている同ツール。大小を問わずさまざまな企業規模に対応しています。

スケジュール管理やワークフローといったグループウェアの基本機能をはじめ、ToDoリストやタイムカード、備品管理など便利な機能も。クラウド版なら1ユーザー440円（税込み）から利用可能。運用コストを抑えたい企業にはおすすめのツールといえます。

desknet's NEOの概要・価格感

 サイボウズOffice

画像引用：サイボウズOffice

サイボウズOfficeのおすすめポイント

• 中小企業向けで最低5ユーザーから契約できる
• マルチデバイスで使える
• トップページのカスタマイズ性が高い

サイボウズOfficeは、サイボウズ株式会社が運営するグループウェアです。クラウド型かつ中小企業向けのツールで、最低5ユーザーから利用できます。デバイス対応も幅広く、PCからスマートフォン、タブレットまでさまざまなデバイスで利用できます。

トップページのカスタマイズ性が高いのも強み。見たい情報だけを表示できるため、PCやスマホのITツールに苦手意識のある従業員でも使いやすいです。

サイボウズOfficeの概要・価格感

Google Workspace

画像引用：Google Workspace

Google Workspaceのおすすめポイント

• デバイスやブラウザに関係なく利用できる
• Googleが提供するサービスとの連携が充実している
• クラウド型だが強固なセキュリティ対策がされている

Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。クラウド型のツールで、インターネット環境があれば、基本的にどのようなデバイスやブラウザでも利用できます。

Googleの各種サービスと連携できるのが強み。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシート、Googleカレンダーでのスケジュール共有・管理も可能です。

クラウド型のグループウェアですが強固なセキュリティ対策を実施。専任のセキュリティチームがツールを管理している上に、シングルサイトオンや2段階認証などの対策も行っています。

Google Workspaceの概要・価格感

Microsoft 365

画像引用：Microsoft 365

Microsoft 365のおすすめポイント

• WordやExcelなどOfficeソフトを利用できる
• Microsoftが常に最新状態にバージョンアップを行う
• コピペ防止など強固なセキュリティ対策を施している

Microsoft 365（旧Office 365）は、Microsoft社が運営するサブスクリプションです。オフィスツールのWordやExcelをはじめ、Teams（チャット・ビデオ会議）、スケジュール管理機能などを一環して利用できます。

同サブスクリプションに含まれている機能は、すべてMicrosoft側がバージョンアップを実施。常に最新状態でシステムを利用できます。

また、コピー&ペーストの防止や、万が一データを紛失した場合の特定もできるなどセキュリティも強固です。

Microsoft 365の概要・価格感

 J-MOTTO

画像引用：J-MOTTO

J-MOTTOのおすすめポイント

• ユーザー1人あたり165円（税込）から利用できる
• 初期費用なしでサーバーの用意もいらない
• 基本機能をはじめ合計26種類の機能を使える

J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が運営するグループウェアです。同サービスは、ユーザー1人あたり最安165円（税込）で利用可能。クラウド型のグループウェアなのでサーバーやソフトウェアを用意する必要はなく、初期投資もかかりません。

インターフェースは直感的に操作できる仕様に。チャット感覚でのコミュニケーションをはじめスケジュール共有、ワークフロー申請・承認など合計26種類の機能を利用できます。

J-MOTTOの概要・価格感

kintone

画像引用：kintone

kintoneのおすすめポイント

• ノーコードでさまざまなアプリを導入できる
• 従業員のスケジュールを簡単に共有できる
• ダッシュボードから各アプリにすぐアクセスできる

kintoneは、サイボウズ株式会社が運営するクラウドサービスです。ノーコードでさまざまなアプリを導入できるプラットフォームで、アプリの1つとしてグループウェア「Garoon」と連携しています。

社内全体でkintoneを利用していれば、ユーザー（従業員）のスケジュールを簡単に共有可能です。予定へのコメント機能やWeb会議ツールの利用も。スケジュールのダッシュボードから、さまざまな社内コミュニケーションアプリにアクセスできます。

kintoneの概要・価格感

 HotBiz8

画像引用：HotBiz8

HotBiz8のおすすめポイント

• 専門知識がなくても簡単に利用できる
• 業務進捗やマニュアルをチェックリスト形式で管理できる
• Googleマップとの連携でスケジュール管理が円滑になる

HotBiz8は、株式会社ASJが運営するグループウェアです。利用にあたって専門的な知識は不要。直感的なインターフェースを採用しており、社内データをツール上で一元管理できます。

業務の進捗やマニュアルなどはチェックリストで管理可能です。状況を可視化することで業務効率アップにつながります。

スケジュールは同ツールの機能だけでなくGoogleマップにも対応。普段からGoogleマップを利用している方はスケジュール管理を円滑に進められるでしょう。

HotBiz8の概要・価格感

 Star Office

画像引用：Star Office

Star Officeのおすすめポイント

• ドラッグ&ドロップの簡単操作で利用できる
• アクセス制御やウイルスチェックなどセキュリティ対策も充実している
• ネットワーク機器に対する保守サポートも行う

Star Officeは、日本電気株式会社（NEC）が運営しているグループウェアです。シンプルな操作画面が特徴で、ドラッグ&ドロップや直接更新など簡単操作のみで利用できます。

