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社内システムの構築方法は？成功のポイントや導入手順を解説【2024年最新版】
社内システムを新しく構築することを検討しているものの、どう構築すればよいか分からず、お困りではないでしょうか。
本記事では、社内システムの構築方法、社内システム構築のメリットとデメリット、導入を成功させるポイントについて解説します。社内システムについて理解を深め、自社の課題にあわせどのようなシステムを導入すべきか、判断する参考にしてください。
システム構築に役立つ記事もご覧ください 社内システム構築の前におさらい！システム構築の基本的な流れや工程とは
社内システムで構築できるもの
構築できる社内システムで主なものは以下の通り。
それぞれについて、次で解説します。
データベース
顧客情報や業務の工程表・予定表などを、エクセルデータで管理している人も多いのではないでしょうか。そのようなデータはシステムの構築で、入力処理や業務管理を効率化可能です。
以下のようなことが可能になります。
- カレンダー方式やガントチャートなど表示方法を切り替え、業務状況を把握しやすくする
- 蓄積されたデータの情報を自動で検索、出力できる
- 編集時の記録が残るようにすることで、ミスがあった場合に簡単に復元でき、データ紛失のリスクが軽減される
CRM
CRMとは「Customer Relationship Management」の頭文字を取ったもので、顧客情報や顧客とのやり取りを記録するシステムです。具体的には以下の機能が含まれます。
- 顧客情報の管理機能
- 顧客へのメッセージ配信機能
- 問い合わせの管理機能
これらの機能により、顧客情報や顧客へのアプローチをまとめて管理することが可能です。その結果、営業の業務負担の軽減や営業活動の質を向上させる効果が期待できます。
ワークフローシステム
ワークフローシステムとは、社内での様々な申請や承認を効率化するシステムです。申請状況の可視化や、申請フローを調べられます。
パソコン上で処理できるようにすることで、責任の所在が明確になり不正防止に効果的です。また、書類削減にもつながります。
インターネット上のサーバーで管理するクラウド型であれば、「上司が不在のため申請処理ができない」という事態も防げます。
社内システムの構築が注目される背景
社内システムの構築は、これまでよりも注目を集めるようになってきました。注目される背景は以下の通りです。
それぞれについて、解説します。
Excelではできることに限界があるため
社内システム以外の管理方法として、経費や営業状況の管理などにこれまで多く採用されていたのが、Excelでの管理です。Excel管理はコストをかけずに導入しやすいものの、以下のような欠点があります。
- 大量のデータ分析が難しい
- パソコンのスペックが低いとフリーズする
- 共同編集でデータを破壊する可能性
- 計算式の中身が把握できなくなる
以上のような観点から、Excelでの業務効率化には限界がありました。Excel管理の限界に対応するため、より業務を効率化できる社内システムの重要性が高まっています。
変化に柔軟に対応するため
技術発展が目覚ましく、消費者ニーズの変化が激しくなり、既存の技術が時代遅れになるまでの期間が短くなっています。
変化に対応するためには、単純作業はシステムに任せ、空いた時間を生産性や売上を高めるための、商品開発やマーケティング施策に注力することが大切です。
開発ハードルが下がったため
以前は、専門のプログラムを1から作成する必要があり、コストや技術面で困難なことが多々ありました。
近年ではプログラミング言語不要でシステム構築ができるものや、以前ほどプログラミング技術を求められない技術が登場しています。
社内システムの構築方法
社内システムは、構築方法が様々で、それぞれに違いがあります。主な構築方法は以下の3つです。
|
コスト |
特徴 |
|
|
自社で制作する |
安い |
・現場の声を反映させやすい ・専門スキルをもつ人材が必要 ・運用や保守まで考える必要がある |
|
パッケージを導入する |
安い |
・導入までのハードルが低い |
|
オリジナルシステムを外注する |
高い |
・細かい要望まで反映させられる ・費用がかかる |
それぞれについて、次で解説します。
自社で制作する
システム構築までのプロセスが社内で完結し、現場の声を反映させやすい点がメリットです。主に2つの方法があります。
- ノーコードツールを使う
- オリジナルで構築する
ノーコードツールとは、プログラミング言語を使わずに利用できるツールです。運用担当者がプログラミングの知識をもっていなくてもシステムを構築できます。
オリジナルで構築する場合には、プログラミングの知識が不可欠ですが、社内のニーズに合わせてカスタマイズしやすいことがメリットです。ただし、このような人材の確保は難しいため、自社で確保できない場合は、外部委託する方法を検討しましょう。
