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情報システムの種類や仕組みとは｜導入手順や情シス部門の課題を紹介
企業では日々大量の情報を扱うため、情報システムの導入は必要不可欠です。とはいえ何を導入すべきなのか、そもそも情報システムとは何なのか戸惑う人もいるでしょう。
本記事では、情報システムの種類や仕組みなどを紹介します。これから情報システムを導入する際に本記事をお役立てください。
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情報システムとは
情報システムとは、情報機器をネットワークに接続し、大量の情報データの記録・処理・伝達をする仕組みのことです。
情報処理の促進に関する法律では「電子計算機及びプログラムの集合体であって、情報処理の業務を一体的に行うよう構成されたもの」と定義されています。
身近な例を挙げると銀行やコンビニに設置してあるATMや、高速道路の料金支払いを自動化するETCなどが情報システムに該当します。企業内で情報システムの管理・運用をしているのが情報システム部門です。
情報システムの種類
情報システムは主に2種類のシステムに分けられます。
基幹系システム
基幹系システムとは、企業活動の根幹を担うシステムのことです。例えば、販売管理システム、財務管理システム、会計システム、勤怠管理システムなどが該当します。
基幹系システムは事業の営利活動に直接関連するため、万が一システムの運用が停止すると、業務に影響を及ぼすことになります。そのため、常に安定稼働が求められ、セキュリティ面や安全面の対策が必要です。
情報系システム
情報系システムとは、業務効率化や経費削減など、業務のサポートを目的にしたシステムのことです。例えば、メールソフト、グループウェア、社内SNS、ファイルサーバーなどが該当します。
情報系システムは、基幹系システムとは異なり、事業活動に直接関わることはほとんどありません。そのため、一時的に機能が停止しても他のシステムで代用が可能です。
情報システムの仕組み
続いて、情報システムの仕組みを紹介していきます。
アプリケーション
アプリケーションとは、OSに対応するソフトウェアのことです。ユーザーの利用目的や業務に応じて作成されることが特徴です。
例えば生産管理システムや販売管理システム、Webアプリケーション、モバイルアプリケーションなどが該当します。企業の業務で使われる代表的なアプリケーションには、Microsoft製品のWord・Excel・PowerPointなどがあります。
アプリケーションを利用することで、業務の効率化・生産性の向上につながり、作業時間の短縮やミスなどを軽減可能です。
プラットフォーム
プラットフォームとは、アプリケーションを動作させる環境のことです。プラットフォームは、主にOSとミドルウェアに分けられます。
OSとは、パソコンやアプリケーションを使うために必要なソフトウェアです。主にハードウェア（マウスやキーボードなど）とソフトウェアの動作の仲介・制御をする役割があります。代表的なOSには、WindowsやMac、Linuxなどがあります。
ミドルウェアとは、アプリケーションとOSの間に位置して、双方を補佐するソフトウェアのことです。ミドルウェアは、単体だとあまり多くのことはできませんが、アプリケーションとOSの間で、複雑な処理を行う役割があります。代表的な種類として、Webサーバー、アプリケーションサーバー、データベース管理サーバーなどが該当します。
インフラストラクチャー
インフラストラクチャーとは、ITインフラ基盤のことです。システムやアプリケーションなどを構築・実行するために必要なあらゆるものを指し、主にハードウェアとソフトウェアに分類されます。
- ハードウェア：パソコン、サーバー、ネットワーク機器、ストレージ、LANケーブルなど
- ソフトウェア：OS、データベース、アプリケーションサーバー、CRM（顧客関係管理システム）、コンテンツ管理システムなど
企業に情報システムを導入する手順
企業に情報システムを導入する際は、以下の手順で進めましょう。
- 目的を明確にする
- 社内体制を整える
- 現状の調査・分析をする
- 製品・ベンダーを決める
まず、なぜ情報システムを導入するのかという目的を明確にします。目的が決まれば、自社に足りていない部分を分析しやすくなります。
次に、情報システムは導入した後に運用していく必要があるので、社内体制を整えましょう。事前に社内体制が整備されていると、スムーズに運用を行えます。
その後、現状の調査と分析を行います。現状と将来のギャップを明確にして、自社の課題を洗い出しましょう。現状分析に役立つフレームワークには、以下のようなものがあります。
- SWOT分析：強み、弱み、機会、脅威の4要素を総合的に分析し、組織やプロジェクトの内外の状況を把握する手法
- 7Sモデル：組織のハード面（組織構造に関する要素）とソフト面（人に関する要素）を分解し、総合的に課題を分析する手法
- PESTLE分析：政治、経済、社会、技術、法的、環境の6要素に焦点を当て、外部環境の変化がビジネスに与える影響を評価する手法
現状分析で洗い出した自社の課題を踏まえ、製品の仕様や価格、スケジュール感などを勘案し、システムを選定しましょう。もし自社のみで導入するのが不安なら、ベンダーに相談するのもおすすめです。
情報システム部門の業務
