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システム運用アウトソーシングのメリットや注意点。選定のコツや導入プロセス
自社システムの運用をアウトソーシングしたいが、具体的なメリットや注意点がわからず二の足を踏んでいる方もいるかと思います。
本記事では、システム運用アウトソーシングについて解説します。メリットや注意点の他、業者選びのコツ、導入プロセスもお伝えします。
なお、自社にあったシステム運用アウトソーシング会社の探し方・選び方がわからない！という方はシステム幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
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システム運用のアウトソーシングとは？
システム運用のアウトソーシングとは、自社のITシステムの運用業務を外部に依頼することを指します。
ソフトウェアやサーバーの運用やセキュリティの保守など、システム運用にかかわる業務は多岐に渡ります。これらを外部に依頼することで、運用にかかわる労力や時間を削減でき、コア業務に集中できるようになります。
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アウトソーシングの種類
本題である「運用」のアウトソーシングについてお伝えする前に、まずはアウトソーシングの種類を押さえておきましょう。
フルアウトソーシング
フルアウトソーシングとは、システムの開発から運用までを一貫して依頼する形式です。どのようなシステムを作るかの企画から要件定義、システムの開発、導入後の運用業務までが範囲となります。
運用アウトソーシング
システムの「運用」のみをアウトソースする形式です。以下のような業務があげられます。
- ソフトウェア監視
- サーバー運用保守
- セキュリティシステム保守
- ヘルプデスク
- フィールドサービス（現地でのトラブル対応）
システム自体の運用はもちろん、ヘルプデスクや現地でのトラブル対応など、利用者に安心して使ってもらうための業務も含まれます。
インフラ・設備のアウトソーシング
システムを支えるインフラや設備をアウトソースする形式で、以下のような例があげられます。
- ホスティング：サーバーやストレージを外部からレンタルする
- ハウジング：データセンターを借りて自社サーバーを設置する
- クラウド：クラウド提供されているシステムやサーバ、ストレージを利用する
サーバーやストレージなど、システム運用に必要な設備を自社でまかなうのが難しい場合、上記のようなアウトソーシングを行います。
システム運用をアウトソーシングするメリット
続いて、システム運用をアウトソーシングするメリットについて見ていきましょう。
コア業務に集中でき生産性向上が期待できる
自前で担っていた運用業務をアウトソースすることで、コア業務に集中しやすくなります。これまでITシステム業務を行っていた従業員のリソースが削減され、生産性向上が期待でき、売上向上につながります。
知見に富んだプロに運用を任せられる
システム運用代行会社には「運用のプロ」が在籍しています。そのため、自社で運用業務を行うよりもアウトソーシングした方がスムーズに進む場合も多いでしょう。
特にIT業界は流れが早く、常に情報がアップデートされます。知見の豊富なプロに任せることで時代の流れに対応しながら、より円滑に運用業務を進められます。
運用と同時にガバナンスも強化できる
ITにおけるガバナンスとは、システムの効果を高めながらリスクを管理する組織的な仕組みのことを指します。
代行業者はシステム運用に関する専門性が高く、ガバナンス強化のノウハウも豊富です。ただ単に運用だけを任せるのでなく、経営のリスク分散のためにアウトソーシングを利用するのも一つの方法です。
システム運用をアウトソーシングする際の注意点
システム運用のアウトソーシングにはメリットがある反面、デメリットもあります。特に以下の3つには注意しましょう。
自社運用と比べてセキュリティに懸念が残る
システム運用では、自社の機密情報や顧客情報や決済情報など、重要な情報を扱います。そうした情報を代行業者にアウトソーシングするため、自社運用と比べてセキュリティの懸念は拭えません。
代行業者のセキュリティ対策は万全か、自社として情報をどのように徹底管理するかなど、あらかじめ検討しておきましょう。
自社に運用ノウハウが蓄積されない