社内でシステム構築をした場合の注意点
社内で構築する場合は、以下2つの注意点があります。
- システムアップデートへの対応が必要になる
- 運用と検証まで対応しなければいけない
社内システムはパソコンのアップデート、法令改正にあわせたシステム改善が必要です。システム改善をしないと、以下のようなリスクがあります。
- システムが動作しにくくなる
- 情報漏えいのリスクが高まる
運用や効果検証まで対応することも必要です。継続的に行う場合、社内に複数人の担当者がいる必要があります。
以上のような対応が難しいのであれば、社外に依頼することを検討しましょう。
パッケージを導入する
パッケージとは、すでに完成しいくつかの機能が搭載されたシステムのことです。開発するよりもコストを抑えられ、簡単に導入できます。
パッケージによっては、カスタマイズができる機能もあり、ある程度柔軟な運用も可能です。
オリジナルシステムを外注する
1からオリジナルシステムを作る場合、自由度が高く細かい調整ができます。ただし、システム開発のための人材や時間が必要で、コストが高額になってしまう点がデメリットです。
社内システムを自社で構築する手順
社内システム構築を自社で構築する際には、以下の手順で進めることが大切です。
次で解説します。
目的を明確化する
社内システムを導入する際に、どのような業務や課題があるか、具体的にしましょう。例えば、以下のような目的が挙げられます。
- 事務作業をネット上で管理できるようにする
- 営業での事務作業を自動化させる
ある程度具体化することで、社内システムを選ぶ基準が明確になり、失敗しないシステム導入のためにも重要です。
システム化する業務を洗い出す
システム化する業務の、現在のワークフローを細かく洗い出しましょう。事務作業であれば、経費の処理や、備品の管理など大まかな業務のカテゴリを洗い出し、それぞれの業務を具体的に列挙します。
例えば、経費の入力業務の場合、以下のようなプロセスが考えられます。
- 社員が領収書やレシートを提出する
- 領収書の内容をExcelで入力
- 入力内容に抜け漏れがないか確認する
- 間違いがあれば、申請した社員に修正を求める
このように業務を整理することで、どこに問題があるか、どのプロセスを改善すべきか、明確になります。
業務の範囲を決める
上記で洗い出した業務プロセスから、システム化する業務範囲を決定します。業務プロセスはフローチャートのような形で整理すると分かりやすいでしょう。
導入するシステムの仕様を決定する
上記で決めた、システム化する業務を明確にしたら、導入するシステムの具体的な仕様を検討・決定していきます。具体的に決めるものは、以下のものです。
- システムで必要とする機能と必要ない機能
- 必要な設備
- 必要なソフト
これらを決めた上で、実際のシステムを社内エンジニアが構築し始めます。システムの規模やエンジニアの人数にもよりますが、数ヶ月から1年程度かかることが多いでしょう。
システムを導入し運用する
システムが完成したら実際に運用を開始します。運用する際には、システム導入の目的や使い方をアナウンスし、社員の理解を得た上で、導入することが大切です。
効果測定し改善する
システム導入により、どこまで効果があったのか、確認します。導入目的にあわせて数字や事実で確認できるよう目標設定することが大切です。
具体例としては以下が挙げられるでしょう。
- 対象業務の労働時間がどの程度削減されたか
- 業務の精度はどの程度向上したか
- 業務のワークフローがリアルタイムで把握できるようになったか
目標に到達していない場合は、原因分析と改善案の立案を進めましょう。
※一般的なシステム開発の流れや進め方もおさらいしたい方は、こちらもあわせてご活用ください。
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社内システムを構築するメリット
社内システムを、構築することで会社内で様々なメリットがあります。具体的なメリットは以下の通り。
それぞれについて、次で解説します。
業務の効率化ができる
社内システムを導入することで、やるべきことが決まっている定型業務の効率化が可能です。定型業務の時間を減らすことで、それ以外の作業に社員が時間を使えるようになります。
属人化を防ぐ
属人化とは特定の社員がいなければ、対応できない業務がある状態や、作業効率が大幅に下がる状態のことです。属人化すると、その社員が不在になった場合や退職した場合に業務が停滞する恐れがあります。
社内システムの導入時に業務ルールを明確にし、ワークフローを可視化することで、責任の所在や進捗状況の明確化が可能です。その結果、特定の個人でなくても、業務対応がしやすくなります。
業務上の課題を解決できる
社内システムを導入して改善できる課題として、以下のものが挙げられます。
- 定型業務でのミスを防ぐ
- 従来ではできなかった対応ができる