セキュリティ対策も充実。アクセス制御や誤送信防止、ウイルスチェックなど強固な対策が数多くされています。

またNECならではの保守サポートも魅力。グループウェアのみならずPCなどのネットワーク機器に対する保守サポートも行っています。

Star Officeの概要・価格感

 Lark

画像引用：Lark

Larkのおすすめポイント

• ビデオ会議や勤怠管理など便利なアプリが多く揃う
• 外出先でもワークフローの作業を円滑に進められる
• 売上や品質管理、スタッフの勤務状況の確認もできる

Larkは、Lark Japan株式会社が運営するDXツールです。1つのツールの中に、メッセージやビデオ会議、勤怠管理など業務効率化に役立つさまざまなアプリが組み込まれています。

ワークフローの申請・承認も可能。外出先でもワンクリックで内容を確認し、申請や承認ができます。また、事業に関するデータもツールに集約。売上をはじめ品質管理、スタッフの勤務状況などもスマートフォン上で確認できます。

Larkの概要・価格感

 クロジカスケジュール管理

画像引用：クロジカスケジュール管理

クロジカスケジュール管理のおすすめポイント

• 業務効率アップのための機能が豊富に揃う
• 出欠管理やタイムカードなど労務管理系の機能もある
• 無料で使えるフリープランも用意している

クロジカスケジュール管理は、TOWN株式会社が提供するツールです。

商品名の通り「スケジュール管理」に特化したツールですが、チャットやワークフローなど業務効率アップのためのさまざまな機能が充実。出欠確認やタイムカードなど労務管理系の機能も揃っています。

また、無料で使える「フリープラン」も用意。1社あたり10MBと容量は少ないですが、お試し感覚で使ってみたい企業にはおすすめです。

クロジカスケジュール管理の概要・価格感

 GRIDY

画像引用：GRIDY

GRIDYのおすすめポイント

• 初期費用・月額費用を無料で利用できる
• 基本機能から便利な機能まで合計23の機能を利用できる
• サーバーや特殊設備の準備なしで始められる

GRIDYは、ブルーテック株式会社が運営するグループウェアです。初期費用・月額費用ともに無料で利用できる同ツール。メッセージや設備予約、プロジェクト機能といった基本機能から便利な機能まで、合計23の機能を利用できます。

サーバーや特殊設備など企業側の準備はほとんど不要。インターネット環境があれば簡単に利用を始められます。

GRIDYの概要・価格感

R-Group

画像引用：R-Group

R-Groupのおすすめポイント

• 無期限・完全無料・ユーザー数も無制限で利用できる
• 無料だが基本機能が揃っている
• マルチデバイスにも対応している

R-Groupは、アメリカのR-international社が運営するグループウェアです。無期限かつ完全無料で利用できる同ツール。チャットやタイムライン、ファイル共有、名刺管理など機能が豊富に揃っている上に、ユーザー数も無制限で利用できます。

マルチデバイスにも対応しており、追加費用なしでPCとスマートフォンの利用も可能。テレワークやフレックスタイムといった働き方にもすぐに対応できます。

R-Groupの概要・価格感

 NI Collabo 360

画像引用：NI Collabo 360

NI Collabo 360のおすすめポイント

• タイムライン形式のオープンなコミュニケーションが取れる
• 表計算ソフトから取り込むだけでフォームを作成できる
• 交通費や会議費などの経費精算にも強い

NI Collabo 360は、株式会社NIコンサルティングが運営するグループウェアです。タイムライン形式のメッセージが特徴の同ツール。メンバーの発言を全員で共有できるオープンコミュニケーションが可能です。

ワークフロー機能では、表計算ソフトから取り込むだけで申請フォームを作成できます。経費精算にも強く、交通費や会議費などの申請・承認・精算処理をワンストップで実行できます。

NI Collabo 360の概要・価格感

 WaWaOffice

画像引用：WaWaOffice

WaWaOfficeのおすすめポイント

• ITツールが苦手な人でも直感的に操作できる
• SFAなど既存システムとの連携ができる
• 24時間365日体制の有人監視を行う

WaWaOfficeは、株式会社アイアットOCEが提供するグループウェアです。シンプルなインターフェースと高い操作性が特徴の同ツール。ITツールが苦手な方でも直感的な操作で利用できます。

既存システムとの連携も可能。SFAやワークフロー、データベースなど既存システムと連携できるため導入もスムーズです。データは大手データセンターで保管しており、24時間365日体制で有人監視を行っています。

WaWaOfficeの概要・価格感

 iQube

画像引用：iQube

iQubeのおすすめポイント

• 最長1ヶ月間は無料で利用できる
• 基本機能から便利な機能までが揃う
• 初期設定代行や教育支援も行う

iQubeは、クラウド型のグループウェアです。同ツールでは「1ヶ月無料プラン」を提供。最長1ヶ月間すべての機能を使える上に、10人分のID発行、100個までのコンテンツ登録ができます。

無料で使えるだけでなく、メッセージ機能、スケジュール管理機能、ToDoリストなど社内コミュニケーション・業務効率アップのための機能が充実しています。

また、初期設定代行や教育支援サービスも提供。グループウェアが初めての企業にもおすすめできるツールといえます。

iQubeの概要・価格感

【まとめ】グループウェアの機能やおすすめサービスを紹介しました

業務効率化や社内コミュニケーション向上のためにもグループウェアの導入はおすすめ。しかし、導入に費用がかかったり、社内浸透するまで時間を要したりと注意点もあります。導入する際は、必要機能の有無や操作性、セキュリティ性など選定ポイントを意識した上でツールを選びましょう。 

なお、グループウェアのシステム開発を依頼したいが、開発会社の探し方・選び方がわからない！という方はシステム幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。

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