続いて、情報システム部門の業務内容を紹介していきます。ただし、企業によって情報システム部門の業務内容は異なるので注意しましょう。
IT戦略やシステムなどの企画
情報システム部門は、企業の経営戦略や事業を支えるためのIT戦略やシステムなどの企画立案も業務範囲です。
具体的には情報システム部門以外の仕事内容を把握し、各部門の課題や要望などを把握・分析し、最適なITサービスやシステムの導入に向けて企画・提案をします。そのため、企業全体の業務効率化や売上アップなどのサポートも情報システム部門の役割の1つです。
システム構築・運用・保守
情報システム部門は、基幹システム導入後に安定稼働させる役割があります。常にシステムの稼働状況を確認して問題があれば対処したり、社内メンバーとコミュニケーションをとって改善したりします。
また、必要に応じて、新たなシステムを導入することも業務の1つです。自社の課題を分析して、必要なシステムを検討する能力も求められます。
ITインフラ構築・運用・保守
ITインフラ領域も情報システムの業務です。システムを稼働させるためのIT基盤の構築や安定稼働するための運用などを行います。主にサーバーやネットワーク、OSなどITインフラの稼働状況を確認し、問題があれば故障・修理・エラー対応などをします。
また、新たにシステムを構築する場合、新規でITインフラを構築するケースもあるでしょう。その際は、システムにマッチするITインフラの提案・導入などを行うこともあります。
ヘルプデスク
情報システム部門の業務は、社内ユーザーのサポートも業務の1つです。ヘルプデスクの主な内容は以下のとおりです。
- 社員が使うパソコンのセットアップ
- ツールやITサービスに関する問い合わせ対応
- IT資産管理
- FAQ作成
- 導入したツールやITサービスの配布、説明
- ITに関する社内教育
- Access（データベースソフトウェア）やExcelなどでのデータ提供
上記のように、情報システム部門のサポート業務は多岐にわたります。企業全体の業務を円滑に行うためには、情報システム部門が重要な役割を担っています。そのため、柔軟にかつ迅速に対処できるようにしましょう。
情報システム部門の課題
最後に、情報システム部門をスムーズに立ち上げて安定運用できるように、考慮すべき課題を紹介していきます。
IT人材の不足
経済産業省が公表した「IT人材の最新動向と将来推計に関する調査結果」によると、IT人材は2030年までに約79万人不足すると予想されています。年々、ITニーズが拡大していて、市場規模も拡大していくとされているので、IT人材不足はますます深刻化するでしょう。
これから情報システム部門を立ち上げるなら、IT人材が不足している中で、必要な人材を確保しなければなりません。新たな人材の採用をすることはもちろん、外部の会社に委託したり、社内の人材に教育したりといった対策も必要になります。
業務の属人化
情報システム部門の業務は専門性が高いため、対応できる人材が少なく、どうしても属人化しやすい傾向にあります。特定の担当者しか業務内容を理解しておらず、他の人は担当できなくなることも少なくありません。
情報システム部門の運用を行う場合は、メンバーのITリテラシーを高めたり、業務をマニュアル化したりする必要があります。
情報漏洩
情報システムを導入すると、データをネットワーク上で管理することになるので、情報漏洩リスクが増えます。東京商工リサーチの調査「上場企業の個人情報漏えい・紛失事故（2022年）」によると、2022年はサイバー攻撃の事故が、過去11年間で最多の87社、91件でした。さらに2022年の情報漏洩・紛失事故の165件のうち、91件がウイルス感染・不正アクセスによるもので、全体の半数以上を占めました。
データをネットワーク上で管理することで、サイバー攻撃によるリスクが拡大しています。他にも、人為的なミスや社内人材の盗難などによって、外部に重要な情報が流出する可能性があります。情報システム部門を立ち上げる際は、情報漏洩への対策も必要です。
基幹システムの老朽化
基幹システムは事業活動において根幹を担う機能が搭載されているため、入れ替えや再構築がしづらい傾向にあります。また基幹システムは長期的に運用するので、導入当時の担当者から入れ替わっているケースもあるでしょう。その場合、問題が発生しても現在の担当者では対応できず、老朽化した基幹システムをそのまま導入し続ける企業も少なくありません。
しかし老朽化したシステムを使い続けると、市場ニーズへの対応不足、サイバー攻撃による情報漏洩、システムトラブルなどのリスクが高まります。情報システム部門には基幹システムや新技術への理解、IT技術の活用などが求められます。
情報システムの導入ならアウトソーシングがおすすめ
ここまで、情報システムの種類や仕組み、課題などを紹介しました。情報システムには、いくつもの課題があって、自社のみでは解決できない可能性があります。そのような時は、情報システムのプロにアウトソーシングすることも1つの方法です。
情報システムをアウトソーシングすると、自社で人材を確保せずとも安定的にシステムの運用を行えます。そのため、自社の人材の負担軽減や採用コスト削減などの効果を期待できるでしょう。
またアウトソーシングを利用すると、日常業務をまとめて任せられるので、業務の属人化の解消にもつながります。
なお、情報システムのアウトソーシング会社の探し方・選び方がわからない！という方はシステム幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