例えば、顧客情報入力を自動化することで、入力ミスを防ぐ、クラウド上でシステムを処理できることで、会社に戻らずに一部の業務を処理できるなどが考えられます。
新たな課題や改善点を見つけられる
社内システムの中には、データ集計し、データ加工してくれるものがあります。そのようなシステムを利用することで、既存の営業活動や販売方法の分析や改善点発見に効果を発揮します。
社内システム構築のデメリット
社内システム構築には以下のようなデメリットもあります。
それぞれについて、次で解説します。
使い方を覚えるまで時間がかかる
社内システムは社員が使い方を覚えるまでは、業務効率の改善効果が十分に期待できません。そのため、会社で使い方の説明会の実施や、使い方が分からない場合の問い合わせ先の準備が必要です。
使われないリスクがある
社内システムが社員にとって使いにくいものの場合、使われない可能性があります。例えば、以下のような要因があります。
- 機能が多く必要な処理のやり方が分からない
- 操作画面が見にくく、使い方が分かりにくい
- 社員のITスキルが不十分で、使うモチベーションが低い
このような状態に陥らないよう、必要な機能や操作画面は慎重に検討し、社員のITスキルにあわせた説明会を実施しましょう。
社内システムを外注するメリット
社内システムは自社で制作する方法もありますが、外注することで、以下のメリットがあります。
それぞれについて、次で解説します。
開発環境を整える費用を抑えられる
社内で開発する方法は、以下の理由で外注するよりもコストがかかる傾向にあります。
- 社内で専門知識のある人材を雇用する人件費が抑えられる
- 開発用のパソコンやシステム整備の費用がかからない
自社で十分な開発環境が整っていない場合、自社で開発するコストが高額になるため、外注することでコストを抑えられるでしょう。
開発後のサポートが受けられる
社内システムは開発後もシステムのアップデートや修正が必要です。開発会社によってはその後のサポートも継続して対応してくれます。
また、分からないことがある場合のアフターフォローをしてくれる会社もあるため、運用に困った場合もすぐに解決可能です。
社内でそのような専門的な知識をもつ人材を雇用するコストや、システム整備が進んでいない場合は、外注を検討しましょう。
社内システムを外注するデメリット
社内システムを外注することはメリットばかりではありません。具体的なデメリットは以下の通り。
それぞれについて、次で解説します。
目的に沿わない可能性がある
システム導入の目的や自社で抱えている課題が開発会社と共有できていない場合、目的に沿わないシステムができてしまう可能性があります。そのため、システム導入の目的や会社の課題、業務の棚卸しを行い、必要とする機能をできるだけ具体化させることが大切です。
具体化させることが難しい場合でも、分からない部分を明確にしておくことで、開発会社に相談しやすくなります。
情報漏えいのリスクがある
システム開発時には個人情報や企業情報を、開発会社に共有する必要があるため、情報漏えいのリスクがあります。情報漏えいが起きてしまうと、企業の信用が失われ、大きな損害を出してしまいかねません。
そのような事態を回避するため、秘密保持契約を締結した上で、情報の取り扱いについて、信頼できる会社かどうか見極める必要があります。
システム開発のノウハウが得られない
将来的に社内でシステム管理を検討している場合は、外注はおすすめできません。社内にノウハウが蓄積できないため、社内でシステム管理が難しくなるためです。
システムを社内で管理する必要性がないのであれば、気にする必要はありません。
社内システム構築の際に意識すべきポイント
社内システム効率化を成功させるには、以下のポイントがあります。
- 経営全体の効率化を意識する
- 導入の必要性を確認する
- 分かりやすさを考慮する
- 現場の課題を的確に把握する
- 別のシステムと連携する
- 業務を棚卸しできているか
- コスト削減を意識できているか
- 専門家にサポートやアドバイスをもらう
それぞれについて、次で解説します。
経営全体の効率化を意識する
社内システムを導入することで、対象業務の効率に加え、会社の経営状況が効率化できるか確認しましょう。
特に社内全体に関わる基幹システムの場合は、影響が大きいため、システム導入の費用と効果が見合っているか慎重な検討が大切です。
導入の必要性を確認する
他にコストをかけずに改善する方法がある場合、導入する必要性は少なくなります。業務の具体的な内容や改善できている状況を、具体的にイメージすることが大切です。
分かりやすさを考慮する
社内システムは専門的な知識を必要せず、簡単に操作できることが大切です。操作や進捗状況について、使いにくい部分をなくすことで、属人化を防ぎやすくなります。
現場の課題を的確に把握する
システム開発時の失敗事例として挙げられるのが、現場の問題意識を把握せず、経営者層がシステムを導入してしまうことです。現場の課題を確認せずに導入することで、社員から反発され使われずに終わるリスクが高まります。