代行業者にアウトソーシングすると、自社にノウハウが蓄積されにくくなります。そのため自社のエンジニアが運用に関わらなくなり、結果的に自社でのシステム開発・システム運用が行いにくくなるといった点がデメリットです。
自社のエンジニア育成を進めたい場合は、すべてアウトソーシングするのでなく、可能な範囲で自社対応することも大切です。
業者選びに失敗すると生産性が下がる場合も
システム運用の代行業者は優良業者もある一方で、業務レベルの低い業者もあります。
業務レベルの低い業者を選ぶと、依頼内容が要望に沿っていない、システムトラブルが多いなどで、結果的に自社の負担が大きくなることも想定されます。
かえって生産性が下がる可能性もあるため、アウトソーシング先は慎重に選びましょう。
システム運用のアウトソーシング先を選ぶコツ
システム運用ではアウトソーシング先の選び方が大切だとお伝えしましたが、特に以下の3つは意識してみてください。
サポート体制が整っているか
運用代行を依頼する際のサポート体制が整っているか確認しましょう。たとえば以下のような項目があげられます。
- ヘルプデスクが24時間365日対応しているか
- システムの監視体制が整っているか（人の目で24時間監視しているか）
- 定例的なミーティングやレポート提出サービスがあるかなど
ただシステム運用作業を行うだけでなく、依頼者の不安や疑問を解消してくれるサポートが整っているか、あらかじめチェックしておきましょう。
システム運用の対応実績が豊富か
公式ページなどで代行会社の実績をチェックしておきましょう。料金重視で選ぶと、ほとんど実績がない会社を選んでしまう可能性もあります。
たしかに料金も重要ですが、一番は目的を達成できる会社であるかが重要です。同業他社の実績があるか、サービス品質と料金が釣り合っているかなど、しっかりと確認しておきましょう。
また対応実績を確認することで、業者の技術力やノウハウも推測しやすいというメリットもあります。さまざまな業種の実績があれば、その分カバーできる範囲も多いといえるでしょう。
セキュリティ対策が強固か
システムをアウトソーシングすることは、自社の情報を代行業者に渡すということです。そのため、代行業者がどのようなセキュリティ対策を行っているかが重要となります。
- サイバー攻撃やウイルスへの対策
- 不正が疑われる動きがあった場合の検知
- システムの脆弱性診断の実施
- セキュリティトラブルがあった場合のインシデント対応など
業者の公式ページを確認するほか、問い合わせにて具体的なセキュリティ内容を確認しておきましょう。
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アウトソーシングの導入・活用プロセス
最後に、アウトソーシングの導入・活用プロセスをお伝えします。
STEP1. 課題とゴールを明確にする
まずは、業務のどこに課題があるのかを洗い出し、ゴールを設定します。たとえば以下の通りです。
- 経理部門の工数が大きいのでシステムを導入し、業務効率化を図りたい
- 人事評価や勤怠管理をシステム導入によって一元管理したい
システム導入によって本当に効果が生まれるのか、現場の声と経営層の考えをすりあわせることが大切です。
STEP2. 要件定義を行う
要件定義とは、システム開発における必要項目をまとめる作業を指します。スムーズに開発を進めるためにも、以下のような項目のベースラインを決めていきます。
- システムの必要機能
- 人材や時間などの必要なリソース
- 開発スケジュール
- 想定される費用 など
STEP3. 運用設計行う
続いて、システムの運用設計に移ります。設計する内容として以下のものがあげられます。
- 作業フロー図・作業手順書の作成
- システムの課題管理表の作成
- 従業員のスキルチェック表の作成
スムーズにシステム運用を進めるために、従業員が運用フローや課題、スキルを把握する必要があります。
STEP4. アウトソーシングを依頼する
最後に、代行業者にアウトソーシングを依頼しましょう。依頼時は、代行業者とのやり取りを行う担当者を決め、システム開発・運用に関する担当者の知識を深めておきましょう。
【まとめ】システム運用アウトソーシングのメリットや注意点を紹介しました
システム運用のプロに依頼することで、自社の生産性向上やガバナンス強化が期待できます。業者を選ぶ際は、サポート体制や実績、セキュリティ対策などに注目し、自社にあった業者を選びましょう。
なお、自社にあったシステム運用アウトソーシング会社の探し方・選び方がわからない！という方はシステム幹事にお気軽にご相談ください。貴社の目的・予算にあった最適な会社を厳選してご紹介します。相談料・会社紹介料などは無料です。