システム導入前には、事前に現場からの意見や課題を共有してもらうことが大切です。
別のシステムと連携する
社内システムはできるだけ、他のシステムと連携させることが大切です。社内に複数のシステムがある場合、以下のような問題が起こります。
- 別々のシステムに同じようなデータがあり、データが探しにくい
- システム間でデータを共有するために、データを加工する手間がかかる
社内システムは生産管理、販売管理、人事管理など様々なシステムがあります。それぞれのシステム間で連携がスムーズにできると、より効率的な管理が可能です。
業務を棚卸しできているか
業務を詳細に棚卸しできていない場合、必要のない機能や使いにくいシステムが完成する可能性があります。
社内システム開発前に、対象となる業務について詳細な工程を作り、業務処理の分岐や分岐の条件まで詳細に作成することが大切です。
コスト削減を意識できているか
システム導入にはコストがかかるため、その内容と比較して、コスト削減効果がどの程度あるか予想することが大切です。具体的なコストには以下のものがあります。
- システム開発コスト
- 社内に共有するコスト
- アップデートや不具合修正などのコスト
これらのコストに見合った、改善効果があるかどうか、検討することが大切です。
専門家にサポートやアドバイスをもらう
社内システムには、プログラミングに加え使いやすい操作画面のデザインなど、様々な知識やスキルが必要です。そのため、自社でシステム構築する場合、専門家がいないことで、社内システムが自社の課題解決にそぐわないものになる可能性が高まります。
自社で優秀なエンジニアが確保できていない場合には、専門家にサポートやアドバイスをもらうことが大切です。
システム開発の費用相場
システム開発を外注する場合の費用相場は、大まかに以下の通りです。
|
導入・開発形式 |
費用の相場 |
開発体制 |
開発期間 |
|
ツール導入のみ |
10万円〜 |
ー |
1週間前後 |
|
ツール導入と カスタマイズ |
100万円以上 |
ディレクター1名 デザイナー1名 エンジニア1名 |
3〜4ヶ月 |
|
オリジナルシステム 開発 |
500万円以上 |
ディレクター1名 デザイナー1名 エンジニア2名 |
4〜8ヶ月 |
関連記事：システム開発の費用・相場を解説！料金を抑えるコツも紹介！
システム会社を選ぶポイント
システム開発を外注する際には、自社にあったシステム会社選びが大切です。システム会社を選ぶポイントは以下の通り。
それぞれについて、解説します。
実績と信頼
社内システムは長期的に運用する上、アップデートやメンテナンスまで関わるため、開発会社の業績や信頼の確認が必要です。
どのようなシステムを開発しているか業績や実績を確認し、長期的なサポートが得られるかどうかの確認をしておきましょう。
セキュリティ性
情報漏えいのリスクがないよう、セキュリティ対策への意識確認も重要です。
- 情報管理の体制はどうなっているか
- 機密保持契約は締結可能か
上記については事前に確認しておきましょう。
システムのクオリティ
クオリティにこだわる場合は、自社開発に対応した会社がおすすめです。細かいカスタマイズや要望がある場合、自社開発の会社であれば、スキルが高いエンジニアが在籍している可能性が高まります。
依頼前にしておくべきこと
システム開発で失敗しないためには、事前準備が必要です。依頼前にしておくべきこととは以下の通り。
それぞれについて、次で解説します。
目的や課題を明確にする
システム開発の目的や課題を明確にしておかなければ、要望が曖昧になり、会社の業務効率につながらないシステムが完成してしまう可能性があります。
解決したい課題や目的は相談前に明確にしておくことが大切です。
予算を決めておく
予算は事前に決めておき、システム会社に伝えましょう。予算内でどこまでできるか、難しいことについてフィードバックしてくれます。
予算を明確にしておくことで、必要な機能や優先度も明確になり、機能の取捨選択がしやすくなります。
相見積もりを取る
複数社から相見積もりを取ることで、金額の違いや会社の対応が把握できます。
- 予算内にシステム開発できるか
- どのようなシステムができるか
これらの情報を確認することで、会社ごとの違いをより把握して、システム会社を選べます。
開発会社の得意分野や開発言語を確認する
得意分野を把握することで、自社にあったシステム会社を選びやすくなります。システム会社は、運送業やアパレルなど特定の業界に精通している場合や、得意とする言語もJavaやPythonなど様々です。
システム会社のホームページで、開発実績は確認可能です。
社内システム構築の方法について解説しました
本記事では社内システムの構築方法やメリット、デメリット、システム構築を成功させるポイントについて解説しました。
社内システムは業務効率改善に大きな効果を発揮します。しかし、効率化のためには、事前に目的や課題を把握し、必要なシステムが何か明確にすることが大切です。
